Code gedrag en integriteit

---

Wij zijn MAES notarissen

Wij zijn MAES notarissen. Een onafhankelijk full service notariskantoor voor particulieren, ondernemingen en (semi)overheden uit de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Gespecialiseerd in familierecht, ondernemingsrecht en vastgoed. Wij begeleiden onze klanten bij de momenten die er werkelijk toe doen in het leven. Zakelijk en privé. Wij bieden rust, betrouwbaarheid en zekerheid. Leveren maatwerk én met ons discount label Basisnotarissen Rijnmond zeer voordelige confectie.  Onberispelijk, toegewijd en integer.

Goed voor elkaar

Wij willen het goed voor elkaar hebben. En wij willen goed voor elkaar zijn. Voor onze stakeholders; onze klanten, onze leveranciers, onze gewaardeerde kantoorgenoten en de samenleving waar wij deel van uitmaken. 

Onze kernwaarden en Code gedrag en integriteit

Onze kernwaarden zijn: onafhankelijk, onpartijdig, onberispelijk, toegewijd en integer. Deze kernwaarden zijn verankerd in onze organisatie. Zij geven weer waar wij voor staan en voor willen staan. Het zegt iets over de wijze waarop wij werken, hoe wij met onze stakeholders, onze klanten, leveranciers en met elkaar omgaan. Het zegt iets over hoe wij in de samenleving staan, betekenis willen hebben en verantwoordelijkheid nemen. Integriteit speelt op elk notariskantoor een belangrijke rol. Bij ons dus ook. Wij ontlenen ons professionele bestaansrecht hieraan. Daarom is deze "Code gedrag en integriteit" opgesteld. Zodat wij ons met elkaar conformeren om ons daar overeenkomstig naar te gedragen en om aan derden te bevestigen dat wij sterk hechten aan integriteit. Wij gaan daarmee misschien wel wat verder dan veel andere notariskantoren.  

Voor wie   

Deze gedragscode geldt voor iedereen die optreedt namens MAES notarissen. En dus het visitekaartje van MAES notarissen is. Deze code geeft je kaders voor je handelen en ondersteunt je bij het kiezen van de juiste basishouding, namelijk je integer gedragen. Iedereen die namens MAES notarissen optreedt, kent deze gedragscode en handelt ernaar.   

Doel

Door deze gedragscode na te leven, bereiken we dat onze klanten, onze medewerkers, leveranciers en stakeholders vertrouwen hebben in ons als organisatie en in iedereen die optreedt namens MAES notarissen. Op die manier bewaken we een bedrijfscultuur waar wij ons allemaal veilig en prettig bij voelen en waarbinnen wij onze klanten op de best mogelijke manier kunnen bedienen. 

Verantwoordelijkheid

Wij onderkennen de verantwoordelijkheid die wij dragen voor onze stakeholders; onze klanten, onze leveranciers, onze medewerkers en de samenleving waar wij deel van uitmaken. Op zowel professioneel als maatschappelijk terrein. Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid richt zich op vier thema’s: governance, een duurzame leefomgeving, sociale betrokkenheid en een stimulerende werkomgeving. Wij hopen daarmee impact te kunnen hebben.  

Respect

Wij gaan respectvol om met onze stakeholders ongeacht hun afkomst, etnische achtergrond, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, sekse, leeftijd of handicap. Wij verwachten ook van anderen dat zij zo met ons omgaan. Luister goed naar wat zij ons vertellen en probeer ook te horen wat er tussen de regels door gezegd wordt. Wees duidelijk en resoluut. Laat ze klip en klaar blijken als de door ons gestelde, maatschappelijk aanvaarde, omgangsvormen en integriteitsnormen dreigen te worden overschreden, of als dit reeds het geval is.  

Maatschappelijke rol en taak van de notaris

Jij bent bekend met de maatschappelijke rol en taak van de notaris en je gedraagt je daar ook naar. Ten aanzien van de maatschappelijke rol en taak van de notaris geldt:

• Hij is juridisch specialist
• Hij is openbaar ambtenaar én ondernemer
• Hij is vertrouwenspersoon
• Hij adviseert, redigeert en passeert notariële akten
• Hij heeft een ministerieplicht
• Hij heeft een ambtsgeheim
• Hij heeft een Belehrungspflicht  

Best practices 

Wij kennen best practices en blijven voortdurend met elkaar in gesprek om die te verbeteren. We verwachten dat je op de hoogte blijft van voor je functie relevante wet- en regelgeving en de best practices. Onze best practices zien op:

• De kwaliteit die wij leveren en geleverd willen zien
• Het na te streven serviceniveau en de extra mile die wij voor onze klanten gaan
• Onze werkwijze op het gebied van:
  • HRM
  • Finance
  • ICT
  • Kennis
  • Facilities
  • Marketing & Communicatie
• Onze algemene voorwaarden
• Het klantenonderzoek en de meldingsplicht ('Wwft')
• Onze tarieven, kortingsregelingen en geldverkeer
• Ons klachtenreglement
• Onze Privacyverklaring (AVG)

Doel Best Practices

Het doel van onze best practices is om een zeer hoge klanttevredenheid te scoren. De klanttevredenheid wordt door ons gemeten en de data gebruiken wij om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Werkomgeving

Werken bij MAES notarissen doen wij in een gezonde, veilige en plezierige werkomgeving. Waardering van en naar elkaar vinden wij belangrijk. We hebben vertrouwen in elkaar, respecteren elkaar en zijn verantwoordelijk voor ons eigen gedrag. Dit betekent dat je niet agressief bent, niemand intimideert of pest (waaronder begrepen niemand uitsluit of negeert) en iemand niet anders behandelt vanwege bijvoorbeeld afkomst, etnische achtergrond, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, sekse, leeftijd of handicap. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Je geeft ook geen ongewenste seksuele aandacht aan een ander, je maakt geen denigrerende, discriminerende of seksistische opmerkingen naar elkaar. Je respecteert elkaars persoonlijke ruimte. In situaties waarin je twijfelt over je gedrag of dat van een ander, maak je dat bespreekbaar. Hierin heb je ook je eigen verantwoordelijkheid om je grenzen op een respectvolle manier tijdig aan te geven. Je mag nooit misbruik van je positie binnen de organisatie maken. Van een leidinggevende wordt verwacht dat hij voorbeeldgedrag vertoont en zorgt voor een veilige en open werkomgeving.

Elke werknemer die bij ons in dienst treedt, dient een verklaring omtrent gedrag (VOG) te kunnen overleggen. Daarnaast maakt een referentenonderzoek - na verkregen toestemming daartoe - deel uit van onze aanname- en selectieprocedure.  

Kantoorbezoekers

Niet aan MAES notarissen verbonden personen hebben bij kantoorbezoek uitsluitend toegang tot de publieke ruimten op de begane grond van ons kantoor.  Vanwege onze geheimhoudingsplicht en vanwege privacy redenen hebben zij geen vrije toegang tot niet-publieke werkplekken, waar dossiers of andere vertrouwelijke documenten in het zicht kunnen liggen.      

Professionele werkhoudingen

Je hebt een professionele werkhouding ten aanzien van je werkzaamheden voor MAES notarissen. We verwachten dat je je professioneel gedraagt en kleedt, je verbaal en non-verbaal correct uit in zowel directe als indirecte contacten en dat je handelt met oog voor je eigen veiligheid en die van anderen. Wees je hiervan ook bewust in je privésfeer, bijvoorbeeld op social media.  

Vermijding belangenverstrengeling

Je houdt privé en zakelijk gescheiden. Zorg ervoor dat je iedere schijn van belangenverstrengeling vermijdt. In beginsel is er geen bezwaar dat je voor privédoeleinden zakendoet met een relatie van MAES notarissen. Wel moet je vooraf toestemming vragen van je werkgever, zodat kan worden getoetst of er misschien toch een bezwaar bestaat. Alleen nadat je van je werkgever toestemming hebt gekregen, kan je met de relatie zaken gaan doen. Je mag echter geen misbruik maken van het feit dat je bij MAES notarissen werkt door bijvoorbeeld korting te bedingen of door op een andere manier voordeel te behalen. Ook niet als dit je wordt aangeboden. Je zorgt dat je voor de geleverde dienst een officiële btw-factuur ontvangt van de leverancier.  

Geschenken

Binnen bepaalde grenzen mag je een geschenk of uitnodiging accepteren. Een dergelijk geschenk of uitnodiging heeft een waarde van maximaal € 25. Het uitgangspunt is dat dit de onafhankelijkheid van jou en MAES notarissen niet aantast en dat je voor dit geschenk een prestatie hebt geleverd, zoals bijvoorbeeld het houden van een presentatie. Zonder tegenprestatie mag je geen geschenk in ontvangst nemen. Als je twijfelt of het accepteren van een geschenk of uitnodiging gepast is, dan toets je dit bij je werkgever.  

Thuiswerken en privé e-mailaccount

Thuiswerken kan in overleg. Als je hiervoor je privé-computer (laptop, tablet of telefoon) gebruikt, werk je met vanwege onze ICT-beheerder voorgeschreven hard- en software, maar bij voorkeur op een door MAES notarissen geleverd device. Je stuurt nooit een bestand via e-mail naar je privé e-mailaccount.  

Eigendommen

Met de ter beschikking gestelde eigendommen van MAES notarissen ga je zorgvuldig om. Wij kennen een clean desk policy. Fysieke dossiers bewaren wij in de daartoe bestemde brandvrije dossierkasten. Fysieke dossiers of werktassen met dossiers en mobile devices laat je buiten kantoor nooit onbeheerd, zeker niet in de auto of tijdens het reizen met openbaar vervoer. Fysieke dossiers die kunnen worden afgelegd, of delen daarvan, worden op of via kantoor vernietigd op de daartoe geëigende wijze.   

Social media

Denk bij social media vooraf goed na of je wat post, wat je post, waarom, hoe het kan overkomen bij ontvangers en voorkom dat je negatieve aandacht daarop krijgt. Wees zorgvuldig en respectvol. Reputaties komen te voet en gaan per tweet.  

Vertrouwenspersoon

Integer handelen betekent dat je je ogen niet sluit voor sommige situaties. Licht je werkgever in als je zaken binnen de organisatie signaleert die in jouw ogen niet passen in het kader van integer handelen. Of, als je anoniem wilt melden, neem je contact op met onze externe vertrouwenspersoon: mr. F.L.M. van de Graaff.  

Schending en sancties 

Schending van deze Code gedrag en integriteit voor medewerkers van MAES notarissen kan leiden tot maatregelen: van een gesprek, een schorsing tot - in het uiterste geval - de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Tegen beschadiging van de reputatie of goede naam van MAES notarissen of daaraan verbonden personen, bijvoorbeeld door onheuse privé-uitingen op social media, zal MAES notarissen opkomen.

Den Haag, 1 januari 2020