Bijgewerkt (digitaal) aandeelhoudersregister ter voorkoming van ellende

Aandeelhoudersregister niet op orde

De Kamer voor het Notariaat Den Bosch (ECLI:NL:TNORSHE:2022:9) bepaalde recent dat een notaris niet had mogen meewerken aan een aandelenoverdracht. Kort en goed kwam het erop neer dat vanwege het ontbreken van een aandeelhoudersregister niet duidelijk was of er destijds rechtsgeldig aandelen waren uitgegeven. De notaris en de uitvoerende kandidaat-notaris worden door de rechter bestraft met een waarschuwing en een schadevergoeding.

Reken even met ons mee wat deze tuchtzaak de notaris en de klant zal hebben gekost:

• € 1.050 schadevergoeding;
• € 2.000 kostenveroordeling tuchtrecht; 
• het verlies van ongeveer 50 uur x € 200 voor voorbereiding, overleg, input op verweerschrift, reistijd, zitting enz.;
• ongeveer 25 uur x €300 voor de advocaat; 

In totaal € 20.550. 

Deze zaak was heel anders verlopen als het aandeelhoudersregister van de betrokken vennootschap niet zoek was geraakt. In deze casus wordt de pijn bij de notaris gelegd, terwijl de verantwoordelijkheid voor het hebben van het aandeelhoudersregister wettelijk ligt bij het bestuur van de besloten vennootschap; het bestuur heeft zijn taak in dit geval onbehoorlijk vervuld (wanbeleid) want er was geen (deugdelijk) aandeelhoudersregister. 

Kladboek van Jantje

Dit is het eeuwige terugkerende gedoe met het aandeelhoudersregister, dat niet zonder reden het "Kladboek van Jantje" wordt genoemd. De cliënt is het kwijt, vergeet wijzigingen aan te brengen of laat het niet bijwerken door zijn notaris.

Waarom is het ordentelijk houden van een aandeelhoudersregister zo belangrijk?

• Het aandeelhoudersregister is het enige document dat in chronologie helderheid kan verschaffen over het aandeelhouderschap in een vennootschap. Je kunt niet terugvallen op een centrale legger of iets dergelijks.
• Het aandeelhoudersregister is ook enige document dat helpt bij het vaststellen wie voorkeursrechten bij uitgifte of overdracht heeft. Overdracht van aandelen waarbij de blokkeringsregeling niet correct is nageleefd, mist rechtsgevolg.
• Als er geen aandeelhoudersregister is, moet de notaris gaan reconstrueren om de beschikkingsbevoegdheid vast te stellen. Dat kost veel tijd  en de klant dus veel geld. 
• Het aandeelhoudersregister speelt een belangrijke rol bij het ordelijk verloop rondom aandeelhoudersvergaderingen. 

Consequenties

De consequenties voor het niet (correct) bijhouden van het aandeelhoudersregister zijn:

• Het is een economisch delict. Dat kan worden bestraft met een taakstraf, een geldboete in de 4-de categorie (€ 22.500) of een gevangenisstraf van maximaal een half jaar. 
• Het bestuur is jegens de vennootschap aansprakelijk voor de schade van het niet (behoorlijk) bijhouden van de aandeelhoudersregister.
• Bovendien kent het aandeelhoudersregister bepaalde derdenbeschermingsaspecten (2:196a, lid 3 BW). Voor de schade die anderen lijden doordat het register niet up to date of kwijt is, kunnen bestuurders hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk worden gehouden.

De soep werd echter doorgaans niet zo heet gegeten. Ons zijn geen strafzaken of schadevergoedingsveroordelingen uit dien hoofde bekend. Er is met de onderhavige uitspraak van de Kamer voor het Notariaat Den Bosch (ECLI:NL:TNORSHE:2022:9) echter nu wel een kentering gekomen.

Conclusie

Het aandeelhoudersregister blijkt een van de meest zoekgeraakte documenten in het ondernemingsrecht. Bestuurders zijn zich in het algemeen onvoldoende bewust van het belang van het aandeelhoudersregister. 

Het niet kunnen beschikken over een goed bijgehouden aandeelhoudersregister kan vervelende en kostbare gevolgen hebben en levert alleen maar verliezers op. 

Tip

Bij ons krijgt je mitsdien bij de oprichting van een BV altijd een digitaal aandeelhoudersregister aangeboden, dat we in je digitale Mijn Notarisdossier uploaden en dat dus ook niet gemakkelijk verloren kan gaan. 

Voor de klant voorkomt dat ellende, bespaart hem (proces)kosten en negatieve energie. De notaris kan de klant beter en voordeliger bedienen en slaapt er ook beter van.  

Wil je de uitspraak nalezen kijk dan op: https://tuchtrecht.overheid.nl/zoeken/resultaat/uitspraak/2022/ECLI_NL_TNORSHE_2022_9

Met dank aan de Praktijkgenerator voor het delen van de uitspraak.