Notaris, kan het niet wat goedkoper?

Begrip voor uw verlangen

U vraagt zich af of het niet wat goedkoper kan. Wij hebben begrip voor uw verlangen. Want elke euro is er eentje. Alles is immers in de achterliggende jaren veel duurder geworden. Bijvoorbeeld de alledaagse boodschappen, de lonen, maar ook de woningprijzen zijn enorm gestegen. Dat is plezierig voor diegenen die kunnen profiteren van de waardestijging, maar lastig voor starters op de woningmarkt ondanks dat ze een vrijstelling voor de overdrachtsbelasting van de wetgever hebben verkregen. Wij erkennen dan ook de noodzaak dat hetgeen wij in rekening brengen waar voor uw goede geld moet zijn.

Voordeel voor de klant

Vóór 1999 hanteerden alle notarissen in Nederland verplicht dezelfde vastgestelde tarieven. In 1999 heeft de wetgever de Wet op het Notarisambt ingevoerd. Het doel was om marktwerking en concurrentie te stimuleren. Sindsdien zijn de tarieven vrij en bepaalt elk kantoor zelf zijn uurtarieven, kantoorkosten en rendementseis. Er zijn notarissen die uurtarieven van € 900 per uur (kunnen) rekenen en er zijn ook prijsvechters die niet meer  dan een appel en een ei kunnen vragen. Wat de klant bereid en in staat is te betalen hangt erg af van de markt en van wat de notaris met concurrerend vermogen aan toegevoegde waarde de klant te bieden heeft.    

Kostenbewuste kwaliteit

Want wat is duur? En wat is goedkoop? Wat is de waarde van kwaliteit en van service? En welke prijs bent u bereid daarvoor te betalen? Wat is voor u belangrijk? Waar hecht u waarde aan? Prijs, snelheid, accuratesse, betrouwbaarheid, responsiviteit, klantvriendelijkheid, klanttevredenheid, specialistische kennis, ervaring, track-record, goede documentatie, informatieve website, service aan huis, avond-openstelling, spoeddiensten, pro bono diensten, de relatie, goede bereikbaarheid, gratis parkeren, een nette kantoorruimte, state-of-the art automatisering, digitale identificering, een Illy cappuccino met een Tony Chocolonely tijdens een bespreking?

Kijk, als je uit eten wil gaan, kan je voor een slappe hap naar McDonalds, maar ook voor een onvergetelijke ervaring naar drie-sterrenrestaurant De Librije gaan. Een taartje kan je halen bij de Hema of bij meester patissier Jarreau. Voor kleding kan je naar de Primark of, zoals Koningin Maxima doet, naar het atelier van couturier Jan Taminiau. Tussen de geschetste uitersten is heel veel denkbaar. Er is voor elk wel wat wils en alles heeft zijn prijs. 

Wij verkopen geen produkt. Wij verlenen een dienst. Bieden u rust, betrouwbaarheid en zekerheid. Wij zijn geen prijsvechter. Wij hebben niet ambitie om de goedkoopste notaris te zijn. Wij willen graag kostenbewust diensten met de hoogste kwaliteit verlenen. Wij denken dat de tariefstructuur die wij hanteren redelijk en concurrerend is en dat onze tarieven in verhouding staan tot de waarde die wij toevoegen. Ons streven is om op basis van de door ons geleverde kwaliteit en de daartegenover staande honorering een bestendige relatie met onze klanten te onderhouden.

Klanttevredenheid

Iedere klant is uniek. Het belang van de klant staat bij ons voorop. In alles wat wij doen. Onze klanten bepalen ons succes. Wij streven naar continuïteit van onze dienstverlening door op een zorgvuldige wijze een wederkerig vruchtbare, harmonieuze en duurzame relatie te ontwikkelen met onze klanten.

Wij beogen onze klanten onberispelijk diensten te verlenen. Wij hechten grote waarde aan professionaliteit en kwaliteit. Elke klant heeft onze persoonlijke aandacht. Wij luisteren naar alles wat hij te vertellen heeft. Wij beogen zorgzaam en dienstbaar te zijn.

In alles wat wij doen om onze klanten toegevoegde waarde te leveren, willen wij elke dag weer opnieuw hun respect en vertrouwen verdienen. Vertrouwen waarvan wij maar al te goed weten dat het te voet komt en per review gaat. Vertrouwen dat valt of staat met integer en eerlijk handelen. Het koesteren van onze integriteit is voor ons van vitaal belang om te kunnen vasthouden aan ons eigen kostbaarste bezit: onze reputatie.

Wij streven ernaar om een hoog klanttevredenheidscijfer te scoren. Wij hechten daar sterk aan. Door de klanttevredenheid te meten, beschikken wij over data waarop wij kunnen sturen om onze dienstverlening constant te blijven verbeteren. Dat doen wij dus ook. Kijk maar eens op wat onze klanten vertellen.

Honoreringssystematiek

Bij MAES notarissen zijn wij flexibel in onze benadering van declareren. In overleg met de klant bepalen we vooraf de honorerings-systematiek. Ons honorarium is in beginsel gebaseerd op de daadwerkelijk aan het dossier bestede en door ons geadministreerde tijd (per tijdseenheid van 6 minuten) vermenigvuldigd met de toepasselijke uurtarieven. 

Wij zijn bereid om alternatieve honoreringsstructuren te hanteren zoals een blended rate, een fixed fee, een capped fee, een retainer, de value based honoreringsstructuur of - voor niet-ambtelijke werkzaamheden - de no cure no pay regeling.

De fixed fee (vast tarief) is een vaste vergoeding voor een bepaald soort werk, waarbij wij in de regel onze tijdsbesteding enigszins kunnen inschatten. Het risico van overschrijding van het budget wordt dan verlegd van de klant, de opdrachtgever, naar de notaris, de opdrachtnemer. In dat vaste tarief zit dan ook een risico-opslag verwerkt omdat op een aantal dossiers verlies wordt gemaakt. Zou er worden afgerekend op daadwerkelijk bestede tijd, dan kunt u voordeliger maar ook net zo goed onvoordeliger uit blijken te zijn. Wij zijn bereid dat risico te nemen, mits de voorwaarden van opdracht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer goed vast zijn gelegd.

Voor elke opdracht aan ons zullen wij dan ook eerst een overeenkomst van opdracht (met offerte) opstellen, of een opdrachtbevestiging met bijlagen aan u toesturen en/of verwijzen naar onze algemene voorwaarden en onze website, waaruit volgt tegen welke voorwaarden en vergoeding, inclusief de door ons ten behoeve van u bij derden te maken kosten en omzetbelasting, wij de opdracht aannemen. De offerte of opdrachtbevestiging is leidend. 

In het notariaat wordt veel gewerkt met het begrip gebruikelijke werkzaamheden en het begrip niet-gebruikelijke werkzaamheden. Je mag van ons verwachten dat wij de gebruikelijke werkzaamheden verrichten voor de geoffreerde prijs. Zijn er in het concrete geval niet-gebruikelijke werkzaamheden naar ons uitsluitend oordeel nodig, dan zullen deze werkzaamheden aanvullend in rekening worden gebracht. Wij zullen echter in de regel niet-gebruikelijke werkzaamheden in rekening brengen indien deze werkzaamheden door ons ten tijde van het uitbrengen van de offerte of opdrachtbevestiging in redelijkheid niet bij ons bekend waren en ook door ons in redelijkheid nog niet konden worden voorzien. De niet-gebruikelijke werkzaamheden met tarieven zijn terug te vinden op onze website en gaan ook steeds als bijlage(n) bij de overeenkomst van opdracht. 

Kortingsregelingen 

Rust, betrouwbaarheid en zekerheid hoeven niet duur te zijn. Wij kennen kortingsregelingen. Wij hanteren "Goed voor elkaar-kortingsregelingen" voor bepaalde combinatie-akten, aangezien wij door die combinatie efficiënter kunnen produceren. Kijk hier voor onze kortingsregelingen en doe er je voordeel mee.
 
Goed begrip

Niet iedereen heeft, zo blijkt ons, een even goed begrip van de rol, de wettelijke taken en verantwoordelijkheid van een notaris. Ze zien soms slechts een paar A-4tjes en begrijpen niet goed waarom ze voor die paar velletjes papier een paar honderd euro moeten betalen. Dat kunnen wij ons ook wel voorstellen. Laat ons hier nog eens uiteenzetten wat de maatschappelijke rol en taak van de notaris is, zodat u ook beter kunt begrijpen hoe wij tot onze tariefstelling komen.

Maatschappelijke rol en taak notaris

Juridisch specialist

Notaris is een ambt. Een beroep. Een functie. De notaris is een jurist. Hij heeft aan een Nederlandse universiteit notarieel recht gestudeerd en heeft daarna de Beroepsopleiding Notariaat met succes voltooid. Het woord notaris is afkomstig uit het Latijn en is afgeleid van het woord "notare", wat ''schrijven'' betekent. In de Romeinse tijd zaten publieke schrijvers op het marktplein akten op te tekenen voor, vaak ongeletterde, particulieren. De notaris is door de eeuwen heen geëvolueerd tot de juridisch geschoolde openbaar ambtenaar. Hij - en gelukkig steeds vaker ook een zij - is een juridisch adviseur. Specialist op (één van) de praktijkgebieden familierecht, ondernemingsrecht en vastgoed.

Openbaar ambtenaar én ondernemer

Het openbaar ambt van notaris houdt de bevoegdheid in om authentieke akten te passeren in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij dat van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. Hoewel de notaris wordt benoemd bij koninklijk besluit, oefent hij het ambt uit voor eigen rekening en risico. Hij is dus zowel openbaar ambtenaar als ondernemer en moet dan ook steeds goed zien te laveren tussen de dynamiek van de vrije markt enerzijds en het wettelijk kader, waaronder de Notariswet en de beroeps- en gedragsregels, anderzijds. Hij moet gewoon zijn eigen broek op zien te houden en kan uit het ambt gezet worden of failliet gaan. 

Vertrouwenspersoon

Als je (financiële) verplichtingen aangaat, kan je de gevolgen hiervan niet altijd volledig overzien. Denk aan een partner met wie je graag wil samenleven en die bij je in het appartement trekt. Of aan een ondernemer die het bedrijf van zijn ouders overneemt. Dan is het verstandig – soms zelfs verplicht – om de hulp van de notaris in te roepen. Zeker als je dingen in vertrouwen wilt bespreken. Wij geven je in dat geval juridisch, notarieel, fiscaal, zo nodig bedrijfskundig maar bovenal praktisch en toepasbaar advies met het oogmerk om de risico’s voor jou te beheersen. En betrekken daarbij natuurlijk het menselijke aspect.

Ministerieplicht

Notarissen hebben een ‘ministerieplicht’. Dit houdt in dat een notaris niet alleen bevoegd, maar ook verplicht is om hem opgedragen wettelijke werkzaamheden te verrichten. Slechts bij bijzondere, in de wet bepaalde, omstandigheden is dit anders. Hij moet zijn diensten weigeren als hij bij uitvoering van de opdracht zou handelen in strijd met het recht of de openbare orde of wanneer zijn medewerking wordt verlangd bij handelingen die kennelijk een ongeoorloofd doel of gevolg hebben. Hij zal dus kritisch en op zijn hoede moeten zijn en te allen tijde zijn verantwoordelijkheid moeten laten prevaleren boven economisch gewin.

Belehrungspflicht

De notaris heeft een zogenaamde “Belehrungspflicht”. Dit houdt in dat de notaris partijen goed moet informeren over de gevolgen van de akte. Hij is daartoe gehouden om er zeker van te zijn dat de partijen de gevolgen van de door hen beoogde rechtshandeling overzien. Hij zal dus altijd ten minste de zakelijke inhoud van de akte met partijen bespreken en toelichten en zal partijen vooraf in woord of op schrift adequaat dienen te informeren.

Ambtsgeheim

De notaris heeft een ambtsgeheim. Dat geldt voor alle vertrouwelijke informatie die de notaris in zijn beroepsuitoefening heeft ontvangen. Het ambtsgeheim strekt zich uit over de gehele dienstverlening van de notaris en de reikwijdte ervan en is niet afhankelijk van de vraag of in het kader van deze dienstverlening een notariële akte tot stand komt. De notaris mag deze vertrouwelijke informatie ook niet in een juridische procedure prijsgeven. Hij mag zich tegenover een rechter verschonen van het afleggen van een getuigenverklaring voor zover hij daarmee vertrouwelijke informatie zou moeten onthullen. Dat is zijn verschoningsrecht.

Verplichte notariële tussenkomst

De wet stelt de notariële akte vaak verplicht. Een aantal overeenkomsten en verklaringen wordt pas geldig als ze zijn opgenomen in een notariële akte. De belangrijkste zijn de volgende:

• Het maken of wijzigen van huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden
• Het maken of wijzigen van een testament
• Het overdragen van een onroerende zaak, zoals een woning
• Het vestigen van zakelijke rechten, zoals een hypotheek, op een onroerende zaak
• Het oprichten van een besloten vennootschap
• Het overdragen van aandelen in een besloten vennootschap
• Het oprichten van een stichting

Rechtszekerheid

Als achteraf blijkt dat de situatie anders was dan de notaris had gedacht, kan hij er niets meer aan veranderen. Hij moet immers alle scenario’s doordenken voordat hij zijn handtekening zet. Er geldt geen bedenktijd voor zijn handtekening: Eens gegeven, blijft gegeven. Dat noemen we ook wel rechtszekerheid.

Authenticiteit

De notaris adviseert, redigeert en passeert notariële akten. Notariële akten zijn documenten waarin overeenkomsten en verklaringen juridisch worden vastgelegd. Een aantal overeenkomsten of verklaringen moet verplicht in een notariële akte worden opgenomen. Pas dan zijn ze geldig. Na ondertekening door de notaris staat de datum van de akte tegenover iedereen vast. En iedereen kan erop vertrouwen dat de akte is ondertekend door degenen die als ondertekenaars zijn vermeld. De notariële akte is dan ook een authentieke akte.

Wat gebeurt er eigenlijk met die akte?

De akte is geen eigendom van de notaris. Ook niet van de klant of een partij bij de akte. De akte is eigendom van de Nederlandse staat. De akte wordt door de notaris ingeschreven in zijn repertorium. Het repertorium van de notaris is een register dat hoort bij de notariële administratie, het protocol. 

Het protocol is het archief van de notaris waarin hij notariële documenten - de originele akten, registers, repertoria en kaartsystemen - bewaart. Zo is de notaris verplicht de digitale dossiers ten minste zeven jaar te bewaren. Wij bewaren ze echter langer voor u. Daarenboven bewaart elke notaris de originele akte, de minuut, alsmede de documenten die aan de akten zijn gehecht voor eeuwig. Deze gegevens worden door de notaris bewaard in een kluis op het notariskantoor. Als de notaris defungeert, bijvoorbeeld omdat hij met pensioen gaat, dan wordt zijn protocol overgenomen door een andere notaris die hem opvolgt. Zo raakt er nooit iets kwijt. 

Aan de plek waar de notaris zijn akten bewaard zijn veel eisen gesteld, zoals brandveiligheid, vochtigheid en zuurgraad, zodat het papier van de akte niet vergaat. Oudere aktes bewaren wij in een beveiligde opslag buiten kantoor. Daar moet de notaris voor betalen. Elke akte wordt geregistreerd in het Centraal Digitaal Repertorium zodat de belastingdienst kennis kan nemen van alle akten en belastingen kan heffen, zoals overdrachtsbelasting. 

De notaris is aansprakelijk voor de overdrachtsbelasting. Hij moet de belasting incasseren, aangeven en (tijdig) afdragen. Doet hij dat, of incasseert hij te weinig, bijvoorbeeld omdat een vrijstelling waarop een beroep wordt gedaan niet van toepassing blijkt, dan klopt de fiscus bij de notaris aan en kan hij de portemonnee trekken.

De handtekening van de notaris heeft dan ook waarde. Zonder zijn handtekening kunt u als cliënt een beoogde rechtshandeling niet verrichten. Als de notaris zijn handtekening te lichtvaardig zet, helpt hij u op het eerste gezicht, maar uiteindelijk niet en ook de maatschappij niet, want als blijkt dat het niet goed was, bouwt u ook voort op drijfzand. De notaris dient dan ook onpartijdig en onafhankelijk te zijn. Hij kan alleen als partijadviseur optreden als dat voorafgaand aan de dienstverlening aan partijen kenbaar is gemaakt.

Kosten en honorarium

De kosten die u voor door ons aan u te verlenen notariële diensten moet maken, zijn meer dan het honorarium - het ereloon - dat wij van u ontvangen voor de diensten die wij in uw opdracht uitvoeren. 

Meer dan 20% van wat u betaald gaat naar de schatkist. Dat is omzetbelasting. Dat zijn voor u kosten, maar dat is geen honorarium voor ons. Ons honorarium ziet uitsluitend op de vergoeding die wij voor de verleende diensten ontvangen. 

Het honorarium is exclusief verschotten (kosten) die wij vanwege onze taakuitoefening in het kader van de uitvoering van de aan ons verstrekte opdracht moeten vergoeden aan derden en ook exclusief verrekeningen, betalingen aan derden en belastingen die wij moeten afdragen. Wij belasten vanzelfsprekend al die kosten aan u door. Denk daarbij aan kosten vanwege bijvoorbeeld BRP (Basisregistratie Personen), VIS (Verificatie Identificatie Systeem), CTR (Centraal Testamenten Register), CLTR (Centraal Levenstestamentenregister), CIR (Centraal Insolventieregister), CCBR (Centraal Curatele- en Bewindregister), HGR (Huwelijksgoederenregister), KvK (registers Kamer van Koophandel) en het Kadaster.

Wij zijn transparant en open over wat wij waarvoor in rekening brengen. Al onze tarieven zijn vermeld op onze website. Wij spelen geen verstoppertje en willen verrassingen voor u voorkomen.

Bedenk dat de meeste notariskantoren een kostenratio kennen van 80%, zodat 20% van het honorarium winst is. Van die winst gaat een aanzienlijk gedeelte naar de belastingdienst en een gedeelte gaat de onderneming in, als werkkapitaal of als investering (bijvoorbeeld in tantiëmes voor zeer goed presterende medewerkers of voor transitievergoedingen voor structureel niet (meer) goed presterende medewerkers, opleiding, automatisering, software, modeldocumentatie, know how, faciliteiten, etc.) met het oogmerk een nog betere kwaliteit van de dienstverlening aan de klant te kunnen bieden. De tijd dat de bomen tot in de hemel groeiden en er gemakkelijk heel werd verdiend door notarissen in Nederland, ligt sinds de introductie van marktwerking bij de nieuwe Notariswet in 1999 ver achter ons. Het is hard voor weinig. In ons omringende landen is de notaris vele malen duurder.

Eisen die aan het beroep van notaris worden gesteld

Het kunnen bieden van rechtszekerheid, een maatschappelijk breed gevoelde behoefte waardoor onze samenleving goed functioneert, is de reden waarom er aan het beroep en de persoon van de notaris zulke zware eisen worden gesteld. Zowel de eisen voordat hij het vak mag uitoefenen, eisen die worden gesteld aan zijn benoeming tot notaris, als de eisen die blijven gelden gedurende de tijd dat hij het vak uitoefent en zelfs nadat hij is gedefungeerd.

Een overzicht van de eisen:

• 6 jaar VWO.
• 4 jaar studie aan de universiteit.
• 6 jaar stage, lange dagen tegen een bescheiden salaris in een sfeer van up or out.
• Een voltooide beroepsopleiding van 3 jaar, die veel zelfstudie vergt in de avonduren, de weekenden en vakanties.
• Een goedgekeurd ondernemingsplan en betaling van vele duizenden euro’s beoordelings- en accountantskosten van dat plan.
• Een verplicht doorlopen en volbracht toetredingsassessment voor duizenden euro's.
• Jaarlijks onderworpen zijn aan verplichte 20 permanente opleidings-punten á € 100 per punt voor elke (kandidaat-)notaris. 
• De verplichte kwartaalrapportage aan het Bureau Financieel Toezicht, zowel ten aanzien van de praktijkhuishouding als de privé-huishouding.
• Periodiek onderworpen zijn aan peer reviews.
• Een verplicht lidmaatschap van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie.
• Voor elke zaak heeft hij rekening te houden met alle belangen van alle betrokkenen.
• Voor elke zaak moet hij betrokkenen uitgebreid informeren en waarschuwen (belehren).
• Onbezoldigd incassobureau voor de overdrachtsbelasting.
• Onbezoldigd opsporingsambtenaar voor ongebruikelijke transacties.
• Betaalkantoor voor derden die hun declaraties ter voldoening bij de notaris indienen.
• Onderworpen zijn aan een pittig tuchtrecht, waarbij hij meestal zelf voor zijn kosten opdraait.
• Onderworpen aan een steeds uitdijende baaierd van wetten, verordeningen en uitvoeringsregels.
• Jaarlijks vele duizenden euro’s aan beroepsaansprakelijkheidsverzekeringspremies verschuldigd.
• Onderworpen aan een verplicht pensioen, waar flink op is gekort.
• Een langjarige bewaarplicht van dossiers en akten.
• Gedurende 20 jaar aangesproken te kunnen worden op beroepsfouten.
• Honderden niet-declarabele uren per jaar aan modellenbeheer, acquisitie, permanente educatie, Bureau Financieel Toezicht en peer review, strategie en kantoormanagement.
• Verbod op (retour)provisie-afspraken met aangevers.
• Verbod om buiten de eigen plaats van vestiging kantoor te houden. 
• Verbod op beleggen in vastgoed met vreemd vermogen.

Welk ander beroep kent net zulke zware eisen?

Wat is de waarde van de handtekening van de notaris voor u als cliënt?

U als cliënt heeft er vanuit uw perspectief bezien alle belang bij om zo weinig mogelijk te betalen voor uw notaris. U moet het immers betalen en mensen houden doorgaans niet van betalen. Realiseert u zich wel dat goedkoop duurkoop kan zijn. Realiseert u zich eens wat de notaris allemaal doet voordat hij zijn handtekening zet. Realiseert u zich eens wat hij heeft gedaan en nog zal moeten doen om zijn handtekening te kunnen blijven zetten en om eenmaal gezette handtekeningen waarde te laten behouden. Zijn handtekening staat voor rechtszekerheid, ook jaren na dato heeft zijn handtekening nog steeds waarde en kan gelden als verzekering.

Drukte in het notariaat

Dat notarissen het druk hebben is ook door et Financeel Dagblad gesignaleerd. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) herkent dat beeld. Volgens de beroepsorganisatie is de vraag naar notariële akten de afgelopen jaren sterk gestegen, terwijl het werk tegelijkertijd complexer is geworden.

De sector kampt bovendien met een tekort aan notarissen. Op 1 januari telde Nederland 1181 notarissen, zestien minder dan een jaar eerder. Ook het aantal notariskantoren neemt af: van 912 in 2022 naar 860 dit jaar. Bijna de helft daarvan is een eenmanskantoor.

Veel studenten rechtsgeleerdheid hebben niet de ambitie om notaris te worden. De werkdruk is erg hoog, het risico op een tuchtrechtelijke sanctie en/of civiele aansprakelijkheidsstelling (met alle gevolgen van dien) is groot.