Onze "Goed voor elkaar" dossieraanpak

---

Onze aanpak
Klanten kiezen voor MAES notarissen omdat zij er op durven te vertrouwen dat MAES notarissen hun maatschappelijke positie en behoefte begrijpt. Zij verwachten van ons dat wij waarde toevoegen door hen onberispelijk, toegewijd en integer te bedienen. Wij op onze beurt streven naar een hoge klanttevredenheid.

Project- en risico-managementinstrumenten
Met toepassing van project- en risico-managementinstrumenten kunnen wij efficiënt en kostenbewust werken en dat voordeel geven wij aan onze klanten mee. Wij doen dan ook veel online en hebben onze werkprocessen van dossiers - de workflow - goed voor elkaar. 

Het Mijn Notarisdossier 
Onze online services zijn een bewijs van onze ambitie om anderen steeds een stap voor te blijven en veranderingen te omarmen. Zo bieden wij al onze klanten - ook vanwege de geldende privacywetgeving - een eigen online Mijn Notarisdossier via ons klantportaal dat eenvoudig te benaderen is vanaf de homepage van onze website. Het Mijn Notarisdossier is een beveiligde digitale kluis, overal en altijd beschikbaar, voor dossierbeheer, communicatie en samenwerking. Hierdoor kunnen onze klanten 24/7, 365 dagen per jaar, online, vanaf huis, kantoor of waar ter wereld zij zich ook bevinden hun dossier inzien en kunnen zij, net als wij, in die digitale omgeving documenten downloaden en uploaden.

Workflow
Wij maken de voortgang van het werkproces van een dossier goed in real time inzichtelijk voor onze klanten, voor onszelf en voor andere bij het dossier betrokkenen. Wij werken daartoe met een workflow. Die is te volgen vanuit het Mijn Notarisdossier. In de kern komt de workflow erop neer dat elk dossier een procedurelijst met de volgende zes fases kent: 

1. Client- en zaakacceptatie-fase
2. Dossieropstart-fase
3. Vragenlijst-fase
4. Behandel-fase
5. Passeer-fase
6. Nawerk-fase

De zes fasen van de workflow
Elke fase kent procedurelijst taken. Zo is voor elke betrokkene goed zichtbaar wie wat wanneer in het dossier uitvoert. Ook kan iedereen zien wat en wanneer van hem of haar iets verwacht wordt. De communicatie met elkaar wordt hiermee geoptimaliseerd en de kans op fouten en op reputatieschade wordt hiermee verkleind.

Client- en zaakacceptatie-fase
Allereerst dient u de digitale offerte of de opdrachtbevestiging die wij u per e-mail toezenden te accepteren door op de link in de offerte of opdrachtbevestiging te klikken.

Dossieropstart-fase
Nadat u deze digitale offerte hebt geaccepteerd starten wij het dossier graag voor u op. U ontvangt dan van ons een link om in te kunnen loggen in uw Mijn Notarisdossier.

Vragenlijst-fase
Wij  verstrekken u via uw Mijn Notarisdossier een vragenlijst met het verzoek om die volledig in te vullen. Eerst na ontvangst daarvan beginnen wij met de behandeling van het dossier. Dat is slechts anders indien het onderzoek ingevolgde de Wet te Voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ons nog eerst tot verder onderzoek noopt.

Behandel-fase
Wij kunnen u op basis van de door u aan ons verstrekte volledig ingevulde vragenlijst(en) gericht adviseren en het ontwerp van de akte(n) en andere documentatie goed, snel en efficiënt voorbereiden. We voorkomen door met digitale vragenlijsten te werken bovendien dat we meerdere keren achter elkaar aan moeten bellen of e-mailen om informatie te verzamelen. Doen dat uit efficiencyoverwegingen en voor uw comfort liever bij voorkeur gelijk in één keer goed.   

Passeer-fase
Nadat u zich akkoord hebt verklaard met de ontwerp-documentatie, kunnen de stukken door partijen en de notaris bij ons op kantoor of een andere overeen te komen locatie - in persoon of krachtens volmacht -  ondertekend worden. Dat noemen we ook wel het passeren van de akte(n).

Nawerk-fase
Na het passeren van de akte werken we alles netjes af en ontvangt u in uw Mijn Notarisdossier een digitaal afschrift van de akte(n). Het is geheel aan u of u stukken wel of niet uitprint en in hard copy in een ordner of hoe dan ook opbergt. Het Mijn Notarisdossier blijft ook na het passeren van de akte(n) onverminderd voor u toegankelijk. Wij sluiten het Mijn Notarisdossier niet. En dat is handig. Zo raakt u de stukken nooit kwijt en kunnen de stukken ook niet ongewild onder ogen komen van diegenen voor wie ze niet bestemd zijn.     

Suggesties voor verbetering
Mocht u tijdens de behandeling van het dossier tegen iets aanlopen waarvan u denkt dat kan beter, dat kan anders of dat werkt niet goed (denk bijvoorbeeld aan een bug of als het uploaden van een document onverhoopt niet lukt), deel dat dan met ons. U helpt met die observatie al onze klanten en ons team. Dat is nog eens "Goed voor elkaar"!