Geschillencommissie notariaat verklaart klacht ongegrond

Klantevredenheid

Iedere klant is uniek. Het belang van de klant staat bij ons voorop. In alles wat wij doen. Onze klanten bepalen ons succes. Wij streven naar continuïteit van onze dienstverlening door op een zorgvuldige wijze een wederkerig vruchtbare, harmonieuze en duurzame relatie te ontwikkelen met onze klanten.

Wij beogen onze klanten onberispelijk diensten te verlenen. Wij hechten grote waarde aan professionaliteit en kwaliteit. Elke klant heeft onze persoonlijke aandacht. Wij luisteren naar alles wat hij te vertellen heeft. Wij beogen zorgzaam, toegewijd en dienstbaar te zijn.

In alles wat wij doen om onze klanten toegevoegde waarde te leveren, willen wij elke dag weer opnieuw hun respect en vertrouwen verdienen. Vertrouwen waarvan wij maar al te goed weten dat het te voet komt en per review gaat. Vertrouwen dat valt of staat met integer en eerlijk handelen. Het koesteren van onze integriteit is voor ons van vitaal belang om te kunnen vasthouden aan ons eigen kostbaarste bezit: onze reputatie.

Wij streven ernaar om een hoog klanttevredenheidscijfer te scoren. Wij hechten daar sterk aan. Wij scoren ook heel erg heel hoog op klanttevredenheid. Gemiddeld een 9 plus. De inhoudelijke feedback die wij van onze gewaardeerde klanten krijgen, kan ons helpen om onze dienstverlening nog verder te verbeteren. Daar zetten wij voortdurend op in. Wil je van onze eigen klanten horen hoe wij op klanttevredenheid presteren, kijk dan op Wat echte klanten over ons zeggen. Het zijn reviews van klanten van wie wij met zekerheid hebben kunnen vaststellen dat het ook echt kantoorrelaties van ons zijn. En dat het dus geen nep-reviews zijn.

Nep-reviews op Google

De NOS berichtte op 24 september jl. dat ondernemers worden bestookt met nep-recensies op Google, waarna ze een bericht krijgen: betalen om ze te laten verwijderen of om te voorkomen dat er nog meer negatieve recensies worden geplaatst. De NOS sprak met achttien bedrijven uit allerlei sectoren die met de chantage te maken krijgen: van bouwbedrijven tot slotenmakers, verhuurbedrijven en dakdekkers. De oplichters - die zich bedienen van nep-profielen, gaan vooral achter kleine bedrijven aan die erg afhankelijk zijn van online reviews, zoals aannemers, verhuisbedrijven en restauranthouders. Hardwerkende mensen, die in veel gevallen met hun medewerkers elke dag weer hun stinkende best doen voor hun klanten, maar door de oplichters, machtige techbedrijven, en de goedgelovige reviewlezers onreglementair en vals onderuit worden geschoffeld.

Daarnaast zien we regelmatig toestenbordridders die geen enkel idee hebben wat de rol en wettelijke taak van een notaris is, geen notie hebben van regelgeving of te volgen werkprocedures, maar niet gehinderd door enige kennis wel een uitgesproken oordeel (veelal gekenmerkt door spel- en taalfouten) op Google ventileren om hun gram te halen, bijvoorbeeld omdat de notaris zich genoodzaakt zag zijn diensten te weigeren.    

Tuchtrecht en Kamers voor het notariaat

Onze notaris werkt al meer dan 30 jaar in het notariaat. Met al onze medewerkers samen hebben wij een paar eeuwen aan notariële ervaring.

(Kandidaat-)notarissen vallen onder het tuchtrecht. Zij moeten hun handelen kunnen verantwoorden voor de "Kamer voor het notariaat". Deze tuchtrechter geeft een oordeel, kort gezegd, over de vraag of een notaris heeft gehandeld conform de regels die voor zijn beroep gelden (‘zoals een notaris betaamt’). In die meer dan 30 jaar heeft onze notaris zich nog nooit bij de tuchtrechter hoeven te verantwoorden. Er is nog nooit een tuchtrechtelijke klacht tegen hem ingediend.

Geschil declaratie Geschillencommissie notariaat

Wij kennen een klachtenregeling. Die lees je op complimenten en klachten. Komt een klager er met onze notaris niet samen uit, dan kan de klager de klacht voorleggen aan de Geschillencommissie notariaat. Dat is de afgelopen 33 jaar ten aanzien van onze notaris vier keer gebeurd. In al die vier de gevallen oordeelde de Geschillencommissie de klacht ongegrond en stelde onze notaris, ons kantoor, in het gelijk. In het vierde en laatste geval heeft de Geschillencommissie beslist op 22 augustus 2025 en is de uitspraak op 17 oktober 2025 aan de klager en de notaris toegezonden.

Voor het verkrijgen van een beter begrip geven wij dat bindend advies - door ons geanonimiseerd - hierna integraal weer.    
          
BINDEND ADVIES
Geschillencommissie Notariaat

in het geschil tussen

[*], wonende te [*]
(hierna te noemen: de cliënt)

en

MAES notaris B.V., gevestigd te Vlaardingen
(hierna te noemen: de notaris).

Bevoegdheid van de commissie
De bevoegdheid van de commissie berust op de verplichte deelname van de notaris via de Verordening Klachten- en geschillenregeling, waarbij de bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (verder: KNB) aangesloten notarissen zich voor de beslechting van alle geschillen ontstaan naar aanleiding van de totstandkoming en/of uitvoering van de dienstverlening, inclusief alle declaratiegeschillen, onderwerpen aan bindende advisering door de commissie. De notaris is lid van de KNB.

Behandeling van het geschil
Partijen zijn tijdig en behoorlijk opgeroepen ter zitting te verschijnen.
De cliënt is niet ter zitting verschenen.
De notaris heeft ter zitting zijn standpunt toegelicht.

Onderwerp van het geschil
Het geschil betreft de hoogte van de declaratie van de notaris.

Standpunt van de cliënt
Voor het standpunt van de cliënt verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer. De cliënt verwijt de notaris het ontbreken van voorafgaande informatie en tussentijds overleg over substantiële meerkosten bij Maes Notarissen. De factuur (€ 2.302,44) is ruim twee keer hoger dan degeaccepteerde offerte (€ 1.082,01), zonder dat dit tijdig en transparant is gecommuniceerd. De cliënt verzoekt om correctie van de factuur.

Standpunt van de notaris
Voor het standpunt van de notaris verwijst de commissie naar de overgelegde stukken. In de kern komt het standpunt op het volgende neer. De notaris verwijst naar de overeenkomst van opdracht, die op 4 februari 2025 aan de cliënt is toegestuurd, waarin is vermeld dat:
-de werkzaamheden op basis van de daadwerkelijk bestede tijd worden verricht;
-de werkzaamheden worden vermenigvuldigd met de door het notariskantoor gehanteerde uurtarieven die in de bijlage ‘Uurtarieven MAES notarissen’ zijn opgenomen;
-in de offerte alle posten en bedragen zijn opgenomen die de notaris bij het aangaan van de overeenkomst kende of redelijkerwijze behoorde te kennen.

De cliënt heeft de overeenkomst van opdracht aanvaard.

Bij de overeenkomst van opdracht zijn diverse bijlagen, waaronder de offerte, aan de cliënt toegestuurd. Het notariskantoor heeft vervolgens op basis van de overeenkomst van opdracht naar beste vermogen en binnen een redelijke termijn het dossier behandeld.

Het notariskantoor heeft conform de overeenkomst van opdracht de einddeclaratie met urenspecificatie aan de cliënt verzonden met het verzoek om deze te voldoen.

Na bezwaar van de cliënt heeft het notariskantoor haar telefonisch uitgelegd wat blijkens de overeenkomst van opdracht is overeengekomen en de offerte toegelicht.

Bovendien is aan de cliënt uitgelegd het verschil tussen honorarium en verschotten. Ook is uitgelegd dat over het honorarium en verschotten btw is verschuldigd. Het notariskantoor heeft 6,06 uren werkzaamheden verricht, hetgeen resulteert in € 1.579,50 (exclusief btw en verschotten). Dat er meer uren zijn gewerkt was een gevolg van de omstandigheid dat de gemeenten [*, * en *] het notariskantoor steeds ‘van het kastje naar de muur’ stuurde en onjuiste informatie gaf.

Beoordeling van het geschil

De commissie heeft het volgende overwogen.

De commissie beslist naar redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de tussen partijen gesloten overeenkomst, waarbij zij als maatstaf voor het handelen van de notaris hanteert dat deze heeft gehandeld zoals verwacht mag worden van een redelijk bekwame en redelijk handelende notaris.

Op grond van de stukken en het verhandelde ter zitting staat het volgende vast.

De cliënt heeft het notariskantoor verzocht een offerte op te stellen voor een verklaring van erfrecht. De notaris heeft de cliënt op 4 februari 2025 een ‘Offerte Verklaring van Erfrecht’ doen toekomen. In deze offerte is opgenomen dat ‘het ontwerpen, minuteren en passeren van een verklaring van erfrecht vanaf een tarief van €750,- kost. In genoemde offerte is voorts vermeld dat ‘het uiteindelijke honorarium afhangt van uw specifieke situatie en de dientengevolge noodzakelijke (extra) werkzaamheden.’

De notaris heeft de cliënt uiteindelijk een bedragvan €1.579,50 (exclusief btw) in rekening gebracht. Dit bedrag is hoger dan het geoffreerde bedrag omdat er meer werkzaamheden zijn verricht.

De cliënt is het niet eens met door de notaris in rekening gebrachte bedrag; zij is van mening dat de notaris haar slechts het geoffreerde bedrag in rekening had mogen brengen. Cliënt is van mening dat de notaris haar tussentijds had moeten informeren over de hogere kosten.

Uit de urenspecificatie d.d. 13 maart 2025 blijkt dat de werkzaamheden van het notariskantoor zijn gestart op 10 februari 2025 en geëindigd op 12 maart 2025.

In de offerte van 4 februari 2025 is vermeld: “Verklaring van Erfrecht/ ontwerpen, minuteren en passeren akte (pro memorie). Dit is een vanaf tarief. Een vve kan al vanaf €750,- maar het uiteindelijke honorarium hangt af van uw specifieke situatie en de dientengevolge noodzakelijke (extra) werkzaamheden. Kijk vooral goed naar de bijlagen van deze offerte.”
De commissie overweegt dat in de offerte voldoende duidelijk is omschreven dat het bedrag van€750,- een ‘vanaf-bedrag’ betreft en dat ook voldoende duidelijk aan de cliënt is gecommuniceerd dat de werkzaamheden van het notariskantoor worden gedeclareerd op uurbasis, zodat de cliënt er redelijkerwijs rekening mee had kunnen houden dat in haar situatie de declaratie hoger zou kunnen uitvallen dan aanvankelijk was geoffreerd.
Ter zitting heeft de notaris verklaard dat de factuur met name hoger uit is gevallen doordat zij meer werkzaamheden hebben moeten verrichten met betrekking tot het erfgenamenonderzoek bij de gemeente [*].

De commissie kan niet op voorhand vaststellen dat de notaris op 4 februari 2025 al wetenschap had dat de declaratie hoger zou uitvallen. Indien de cliënt de offerte onduidelijk had gevonden had zij daarover vragen kunnen stellen aan de notaris of had zij de diensten van het notariskantoor kunnen weigeren, hetgeen niet is gebleken.

Het argument van de cliënt dat de notaris haar tussentijds had moeten informeren volgt de commissie niet nu uit de urenspecificatie is gebleken dat de totale werkzaamheden van het notariskantoor binnen vijf weken zijn afgerond, hetgeen een te kort tijdsbestek vormt om de cliënt tussentijds te moeten informeren.

Gelet op het voorgaande acht de commissie de klacht ongegrond.

Derhalve wordt als volgt beslist.

Beslissing
De commissie verklaart de klacht ongegrond en wijst het door cliënt gevorderde af.

Aldus beslist door de Geschillencommissie Notariaat, bestaande uit de heer mr. A.G.M. Zander, voorzitter, mevrouw mr. B. van Dis, mevrouw J.M.A. van Haren, leden, in aanwezigheid van mevrouw mr. M. Land- Smorenburg, secretaris, op 22 augustus 2025.

Onheuse review

Op 21 oktober - dus enkele dagen nadat de geschillencommissie haar bindend advies aan klager en de notaris had toegezonden - verschijnt er pardoes een onheuse en onjuiste review op Google van iemand die zich uitgeeft voor een persoon wiens gegevens niet in  ons data-systeem voorkomen. Hij is geen klant, ook geen partij en is door ons nooit bediend. Wij kennen hem niet. Mogelijk is het een poging tot afdreiging of heeft deze persoon zich voor een karretje van iemand anders laten spannen.      

Indien iemand met het plaatsen van een (nep)review zich naar ons inzicht schuldig maakt aan afdreiging of ander strafrechtelijk verwijtbaar handelen, zullen wij niet schromen aangifte daarvan bij de politie te doen. Indien iemand met het plaatsen van een (nep)review naar ons inzicht een onrechtmatige daad jegens ons begaat, zullen wij niet schromen om die persoon in rechte te betrekken om de schade op hem of haar te verhalen.

Het staat elke echte klant die ontevreden is, en daar hebben wij er gelukkig maar heel erg weinig van, natuurlijk vrij om de klachtenprocedure te doorlopen en om in het uiterste geval, zoals dat de afgelopen drie decennia vier keer is gedaan, de onafhankelijke Geschillencommissie om een bindend advies te vragen.