Klantenonderzoek en meldingsplicht

---

De overheid heeft beleid dat is gericht op het voorkomen van witwassen van crimineel geld en het financieren van terrorisme. Hieronder vallen ook alle vormen van fraude (zoals faillissementsfraude en fiscale fraude) en steekpenningen (corruptie). Daarom zijn bijna alle dienstverleners, dus ook wij als notaris, wettelijk verplicht om bij bepaalde dienstverlening ‘cliëntenonderzoek’ te doen, cliënten te ‘monitoren’, onderzoek te doen naar de herkomst van de middelen die worden gebruikt en ‘ongebruikelijke transacties’ te melden bij een landelijk meldpunt. Deze verplichtingen staan in de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Deze wet is gebaseerd op een Europese richtlijn waardoor overal in de Europese Unie ongeveer dezelfde regels gelden. 

1. Welke dienstverlening valt onder de Wwft?

Niet al onze diensten vallen onder de Wwft. In de Wwft staat namelijk dat die wet van toepassing is als wij:

“[…] advies geven of bijstand verlenen bij: 

1. het aan- of verkopen van registergoederen;
2. het beheren van geld, effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, edelstenen of andere waarden;
3. het oprichten of beheren van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen […] dan wel het organiseren van de inbreng die nodig is voor de oprichting, de exploitatie of het beheer daarvan;
4. het aan- of verkopen van aandelen in, of het geheel of gedeeltelijk aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen, vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen […];
5. werkzaamheden op fiscaal gebied die vergelijkbaar zijn met de werkzaamheden van […] [belastingadviseurs];
6. het vestigen van een recht van hypotheek op een registergoed; of     

[…] optreden in naam en voor rekening van een cliënt bij enigerlei financiële transactie of onroerende zaaktransactie”

Deze wettekst moet per zaak worden geïnterpreteerd. Over het algemeen is het zo dat op diensten op het gebied van vastgoed en ondernemingsrecht de Wwft van toepassing is. Ook bij personen- en familierecht kan de Wwft van toepassing zijn, bijvoorbeeld als er (ook) fiscaal advies wordt verleend.

Vrijstellingen

Er zijn echter ook vrijstellingen. Ten eerste is de Wwft niet van toepassing op onze werkzaamheden om de rechtspositie van de cliënt te bepalen. Dit wordt ook wel de oriënterende fase genoemd, bijvoorbeeld een eerste gesprek. In deze fase worden nog geen inhoudelijke werkzaamheden verricht. Zodra die werkzaamheden wel worden verricht, is de Wwft direct van toepassing.

Ten tweede is er de zogenaamde ‘procesvrijstelling’. De Wwft is namelijk niet van toepassing als wij werkzaamheden verrichten om een cliënt te vertegenwoordigen in een rechtszaak, advies te geven in het kader van een rechtszaak of advies te geven over het instellen of vermijden van een rechtszaak.

Deze vrijstellingen gelden ook als onze dienstverlening betrekking heeft op één van de hierboven genoemde Wwft-diensten. 

2. Wat houdt het cliëntenonderzoek in?

Als de van ons verlangde diensten onder de Wwft vallen, zijn wij wettelijk verplicht om cliëntenonderzoek te doen. Hoe uitgebreid dat onderzoek is hangt af van de mate van het risico op witwassen of de financiering van terrorisme. Dat risico hangt af van verschillende factoren die zijn vastgesteld in de wet, door de overheid en door de toezichthouders. Voorbeelden zijn: de aard van de dienstverlening, geografische risicofactoren, de branche waarin de cliënt actief is en de manier waarop de transactie wordt gefinancierd.

De Wwft verbiedt ons om inhoudelijke werkzaamheden in een Wwft-zaak te verrichten voordat het cliëntenonderzoek grotendeels is afgerond. Het onderzoek naar de herkomst van de middelen (financiering), onderdeel van het cliëntenonderzoek (zie hieronder), mag namelijk in de meeste gevallen tijdens onze dienstverlening worden afgerond.

Het cliëntenonderzoek houdt in dat wij minimaal onderzoek moeten doen naar:

Als de cliënt een natuurlijk persoon is  

• de identiteit van de cliënt en de eventuele vertegenwoordiger;
• het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;
• de vertegenwoordigingsbevoegdheid van degene die optreedt namens de cliënt;
• of de cliënt voor zichzelf of voor een ander handelt;
• of de cliënt een politiek prominent persoon is (een ‘PEP’ is);
• de herkomst van de middelen (bijvoorbeeld het geld) die gebruikt worden bij de transactie.         

Als de cliënt een juridische entiteit is 

• wie de ‘ultimate beneficial owner’ (‘UBO’) of de pseudo-UBO is;
• de identiteit van de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de UBO of de pseudo-UBO;
• het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;
• de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de juridische entiteit;
• de vertegenwoordigingsbevoegdheid van degene die optreedt namens de cliënt;
• of de cliënt voor zichzelf of voor een ander handelt;
• of de UBO of de pseudo-UBO een politiek prominent persoon is (een ‘PEP’ is);
• de herkomst van de middelen (bijvoorbeeld het geld) die gebruikt worden bij de transactie.

Verscherpt cliëntenonderzoek

Soms zijn wij verplicht om extra maatregelen te nemen, afgestemd op de hogere risico’s die zijn gebleken. Verscherpt cliëntenonderzoek is bijvoorbeeld verplicht als: 

• de cliënt, de UBO of de pseudo-UBO een politiek prominent persoon is (een ‘PEP’ is); en/of
• er sprake is van betrokkenheid bij een land met een verhoogd risico. Dit blijkt uit verschillende lijsten waaraan wij moeten toetsen.

Ook een combinatie van factoren kan leiden tot een verhoogd risico, en dus tot verplicht verscherpt cliëntenonderzoek. Zulke factoren zijn bijvoorbeeld de branche waarin de cliënt actief is, de wijze waarop een koopprijs is bepaald, de wijze waarop de financiering plaatsvindt en een structuur die complex lijkt in relatie tot de bedrijfsactiviteiten. 

3. Wat is een UBO (of een pseudo-UBO)?

Een UBO (ultimate beneficial owner) is een uiteindelijk belanghebbende van een rechtspersoon of vennootschap. Een onderdeel van het Wwft-cliëntenonderzoek is dat wij verplicht zijn om te onderzoeken wie de UBO’s zijn. Volgens de wet is de UBO elke natuurlijk persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een juridische entiteit. Een UBO is dus altijd een natuurlijk persoon. Een juridische entiteit kan één of meer UBO’s hebben (of pseudo-UBO’s). Wie UBO is verschilt per soort rechtspersoon of vennootschap (zie hierna).

Soms is er geen UBO of bestaat er twijfel of de achterhaalde persoon wel echt de UBO is. In die gevallen moet worden teruggevallen op één of meer pseudo-UBO’s. Dat zijn natuurlijk personen die behoren tot het ‘hoger leidinggevend personeel’. Het verschilt per soort rechtspersoon of vennootschap wie daaronder moet worden verstaan (zie hierna). Pseudo-UBO’s zijn een terugvaloptie: bij vennootschappen komt dit niet vaak voor; bij stichtingen en verenigingen komt dit wel vaker voor.

UBO van een BV of NV (niet-zijnde beursvennootschappen)

Elke natuurlijk persoon: 

• met direct of indirect meer dan 25% van de aandelen (ongeacht de daaraan gekoppelde winst- en stemrechten); of
• met direct of indirect meer dan 25% van het stemrecht (ongeacht aandelenbezit); of
• met direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang (ongeacht aandelenbezit, daarom kunnen certificaathouders UBO’s zijn) (‘eigendomsbelang’ betekent het recht op uitkering uit het vermogen van de vennootschap, zoals een recht op winst, reserves of het overschot na de vereffening); of
• die met andere middelen dan aandelen, stemrechten of eigendomsbelang de uiteindelijke eigenaar is of de uiteindelijke zeggenschap heeft (bijvoorbeeld een natuurlijk persoon die als aandeelhouder het (veto)recht heeft de meerderheid van de bestuursleden te benoemen/ontslaan); of
• die op een andere manier (overheersende) feitelijke zeggenschap kan uitoefenen (de uiteindelijk beleidsbepaler is).

Pseudo-UBO (terugvaloptie, zie hierboven): elke statutair bestuurder. Als een statutair bestuurder een rechtspersoon is, dan gaat het om elke natuurlijk persoon die daarvan direct of indirect statutair bestuurder is.

UBO van een stichting, de vereniging, onderlinge waarborgmaatschappij en de coöperatie

Elke natuurlijk persoon: 

• met direct of indirect meer dan 25% van het eigendomsbelang (‘eigendomsbelang’ betekent het recht op uitkering uit het vermogen, zoals de winst, reserves of het overschot na de vereffening);
• met direct of indirect meer dan 25% van de stemmen bij een statutenwijziging; of
• die op een andere manier (overheersende) feitelijke zeggenschap kan uitoefenen (de uiteindelijke beleidsbepaler is).

Pseudo-UBO (terugvaloptie, zie hierboven): elke statutair bestuurder. Als een statutair bestuurder een rechtspersoon is, dan gaat het om elke natuurlijk persoon die daarvan direct of indirect statutair bestuurder is.

UBO van een vennootschap onder firma, maatschap, commanditaire vennootschap en rederij

Elke natuurlijk persoon: 

• met een direct of indirect eigendomsbelang van meer dan 25% (‘eigendomsbelang’ betekent het recht op uitkering uit het vermogen, zoals de winst, reserves, of het overschot na de vereffening);
• met direct of indirect meer dan 25% van de stemmen bij een wijziging van de samenwerkingsovereenkomst;
• met direct of indirect meer dan 25% van de stemmen bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst (anders dan door daden van beheer); of
• die op een andere manier (overheersende) feitelijke zeggenschap kan uitoefenen (de uiteindelijk beleidsbepaler is).

Pseudo-UBO (terugvaloptie, zie hierboven): elke vennoot, met uitzondering van commanditaire vennoten (ook wel stille vennoten genoemd) bij een commanditaire vennootschap. Als een vennoot een rechtspersoon is, dan gaat het om elke natuurlijk persoon die daarvan direct of indirect statutair bestuurder is.

UBO van een kerkgenootschap

Elke natuurlijk persoon die bij de ontbinding van het kerkgenootschap als rechtsopvolger in het statuut van het kerkgenootschap is benoemd.

Pseudo-UBO (terugvaloptie, zie hierboven): de natuurlijke personen die als bestuurder staan vermeld in het statuut, of zo mogelijk als bestuurder staan genoemd in de documenten van de kerkelijke organisatie.
 

4. Wat is het UBO-register en wat houdt de ‘terugmeldplicht’ in?

Bij ons Wwft-cliëntenonderzoek zijn wij verplicht het UBO-register te raadplegen, vast te stellen of de UBO’s van de cliënt daarin zijn opgenomen en als dat zo is een uittreksel van de inschrijving in het UBO-register op te slaan.

Als de UBO’s in het UBO-register zijn geregistreerd zien wij de volgende informatie over die UBO’s: wie als UBO’s staan geregistreerd en per UBO de volledige naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het belang.

Als er verschil zit tussen de geregistreerde informatie in het UBO-register en de UBO-informatie die wij zelf hebben, dan zijn wij verplicht om dat te melden bij de Kamer van Koophandel. Dit is onze ‘terugmeldplicht’ bij Wwft-dienstverlening. Onze geheimhoudingsplicht wordt doorbroken door deze terugmeldplicht. Als er nog geen UBO-informatie is geregistreerd geldt onze terugmeldplicht niet.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een register waarin vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen en vennootschappen hun ‘uiteindelijk belanghebbenden’ (UBO’s) moeten registreren. Het UBO-register wordt onderdeel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een deel van de gegevens in het UBO-register wordt openbaar.

Wat is het doel van het UBO-register?

Het doel van het UBO-register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals het witwassen van crimineel geld, corruptie, belastingontduiking, fraude en het financieren van terrorisme. De gedachte is dat het tegengaan hiervan makkelijker wordt als duidelijk is wie de uiteindelijk belanghebbende(n) van een onderneming is/zijn. Op die manier zijn personen en organisaties (zoals advocaten en notarissen) beter geïnformeerd over degenen met wie zij een zakelijke relatie aan (willen) gaan.

Wie is UBO voor het UBO-register?

De definitie van ‘UBO’ voor het UBO-register is hetzelfde als voor ons Wwft-UBO-onderzoek (zie ‘Wat is een UBO (of pseudo-UBO)?')

Wie is verantwoordelijk voor de inschrijving in het UBO-register?

De registratieplichtige rechtspersoon of vennootschap is zelf verantwoordelijk voor een juiste en tijdige opgave van alle UBO’s. De UBO’s hebben wel een wettelijke meewerkplicht.

Van welke organisaties moeten de UBO’s worden ingeschreven?

Vrijwel alle rechtspersonen en vennootschappen in Nederland vallen onder de reikwijdte van het UBO-register. De registratieplicht voor het UBO-register geldt voor:

• BV (niet-beursgenoteerd);
• niet-beursgenoteerde NV;
• stichting (inclusief STAK en ANBI);
• vereniging met volledige rechtsbevoegdheid of zonder volledige          rechtsbevoegdheid maar met een onderneming (vereniging van eigenaars (VVE) zijn uitgezonderd);
• personenvennootschap (maatschap, vennootschap onder firma (VOF),   
• commanditaire vennootschap (CV));
• onderlinge waarborgmaatschappij;
• coöperatie;
• Europese NV, Europese CV, Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben;
• rederij; en
• kerkgenootschap.

Uitgezonderd van de registratieplicht in het UBO-register zijn: 

• beursgenoteerde vennootschap en haar 100% dochtermaatschappij (het 100%-belang kan ook indirect worden gehouden);
• eenmanszaak;
• vereniging van eigenaren (VVE);
• vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid en zonder onderneming;
• publiekrechtelijke rechtspersonen; en
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen (hofjes, gilden, fundaties, boermarkten).

Ook buitenlandse juridische entiteiten hebben in Nederland geen registratieplicht, maar die vallen mogelijk onder de registratieplicht voor het UBO-register van het land van herkomst. Net als de Wwft is de het UBO-register gebaseerd op Europese richtlijnen, dus alle lidstaten van de Europese Unie zijn verplicht vanaf 2020 zo’n register aan te houden.

Wanneer moeten de UBO’s worden ingeschreven? 

Rechtspersonen en vennootschappen die op 27 september 2020 al bij de Kamer van Koophandel stonden ingeschreven hebben tot 27 maart 2022 de tijd om hun UBO’s te registreren (achttien maanden gerekend vanaf de datum van inwerkingtreding van de registratieverplichting).

Rechtspersonen en vennootschappen die op 27 september 2020 nog niet bij de Kamer van Koophandel stonden ingeschreven moeten hun UBO’s direct registreren (als onderdeel van de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel).

Als de geregistreerde UBO’s wijzigen, dan moeten rechtspersonen en vennootschappen dat binnen een week bijwerken in het UBO-register.

Welke informatie is openbaar?

Een deel van de informatie over de UBO’s wordt openbaar. Het gaat om: 

• wie als UBO’s staan geregistreerd en per UBO:
• voor- en achternaam;
• geboortemaand en geboortejaar;
• nationaliteit;
• woonstaat; en
• aard en omvang van het economische belang van de UBO (aangeduid in de volgende bandbreedtes: > 25% – 50%, >50% – 75%, >75% -100%).

Welke informatie is niet openbaar?

De volgende gegevens over de UBO’s zijn niet openbaar en alleen in te zien door bevoegde autoriteiten en de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU):
 

• burgerservicenummer (BSN) of buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
• geboortedag;
• geboorteland en -plaats;
• woonadres;
• afschrift van geldig identiteitsdocument;
• afschrift van documenten waaruit de aard en omvang van het economische belang blijkt.

Hoe wordt de privacy beschermd?

Niet alle gegevens zijn openbaar (zie hierboven) en er zijn afschermingsmogelijkheden, maar die zijn beperkt (zie hieronder).

Een andere maatregel is dat raadplegers van het UBO-register zich moeten registreren en identificeren alvorens ze het UBO-register mogen inzien. Deze gegevens worden bewaard, onder meer zodat de UBO de mogelijkheid krijgt om op te vragen hoe vaak haar gegevens zijn geraadpleegd.

Verder kan slechts worden gezocht op naam van de juridische entiteit en niet op naam van de UBO (de FIU-Nederland en bevoegde autoriteiten kunnen dat wel).

Tot slot zal blijkens onze tarievenlijst een vergoeding worden gevraagd voor inzage in het UBO-register,  voor onderzoek (tracker) naar de UBO, voor opgave en inschrijving bij de Kamer van Koophandel in het UBO register en voor het opvragen en verzenden van een uittreksel uit het UBO-register.

Welke afschermingsmogelijkheden zijn er?

De afschermingsmogelijkheden zijn echter beperkt. Afscherming is – net als bij het Kadaster – alleen mogelijk bij:
 

• minderjarigen;
• ondercuratelestelling of bewindvoering;
• politiebescherming.

Wat als de verplichtingen voor het UBO-register niet worden nageleefd?

Niet-naleving van de verplichtingen voor het UBO-register kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden bestraft. Dit geldt voor:
 

• registratieplichtige rechtspersonen of vennootschappen die betrokken zijn bij niet, onjuiste of onvolledige inschrijving;
• UBO’s die niet hebben voldaan aan de meewerkplicht; en
• Wwft-instellingen die niet hebben voldaan aan de terugmeldplicht.

5.      Wat is een PEP?

Een PEP (politically exposed person) is een politiek prominent persoon. Een onderdeel van het Wwft-cliëntenonderzoek is dat wij verplicht zijn om te controleren of de cliënt, een UBO of pseudo-UBO een PEP is. Als dat zo is, dan moeten wij een verscherpt cliëntenonderzoek doen.

Een PEP is in elk geval iemand die één of meer van de onderstaande functies heeft, in het afgelopen jaar had of binnenkort zal hebben. Ook sommige familieleden van zo’n persoon zijn PEP. Het gaat dan om een ouder, de echtgenoot (of gelijkwaardig) of een kind of echtgenoot van een kind (of gelijkwaardig). Hetzelfde geldt voor personen van wie bekend is dat hij of zij een nauwe zakelijke relatie heeft met een persoon met een PEP-functie.

Voorbeelden PEP-functies: 

• staatshoofd, regeringsleider, minister, onderminister of staatssecretaris;
• parlementslid of lid van een soortgelijk wetgevend orgaan (zoals de Eerste of Tweede Kamer);
• lid van het bestuur van een politieke partij;
• lid van een hooggerechtshof, constitutioneel hof of van een andere hoge rechterlijke instantie die arresten wijst waartegen, behalve in uitzonderlijke omstandigheden, geen beroep openstaat (zoals de Hoge Raad, de Raad van State en het College van Beroep voor het Bedrijfsleven);
• lid van een rekenkamer of van een raad van bestuur van een centrale bank;
• ambassadeur, zaakgelastigde of hoge officier van de strijdkrachten;
• lid van het leidinggevend lichaam, toezichthoudend lichaam of bestuurslichaam van een staatsbedrijf;
• bestuurder, plaatsvervangend bestuurder, lid van de raad van bestuur of bekleder van een gelijkwaardige functie bij een internationale organisatie (zoals Internationaal Gerechtshof, de Verenigde Naties, de instellingen van de Europese Unie, de Noord-Atlantische Verdragsorganisatie en de Wereldhandelsorganisatie);
• een andere met de hierboven vermelde functies vergelijkbare functie.
• Middelbare of lagere functionarissen vallen niet onder de hiervoor genoemde functies. De overheid heeft een lijst gemaakt van functies die in Nederland ‘politiek prominent’ zijn (PEP-functies). PEP-functies kunnen ook buitenlandse functies zijn.

6.      Hoe verloopt de identificatie?

Een onderdeel van het cliëntenonderzoek bij Wwft-dienstverlening is dat wij verplicht zijn om de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele (pseudo-)UBO te identificeren. Wij moeten de opgegeven identiteit vervolgens onderzoeken en vaststellen (‘verifiëren’). Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de advocaat of notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Natuurlijk persoon

De identiteit van een natuurlijk persoon wordt vastgesteld aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs, zoals een nationaal paspoort, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands rijbewijs. In overleg met de advocaat of notaris kan worden gekeken of er ook een ander legitimatiebewijs kan worden gebruikt. Wel geldt dat wanneer de natuurlijk persoon naast de Nederlandse nationaliteit ook een andere nationaliteit heeft, diegene verplicht is zich in Nederland altijd met een Nederlands identiteitsbewijs te identificeren.

Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging

De identiteit van een Nederlandse rechtspersoon, vennootschap of vestiging wordt vastgesteld aan de hand van: 

• een online-uittreksel van de Kamer van Koophandel dat wij zelf hebben opgevraagd;
• een digitaal gewaarmerkt uittreksel van de Kamer van Koophandel; of
• een akte of verklaring die is opgemaakt of afgegeven door een in Nederland of in een andere Europese lidstaat gevestigde advocaat, notaris, kandidaat-notaris of een hiermee vergelijkbare, onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep.

Buitenlandse rechtspersoon of vennootschap

De identiteit van een buitenlandse rechtspersoon of vennootschap wordt – afhankelijk van het land en het risico – vastgesteld aan de hand van bijvoorbeeld: 

• een uittreksel uit het buitenlandse openbare handelsregister;
• een verklaring van een buitenlandse advocaat of notaris (of vergelijkbare beroepsbeoefenaar);
• of een vennootschapsakte.

7.      Wanneer mogen de resultaten van het cliëntenonderzoek van een andere dienstverlener worden overgenomen?

Het kan voorkomen dat een cliënt bij ons wordt geïntroduceerd door een andere dienstverlener die al een cliëntenonderzoek heeft gedaan. Op grond van de Wwft mogen wij de resultaten van dat cliëntenonderzoek alleen overnemen als dat cliëntenonderzoek is gedaan door een: 

• advocaat of notaris in de EU;
• accountant of belastingadviseur in de EU;
• Nederlands trustkantoor;
• gereguleerde financiële instelling (uitgezonderd een geldtransactiekantoor (wisselinstelling)) in de EU.

Een dergelijke verwijzende dienstverlener moet aan ons bevestigen dat het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft is gedaan. Daarnaast moet die dienstverlener alle identificatie- en verificatiegegevens en overige gegevens over de identiteit van de cliënt, de eventuele vertegenwoordiger en de eventuele UBO aan ons verstrekken. Op grond van de privacywetgeving heeft de verwijzende dienstverlener hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming nodig.

Als wij alle gegevens hebben ontvangen controleren wij of het cliëntenonderzoek in overeenstemming met de Wwft en ons kantoorbeleid is gedaan. Als dit niet het geval is zijn wij verplicht om zelf aanvullende maatregelen te nemen.  

8. Wat als het cliëntenonderzoek niet volledig kan worden afgerond?

De Wwft verbiedt ons om inhoudelijke werkzaamheden in een Wwft-zaak te verrichten voordat het cliëntenonderzoek grotendeels is afgerond. Het onderzoek naar de herkomst van de middelen (financiering), onderdeel van het cliëntenonderzoek, mag namelijk in de meeste gevallen tijdens onze dienstverlening worden afgerond. Wij zijn vervolgens wettelijk verplicht om onze dienstverlening te beëindigen als: 

• het onderzoek naar de herkomst van de middelen niet kan worden afgerond; of
• als door nieuwe informatie de overige onderdelen van het cliëntenonderzoek toch niet kunnen worden afgerond.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als de cliënt niet reageert op een aanvullende vraag of een verzoek tot aanvullende informatie. Als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond én er zijn aanwijzingen voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij verplicht om daarvan melding te doen bij de Financial Intelligence Unit – Nederland. 

9. Wat houdt de meldplicht in?

Wij zijn wettelijk verplicht om bij Wwft-diensten ‘ongebruikelijke transacties’ te melden bij de Financial Intelligence Unit – Nederland. Kort gezegd is een transactie of voorgenomen transactie ‘ongebruikelijk’ als die te maken kan hebben met witwaspraktijken of het financieren van terrorisme. Als wij een melding doen, mogen wij de cliënt daar niet over inlichten (ook niet bij een verzoek op grond van privacywetgeving). Dit ‘tipping off-verbod’ staat in de Wwft. De meldplicht gaat in op het moment dat wij daadwerkelijk inhoudelijke werkzaamheden voor de cliënt verrichten.

Als het cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond én er aanwijzingen zijn voor witwassen of het financieren van terrorisme, dan zijn wij ook verplicht om dit te melden. 

10. Hoe verhoudt de meldplicht zich tot de geheimhoudingsplicht van advocaten en notarissen?

Advocaten en notarissen hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht. Voor advocaten staat die geheimhoudingsplicht in de Advocatenwet, en voor notarissen in de Wet op het notarisambt. In de Wwft staat dat advocaten en notarissen niet aan hun geheimhoudingsplicht zijn gehouden als zij een melding van een ongebruikelijke transactie doen op grond van de Wwft, en in dat kader verplicht (aanvullende) informatie verstrekken aan de Financial Intelligence Unit – Nederland en het BFT (Bureau Financieel Toezicht). Onze geheimhoudingsplicht wordt dus doorbroken door de Wwft-meldplicht.

De meldplicht geldt niet tijdens het oriënterende gesprek. Cliënten kunnen te allen tijde vrij met een advocaat of notaris spreken om de rechtspositie te bepalen, zolang er dan nog geen inhoudelijke werkzaamheden (advies) worden verricht. 

11. Wat houdt ‘monitoring’ in?

Nadat wij een Wwft-opdracht in behandeling hebben genomen, zijn wij verplicht om de aard en achtergrond van de cliënt te blijven controleren en actueel te houden. Dit wordt ‘monitoring’ genoemd. Bij nieuwe informatie of veranderde omstandigheden moeten wij mogelijk de risico’s opnieuw inschatten, opnieuw een cliëntenonderzoek doen en/of een verscherpt cliëntenonderzoek doen. Veranderde omstandigheden die van belang zijn, zijn bijvoorbeeld veranderingen in het bestuur, de activiteiten, de organisatiestructuur, de transactiepatronen, de vestigingsplaats, de transparantie en het financiële gedrag. 

12. Wat houdt het onderzoek ‘herkomst van middelen’ in?

Bij financiële transacties die onder de Wwft vallen zijn wij verplicht om onderzoek te doen naar de herkomst van het geld dat daarbij wordt gebruikt. Deze onderzoeksplicht geldt niet alleen bij betaling via onze derdengeldenrekening, maar ook bij betaling tussen de partijen onderling.

Daarnaast geldt deze onderzoeksplicht ook als de transactie met andere middelen dan geld wordt gefinancierd (verrekening, schuldig erkennen, aandelen of andere activa). Het uitgangspunt is wat de cliënt verklaart. Deze verklaring moeten wij kunnen onderzoeken. Daarom moet de herkomst van de middelen ook worden onderbouwd en aangetoond met documenten, bijvoorbeeld bankafschriften of jaarrekeningen. Welke informatie precies nodig is hangt onder andere af van de herkomst van de middelen. De intensiteit van het onderzoek hangt af van de mate van het risico van de cliënt of de transactie. 

13. Hoe zit het met de bescherming van persoonsgegevens?

Bij het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op grond van de Wwft verwerken wij persoonsgegevens. In onze privacyverklaring staat hoe met die persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor de persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft geldt onder meer het volgende.

De persoonsgegevens die wij verzamelen op grond van de Wwft worden alleen verwerkt met het oog op de Wwft. Die persoonsgegevens moeten wij bewaren tot vijf jaar na de beëindiging van de zakelijke relatie met de cliënt of na het uitvoeren van de transactie voor de cliënt. Als wij op grond van de Wwft een melding hebben gedaan, dan is de bewaartermijn van de persoonsgegevens die zien op die melding vijf jaar na het doen van de melding. 

14. Onze vragenlijsten

Onze vragenlijsten van vastgoed en ondernemingsrecht voorzien in door de klant te beantwoorden vragen over UBO en PEP. De klanten moeten voorafgaand aan het passeren een document bij ons ondertekenen dat alle informatie die zij op de vragenlijst hebben ingevuld volledig en correct is, naar hun beste weten is ingevuld en dat zij ons overigens geen aanvullende relevante informatie meer kunnen verschaffen, met een vrijwaring voor ons voor het geval die gegevens niet correct of volledig zijn.