×

Veelgestelde vragen

Over ons kantoor en onze dienstverlening

Veelgestelde vragen

Over ons kantoor en onze dienstverlening


Wij laten ons leiden door onze missie: "Goed voor elkaar". Wij willen onze zaken goed voor elkaar hebben. En wij willen goed voor elkaar zijn. Voor onze medewerkers, voor onze klanten en voor de samenleving waar wij dankbaar deel van uitmaken. Waarderen het als dat wederkerig is. Vinden het belangrijk dat onze klanten ook goed zijn voor de mensen die belangrijk voor ze zijn. Hun partners, hun kinderen, hun ouders, hun zakenrelaties, vrienden en kennissen. Wij streven naar kwaliteit, eerlijke en concurrerende tarieven en nemen onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Zijn gericht op de relatie, tonen ons sociale gezicht, durven onze nek uit te steken, weten te verbinden en bieden perspectief. Wil je weten wie wij zijn, waar wij voor staan, voor wie wij er zijn, wat wij kunnen en wat wij doen, lees dan hieronder veel gestelde vragen over ons kantoor en onze dienstverlening en vorm je een beeld.

Wat is jullie aanpak? Hoe behandelen jullie een dossier?

Onze aanpak
Klanten kiezen voor MAES notarissen omdat zij er op durven te vertrouwen dat MAES notarissen hun maatschappelijke positie en behoefte begrijpt. Zij verwachten van ons dat wij waarde toevoegen door hen onberispelijk, toegewijd en integer te bedienen. Wij op onze beurt streven naar een hoge klanttevredenheid.

Project- en risico-managementinstrumenten
Met toepassing van project- en risico-managementinstrumenten kunnen wij efficiënt en kostenbewust werken en dat voordeel geven wij aan onze klanten mee. Wij doen dan ook veel online en hebben onze werkprocessen van dossiers - de workflow - goed voor elkaar. 

Het Mijn Notarisdossier 
Onze online services zijn een bewijs van onze ambitie om anderen steeds een stap voor te blijven en veranderingen te omarmen. Zo bieden wij al onze klanten - ook vanwege de geldende privacywetgeving - een eigen online Mijn Notarisdossier via ons klantportaal dat eenvoudig te benaderen is vanaf de homepage van onze website. Het Mijn Notarisdossier is een beveiligde digitale kluis, overal en altijd beschikbaar, voor dossierbeheer, communicatie en samenwerking. Hierdoor kunnen onze klanten 24/7, 365 dagen per jaar, online, vanaf huis, kantoor of waar ter wereld zij zich ook bevinden hun dossier inzien en kunnen zij, net als wij, in die digitale omgeving documenten downloaden en uploaden.

Workflow
Wij maken de voortgang van het werkproces van een dossier goed in real time inzichtelijk voor onze klanten, voor onszelf en voor andere bij het dossier betrokkenen. Wij werken daartoe met een workflow. Die is te volgen vanuit het Mijn Notarisdossier. In de kern komt de workflow erop neer dat elk dossier een procedurelijst met de volgende zes fases kent: 

  1. Cliënt- en zaakacceptatie-fase
  2. Dossieropstart-fase
  3. Vragenlijst-fase
  4. Behandel-fase
  5. Passeer-fase
  6. Nawerk-fase

De zes fasen van de workflow
Elke fase kent procedurelijst taken. Zo is voor elke betrokkene goed zichtbaar wie wat wanneer in het dossier uitvoert. Ook kan iedereen zien wat en wanneer van hem of haar iets verwacht wordt. De communicatie met elkaar wordt hiermee geoptimaliseerd en de kans op fouten en op reputatieschade wordt hiermee verkleind.

Cliënt- en zaakacceptatie-fase
Wij sturen u allereerst per e-mail een uitvoerige brief met informatie over de door u verlangde dienst. Gratis. Zodat u zich goed kunt informeren en een beter begrip krijgt van wat er zoal mogelijk is. Bij die brief treft u een aantal bijlagen, waaronder onze offerte. Indien u, door op een link in die e-mail te klikken, instemt met de voorwaarden van onze dienstverlening gaan wij het dossier voor u graag opstarten.

Dossieropstart-fase
Nadat u onze digitale offerte hebt geaccepteerd, starten wij het dossier graag voor u op. U ontvangt dan van ons een link om in te kunnen loggen in uw Mijn Notarisdossier. 

Vragenlijst-fase
Wij  verstrekken u via uw Mijn Notarisdossier een vragenlijst met het verzoek om die volledig in te vullen. Eerst na ontvangst daarvan beginnen wij met de inhoudelijke behandeling van het dossier. Dat is slechts anders indien het onderzoek ingevolgde de Wet te Voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ons nog eerst tot verder onderzoek noopt.

Behandel-fase
Wij kunnen u op basis van de door u aan ons verstrekte volledig ingevulde vragenlijst(en) gericht adviseren en het ontwerp van de akte(n) en andere documentatie goed, snel en efficiënt voorbereiden. We voorkomen door met digitale vragenlijsten te werken bovendien dat we meerdere keren achter elkaar aan moeten bellen of e-mailen om informatie te verzamelen. Doen dat uit efficiencyoverwegingen en voor uw comfort liever bij voorkeur gelijk in één keer goed. En we kunnen hiermee in het dossier ook steeds terugvinden wat wij u hebben gevraagd en hebben onderzocht en hoe u ons hebt geïnformeerd.    

Passeer-fase
Nadat u zich akkoord hebt verklaard met de ontwerp-documentatie, kunnen de stukken door partijen en de notaris bij ons op kantoor of op een andere overeen te komen locatie - in persoon of krachtens volmacht -  ondertekend worden. Dat noemen we ook wel het passeren van de akte(n). 

Nawerk-fase
Na het passeren van de akte werken we alles netjes af en ontvangt u in uw Mijn Notarisdossier een digitaal afschrift van de akte(n). Het is geheel aan u of u stukken wel of niet uitprint en in hard copy in een ordner, of hoe dan ook, opbergt. Het Mijn Notarisdossier blijft ook na het passeren van de akte(n) onverminderd voor u toegankelijk. Wij sluiten het Mijn Notarisdossier niet. En dat is handig. Zo raakt u de stukken nooit kwijt en kunnen de stukken ook niet ongewild onder ogen komen van diegenen voor wie ze niet bestemd zijn.     

Suggesties voor verbetering
Mocht u tijdens de behandeling van het dossier tegen iets aanlopen waarvan u denkt dat kan beter, dat kan anders of dat werkt niet goed (denk bijvoorbeeld aan een bug of als het uploaden van een document onverhoopt niet lukt), deel dat dan met ons. U helpt met die observatie al onze klanten en ons team. Dat is nog eens "Goed voor elkaar"!

Hebben jullie je automatisering wel goed op orde of werken jullie nog steeds met een ganzenveer?

Er zijn notariskantoren en er is MAES notarissen. Wij zijn in onze benadering onderscheidend. Niet als doel. Maar als resultaat. Tegenover alle tinten grijs zetten wij kleur. Wij laten zien wie wij zijn en waar wij voor staan.  Met onze energie, onze visie en toewijding. Zijn zichtbaar. Ondernemend. Sociaal. Treden naar buiten. Nemen onze verantwoordelijkheid. Ook maatschappelijk. Wij zijn vernieuwers. Geen volgers. Wij zijn gemotiveerd om het meest klantgerichte notariskantoor van de regio te zijn. Wij willen dat onze klanten trots zijn op de persoonlijke relatie die wij met ze hebben. En euforisch over wat wij ze professioneel brengen.

Onze ICT is dan ook state of the art. Wij hebben een professionele externe ICT beheerder die ons volledig ondersteunt met inachtneming van de wetgeving die voor notarissen, privacy en dataveiligheid geldt en werken constructief samen met DIRICT, de ontwikkelaar van ons softwarepakket "Notarisdossier" om het gebruik optimaal te krijgen en te houden. 

Wij werken met surfaces en een dubbele schermen set-up. Daardoor hebben onze medewerkers beter overzicht, kunnen ze sneller schakelen en efficiënter werken. 

Voor telefonie werken wij met het telefonie platform OneSpace, dat gekoppeld is aan Notarisdossier, ons CRM pakket, zodat wij vanuit het dossier via ons scherm met één druk op de knop kunnen bellen, beeldbellen, chatten en taken - zoals terugbelverzoeken - snel kunnen opvolgen. De medewerkers beschikken over een headset zodat ze heel praktisch het toetsenbord optimaal kunnen bedienen, zich kunnen verplaatsen of gefaciliteerd kunnen ijsberen, terwijl ze ondertussen met je in gesprek kunnen blijven.    

We werken met software pakketten, apps of systemen van onder meer Microsoft Office, Notarisdossier, Twinfield, SDU, Kluwer, Nextens en nog veel meer. We hebben veiligheidscertificaten en kunnen online registers raadplegen en stukken indienen.

Door onze state of the art automatisering kunnen wij onze klanten kwalitatief hoogwaardig, snel, efficiënt en voordelig bedienen. 

Wij doen veel digitaal. Elke klant krijgt bij ons toegang tot zijn eigen online Mijn Notarisdossier. Dat is een AVG-proof  beveiligde digitale omgeving waar wij documenten met elkaar uitwisselen. Het Mijn Notarisdossier is voor onze klanten en partijen die er toegang toe krijgen 24/7 en 365 dagen per jaar toegankelijk. Waar ter wereld zij zich ook bevinden. In het Mijn Notarisdossier kunnen betrokkenen met een Workflow de (procedure)voortgang van een dossier in real time volgen. Zodat je precies weet, wie wat en wanneer in het dossier uitvoert.   

Ik ben mijn wachtwoord voor het Mijn online dossier kwijt. Hoe kan ik nu inloggen?
Voorheen moest je ons dan bellen of mailen en zonden wij je een nieuwe link toe waarmee je kunt inloggen. We hebben de software door ontwikkeld en je kunt nu zonder tussenkomst in het systeem je wachtwoord wijzigen. Het wijst zich vanzelf.

Mocht het onverhoopt toch niet zelfstandig lukken. Geen man overbood. Mail ons op service@maesnotarissen.nl of bel ons, kies doorkiesnummer 4 en wij helpen je graag weer op weg. Goed voor elkaar!
Kan ik ook bij jullie terecht, als er weer maatregelen gelden vanwege de COVID-19 (corona) pandemie?

Zeker. Wij verlenen vitale diensten. Dat betekent dat daar waar tot ons groot verdriet een groot gedeelte van Nederland in de achterliggende periode haar deuren gesloten moest houden, wij geopend moeten blijven om u van dienst te kunnen zijn. Met alle risico's voor onze gewaardeerde gasten en medewerkers van dien.

Er is vanwege de beroepsuitoefening door notarissen vanwege de pandemie zelfs speciaal noodwetgeving op ons van toepassing. Zo kunnen wij bijvoorbeeld voor patiënten die met COVID op de intensive care liggen, nog een testament maken maar zonder dat wij in persoon, fysiek, naast hun bed hoeven te gaan staan. We mogen bij het passeren van de akte gebruik maken van audiovisuele middelen, zoals beeldbellen en moeten dit dan in de akte vermelden.

Omdat wij op kantoor waken over het welzijn van onze gasten en medewerkers hanteren wij een protocol waar iedereen die bij ons binnenkomt zich naar dient te gedragen. Het geactualiseerde protocol vind je hier.

Hoe kan ik vaststellen of jullie een goede notaris zijn?

Peer-review

Op 26 november 2021 heeft er een vanwege de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) verplichte intercollegiale toetsing van de kwaliteit en integriteit van notaris mr. G.H.H.J. (Geert) Janssen MRE MBA en de praktijk van MAES notarissen en Basisnotarissen Rijnmond plaatsgehad.

Over ons

MAES notarissen is een onafhankelijk full service notariskantoor voor particulieren, ondernemingen en (semi)overheden uit de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Gespecialiseerd in personen- en familierecht, ondernemingsrecht en vastgoed. Wij begeleiden onze klanten bij de momenten die er werkelijk toe doen in het leven. Zakelijk en privé. Wij bieden rust, betrouwbaarheid en zekerheid. Leveren maatwerk én hebben met Basisnotarissen Rijnmond een discount label voor voordelige confectie. Onberispelijk, toegewijd en integer.

Top notch

De auditoren die de peer-review uitvoerden toonden zich buitengewoon lovend over notaris mr. G.H.H.J. Janssen MRE MBA en de wijze van praktijkvoering op ons kantoor. In hun rapportage schreven zij:
 

"Dit kantoor streeft ernaar om met een vakbekwaam team en goede digitalisering van processen, het notariële vak met aandacht en inzet voor kwaliteit ten behoeve van haar cliënten, zo efficiënt mogelijk uit te oefenen. Het vakbekwame team slaagt er in dat streven waar te maken. De wettelijke verplichtingen worden nageleefd, het opdrachtproces is op orde en er is aandacht voor belehrung."

 

Aanmoediging

Wij beschouwen de uitkomst van de peer-review - samen met alle klantreviews die wij het afgelopen jaar mochten ontvangen - als een opsteker, maar vooral als een aanmoediging om ook dit lopend jaar als team steeds het maximale te blijven doen om ons beroep zo goed mogelijk uit te oefenen en om onze klanten onberispelijk, toegewijd en integer te bedienen. Wij blijven ons daar onverminderd voor inzetten.

Rol Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie 

De KNB zet zich in voor een hoogwaardig en integer notariaat en daarmee voor een sterke rechtszekerheid in Nederland. De KNB geeft advies en voorlichting aan haar leden en verzorgt opleidingen. Dit alles gebeurt in nauwe samenspraak met een beroepsgroep die zeer gemotiveerd is om zichzelf voortdurend te verbeteren.

De KNB heeft als publiekrechtelijke beroepsorganisatie de bevoegdheid om zaken rond de uitoefening van het beroep verbindend te regelen voor de leden. Zo kent de KNB een ‘Verordening op kwaliteit’ om de kwaliteit en integriteit van het notariaat te bevorderen. Deze verordening regelt onder andere de intercollegiale toetsing, het peer review binnen het notariaat.

De KNB is nadrukkelijk geen toezichthouder. Voor het notariaat is de toezichthouder het Bureau Financieel Toezicht (BFT). Wel is er een nauwe samenwerking tussen het BFT en de KNB. Zo is afgesproken dat de KNB de naleving van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) toetst. De KNB heeft deze toetsingen ondergebracht in het peer-review. Het BFT heeft de KNB gecomplimenteerd met de consciëntieuze uitvoering van het toezicht.

Het peer-review
 
Het peer-review is een intercollegiale toetsing waarbij ieder notariskantoor eens per drie jaar door een auditor wordt getoetst. Het peer-review staat voor krachtige intercollegiale toetsing van de kwaliteit en integriteit van de notaris en zijn praktijk. Uitgangspunt van het peer-review is dat beroepsgenoten het beste kunnen beoordelen of een kantoor kwalitatief goed en integer werkt. 

Leidraad bij het peer-review zijn negentien criteria die in samenspraak met de beroepsgroep tot stand zijn gekomen. Het peer-review is weliswaar intercollegiaal, maar zeker niet vrijblijvend. Iedere toetsing resulteert in een duidelijke rapportage met een overzicht van de bevindingen en aandachtspunten. Bij tekortkomingen krijgt het kantoor tijd om verbeteringen door te voeren. Bij kleine tekortkomingen wordt de controle hierop schriftelijk afgehandeld, maar bij grote tekortkomingen volgt een heraudit. Als
klachtwaardig handelen wordt vermoed, volgt een uitgebreid nader onderzoek. Eventueel dient de KNB vervolgens een klacht bij de Kamer van Toezicht in.

Hebben jullie veel ervaring?

Een aantal jaren terug vierden wij ons 25 jarig jubileum. Wij hebben een vast, omvangrijk en loyaal team van zeer ervaren medewerkers. Kennen elkaar van haver tot gort. Hebben onderling aan één woord genoeg. Hebben met elkaar een paar eeuwen aan ervaring in het notariaat. Samen zijn wij MAES notarissen. 

Hoe word je notaris?

Notaris word je door benoeming bij Koninklijk Besluit. Om voor benoeming in aanmerking te kunnen komen moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. Die voorwaarden staan beschreven in de Wet op het Notarisambt. De belangrijkste voorwaarden zijn dat:

  • De betrokkene Nederlander is
  • Hij de bij de wet voorgeschreven notariële examens met goed gevolg heeft afgelegd
  • De betrokkene daarna tenminste zes jaar als kandidaat-notaris praktijkervaring heeft opgedaan op één of meer notariskantoren;
  • De kandidaat-notaris met goed gevolg de examens van de Notariele Beroepsopleiding heeft afgelegd en
  • De betrokkene in het bezit is van een ondernemingsplan dat aan de daarvoor gestelde eisen voldoet

Na zijn benoeming bij Koninklijk Besluit moet de notaris een drieledige eed afleggen, waarvan voor het publiek de beroepseed het belangrijkste onderdeel is. Daarin zweert of belooft de notaris dat hij:

  • De door hem aanvaarde taak eerlijk, nauwgezet en onpartijdig zal uitvoeren
  • Zich zal gedragen naar de wetten, reglementen en de verordeningen die op het notarisambt betrekking hebben
  • Geheimhouding zal betrachten ten aanzien van alles waarvan hij door zijn ambt kennis neemt

Door het afleggen van de eed is de notaris niet alleen bevoegd, maar ook verplicht zijn diensten aan het publiek te verlenen.

Meten jullie de klanttevredenheid?

Ja. Dat doen wij. Wij meten onze klanttevredenheid. Nauwgezet en voortdurend. Wij streven ernaar om een hoog klanttevredenheidscijfer te scoren. Dat lukt ons overigens  heel erg goed. Wij hebben een NPO van 9,2 (1-10). Wij hechten daar sterk aan. Door de klanttevredenheid te meten beschikken wij over data waarop wij kunnen sturen om onze dienstverlening constant te blijven verbeteren. Dat doen wij dus ook. 

Zijn jullie aangesloten bij beroepsverenigingen?

Wij zijn (aspirant) lid van of anderszins betrokken (geweest) bij de volgende beroepsverenigingen:

  • Vereniging Ondernemingsrecht Specialisten Notariaat (VON)
    Er is geen notariële discipline waar maatschappelijke, conjuncturele en technologische ontwikkelingen het vakgebied zo snel en ingrijpend beïnvloeden als het ondernemingsrecht. Kennisontwikkeling en kennisdeling zijn dan ook essentieel, zowel voor de individuele beoefenaar als voor opdrachtgevers en andere stakeholders. VON maakt het ondernemingsrecht het pronkjuweel van het notariaat. Als vereniging voor vakspecialisten biedt VON een kennisplatform voor ervaren en startende beroepsbeoefenaars. Wetenschappelijke onderbouwing en praktische toepasbaarheid gaan hierbij samen.
  • Notariële Registergoed Specialisten (NRS)
    Het doel van deze vereniging is het bevorderen van de kennis en beroepsuitoefening op het gebied van het registergoederenrecht. Zij biedt haar leden de gelegenheid de kennis up-to-date te houden en die kennis naar een hoger niveau te tillen, door het aanbieden van lezingen en studiebijeenkomsten, die dieper op de specifieke materie ingaan dan gebruikelijk is. Voorts wil de NRS een platform bieden voor de onderlinge uitwisseling van kennis en ervaring binnen de beroepsgroep, en zo bijdragen aan het verder vergroten van deze kennis.
  • Vereniging Mediators in het Notariaat (VMN)
    De VMN is een notariële specialistenvereniging op het gebied van mediation en scheidingsbemiddeling. De leden zijn allen als notaris of kandidaat-notaris werkzaam in de notariële praktijk en zijn speciaal opgeleid om op een onpartijdige manier te bemiddelen in allerlei conflicten. Bovendien hebben de meeste VMN-leden zich gespecialiseerd in het behandelen van beëindiging van relaties en kunnen zich scheidingsbemiddelaar noemen
  • Instituut voor Bouwrecht (IBR)
    Het Instituut voor Bouwrecht is het onafhankelijke kenniscentrum op het gebied van publiek- en privaatrechtelijk bouwrecht. De missie van het IBR is het op onafhankelijke wijze bevorderen van de wetenschappelijke en praktische beoefening van het bouwrecht. Zij biedt onderzoek, onderwijs en publicaties.
  • Nederlandse Organisatie voor Executeurs (NOVEX)
    NOVEX is een belangenorganisatie voor executeurs, vereffenaars en levensexecuteurs. Zij stelt zich bovendien ten doel de vakbekwaamheid van en de professionele taakuitoefening door executeurs, vereffenaars en levensexecuteurs te bevorderen zodat de particulier kan vertrouwen op een professionele dienstverlening van haar leden.
  • Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) 
    De KNB behartigt de belangen van de (kandidaat-)notarissen in Nederland en zorgt dat zij hun werk goed kunnen doen. Alle (kandidaat-)notarissen in Nederland zijn verplicht lid van de KNB. De KNB bewaakt en bevordert de kwaliteit van het notariaat en behartigt de belangen van haar leden.
Wanneer is tussenkomst van een notaris verplicht?

De wet stelt de notariële akte vaak verplicht. Een aantal overeenkomsten en verklaringen wordt pas geldig als ze zijn opgenomen in een notariële akte. Je moet in ieder geval naar de notaris voor het:

  • Maken of wijzigen van huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden
  • Maken of wijzigen van een testament 
  • Overdragen van een onroerende zaak, zoals een woning 
  • Vestigen van zakelijke rechten, zoals een hypotheek, op een onroerende zaak 
  • Oprichten van een besloten vennootschap 
  • Overdragen van aandelen in een besloten vennootschap 
  • Oprichten van een stichting
Ondernemen jullie wel maatschappelijk verantwoord?

Wij onderkennen de verantwoordelijkheid die wij dragen voor onze klanten, onze medewerkers, leveranciers, stakeholders en de samenleving waar wij deel van uitmaken. Op zowel professioneel als maatschappelijk terrein. Onze maatschappelijke verantwoordelijkheid richt zich op vier thema’s: governance, een duurzame leefomgeving, sociale betrokkenheid en een stimulerende werkomgeving. Wij hopen daarmee impact te kunnen hebben.

Governance

Wij verlenen diensten naar de hoogste ethische en professionele normen. Eerlijk en oprecht. Wij doen wat wij zeggen en wij zeggen wat wij doen. Wij moeten op elk willekeurig moment ons handelen en ons gedrag kunnen verantwoorden. Ons integriteitsbeleid houdt in:

  • Dat wij ons gedragen in overeenstemming met de wet en de beroeps- en gedragsregels
  • Dat wij ons gedragen in lijn met hetgeen volgens ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt 
  • Dat wij belangenverstrengeling vermijden
  • Dat wij zorgvuldigheid inachtnemen ten aanzien van ons toevertrouwde persoonlijke en gevoelige informatie
  • Dat wij ons gedragen naar afspraak is afspraak
  • Dat wij goed voorlichting geven over de inhoud en de gevolgen van de inhoud van de akte ("de Belehrungspflicht") 

Duurzame leefomgeving

Wij bouwen aan een duurzame onderneming die waarde hecht, niet alleen aan zorg voor de klant, maar ook aan zorg voor de leefomgeving.  Een gezonde leefomgeving - schone lucht, water en bodem - draagt bij aan de kwaliteit van leven. Wij zijn ons bewust van de impact die onze activiteiten op het milieu kunnen hebben. Wij zijn ervan overtuigd dat wij als onderneming kunnen groeien zonder het milieu extra te belasten. Door duurzaam te groeien. Door efficiënt met energie, met ons gebouw, transport en papier om te gaan. Door bewust met consumptie om te gaan. Door afval te recyclen. Dat doen wij dus ook. Wij verplaatsen ons zoveel mogelijk te voet, per (elektrische) fiets en schone auto, hebben de consumptie van vlees verminderd, vliegen wat minder dan voorheen, maar wij zijn geen klimaatdrammers. Wij menen dat de klimaatambities alleen te realiseren zijn, als de lasten mondiaal en nationaal eerlijk worden verdeeld en voor iedereen goed te dragen zijn. It is not easy being green.

Sociale betrokkenheid

Onze sociale betrokkenheid brengt met zich mee dat wij goede doelen en maatschappelijke organisaties ondersteunen. Wilje weten hoe? Kijk dan op:  https://maesnotarissen.nl/sociale-betrokkenheid.   

Wat kost het?

Onze tarieven en kortingsregelingen kun je vinden in de footer "Tarieven, kortingsregelingen en geldverkeer" op onze website. 

Bij MAES notarissen willen wij graag kostenbewust diensten met de hoogste kwaliteit verlenen. Wij erkennen de noodzaak om je budget voor onze diensten te managen en dat hetgeen wij in rekening brengen waar voor je geld moet zijn. Wij denken dat de tariefstructuur die wij hanteren redelijk is en dat onze tarieven in verhouding staan tot de waarde die wij toevoegen. Ons streven is om op basis van de door ons geleverde kwaliteit en de daartegenover staande honorering een bestendige relatie met onze klanten te onderhouden. Wij doen dat onberispelijk, toegewijd en integer. Bieden onze klanten rust, betrouwbaarheid en zekerheid.

Bedenk daarbij ook nog het volgende. Stel je voor. Je bent samen met je liefde, jullie hebben een huis gekocht, nemen een hypotheek, maken een samenlevingscontract, ieder een testament en ook ieder een levenstestament. Dan heb je alle zaken voor, laten we zeggen, de eerste 20 jaar, goed voor elkaar. Stel dat dit alles - inclusief de kortingen -  bij elkaar jullie € 2.500 gaat kosten. Best een flink bedrag. Dat komt over een periode van 20 jaar neer op € 0.17 (zeventien cent) per persoon per dag. Betrek daarbij dat je met het samenlevingscontract, twee testamenten en twee levenstestamenten belastingvoordelen zal behalen, toekomstige kosten kunt vermijden en familieruzie of andere onenigheid kunt voorkomen. De prijs die je betaalt om het goed voor jezelf, je partner en je kinderen, je familie te regelen, is daardoor pers saldo dus nog aanzienlijk lager dan die € 0.17 (zeventien cent). De waarde daarvan ligt vele malen boven de prijs van € 0.17 (zeventien cent). Het levert je zelfs geld op. Mogelijk zelfs heel veel. Een veelvoud van die € 2.500. Denk daar maar eens goed over na. 

Kan ik een vaste prijs vooraf krijgen?

Tuurlijk. Bij MAES notarissen zijn wij flexibel in onze benadering van declareren. In overleg met de klant bepalen we vooraf de honorerings-systematiek. Ons honorarium is in beginsel gebaseerd op de daadwerkelijk aan het dossier bestede en door ons geadministreerde tijd (per tijdseenheid van 6 minuten) vermenigvuldigd met de toepasselijke uurtarieven. 

Wij zijn echter graag bereid om een vaste vergoeding voor bepaalde soorten werk af te geven, waarbij wij in de regel onze tijdsbesteding redelijk goed kunnen inschatten. Je weet dan vooraf waar je aan toe bent. Wel zo rustig. Wel zo duidelijk. 

Hoe krijg ik een offerte?

Wil je een offerte, laat het ons dan weten via het aanvraagformulier op deze website of e-mail ons (offerte@maesnotarissen.nl), of bel ons op +31 (0)10 44 5 3 777.  Wij sturen je dan ter informatie geheel vrijblijvend een uitvoerige e-mail (met bijlagen) met een inhoudelijke uiteenzetting van de gevraagde dienst. Gratis. Zodat jij je goed kunt oriënteren. Bij die e-mail zit als bijlage onder meer onze offerte. Indien jij instemt met de voorwaarden op basis waarvan wij onze diensten verlenen, kun je op de link in de e-mail klikken. 

Kost het mij meteen wat? Zit ik gelijk ergens aan vast?
Bel ons voor een kennismakingsgesprek. Zo'n telefonisch kennismakingsgesprek is altijd kosteloos en vrijblijvend. We nemen je dan graag en in alle rust bij de hand. Afhankelijk van wat uit ons gesprek volgt, zullen wij je vervolgens per e-mail een offerte aanreiken. In die offerte beschrijven wij de verlangde dienst en onze voorwaarden op basis waarvan wij de opdracht uitvoeren. Na acceptatie van de offerte ontvang je een digitale vragenlijst. Zodra je die hebt ingevuld, kunnen wij je situatie goed beoordelen. Vervolgens ontwerpen we de akten, reiken je die ter beoordeling in concept aan en lichten toe. Efficiënt en degelijk. Daarna volgt de passeerafspraak met de notaris die alles nog een keer goed met je doorneemt voordat je tekent. Tenslotte werken we het dossier netjes voor je af en nodigen wij je uit voor deelname aan ons klanttevredenheidsonderzoek. Dat houdt ons scherp.
Wat staat er in jullie kleine lettertjes?

Wij hebben algemene voorwaarden. Die zijn gedeponeerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ze zijn geplaatst op onze website. En wij kunnen ze je op verzoek ook toesturen. De algemene voorwaarden zien op de uitvoering van opdrachten door ons en regelt de relatie tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. 

Waar blijft mijn offerte?

Oeps. Heb je een verzoek om een offerte telefonisch aan ons gedaan of online? Via een website van een derde (zoals de Goedkoopste Notaris bijvoorbeeld)? Of rechtstreeks via onze eigen corporate website of info e-mailadres? En heb je niet binnen 24 uur van ons vernomen?  Neem dan direct en rechtstreeks contact met offerte@maesnotarissen.nl. Dan zorgen wij dat je nog dezelfde dag een offerte ontvangt.   

Zijn jullie een dure notaris?

Wat is duur en wat wil je? Als je uit eten wilt gaan, kun je naar McDonalds of naar sterrenrestaurant De Librije. Wil je een auto dan kun je kiezen voor een Skoda of een Rolls Royce. Een taartje kan je halen bij de Hema of bij meester patissier Huize van Wely. Voor kleding kan je naar de Primark of, zoals Koningin Maxima doet, naar het atelier van couturier Jan Taminiau. Tussen de geschetste uitersten is heel veel denkbaar. Er is voor elk wel wat wils. 

Bij MAES notarissen willen wij graag kostenbewust diensten met de hoogste kwaliteit verlenen. Wij erkennen de noodzaak om je budget voor onze diensten te managen en dat hetgeen wij in rekening brengen waar voor je geld moet zijn. Wij denken dat de tariefstructuur die wij hanteren redelijk is en dat onze tarieven in verhouding staan tot de waarde die wij toevoegen. Ons streven is om op basis van de door ons geleverde kwaliteit en de daartegenover staande honorering een bestendige relatie met onze klanten te onderhouden. Wij doen dat onberispelijk, toegewijd en integer. Bieden onze klanten rust, betrouwbaarheid en zekerheid.

Wij hanteren een combi-kortingsregeling voor bepaalde combinatie-akten, aangezien wij door die combinatie efficiënter kunnen produceren. 

Daarnaast bieden wij boven op de combi-kortingsregeling, vanwege onze ambitie om ondernemend, sociaal en maatschappelijk betrokken te zijn, ook nog eens de sociale "Goed-voor-elkaar-korting" van 5%, aan:

  • Starters op de woningmarkt, die geen financiële hulp van hun ouders (kunnen) krijgen  
  • Gepensioneerden die recht hebben op een uitkering ingevolge de AOW (Algemene Ouderdomswet) en geen ander inkomen of vermogen hebben 
  • Particulieren die recht hebben op een uitkering ingevolgde de WW (werkloosheidswet), de WIA (wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) 
  • Particuliere klanten die werkzaam zijn in de zorg, het onderwijs, bij hulpdiensten (politie, brandweer, ambulance), defensie of een gemeente
  • Landbouwers, veehouders en tuinders  
  • Alle actoren in de vastgoedsector die woningen aan de bestaande voorraad toevoegen.
  • Leden of alumni van de op deze website onder impact/maatschappelijk verantwoord ondernemen/sociale betrokkenheid/netwerken genoemde netwerkorganisaties 

mits je daarenboven via social media met ons duurzame verbondenheid laat blijken door een connectie of vriend te zijn, ons te volgen, ons te liken en af en toe onze berichten met anderen deelt.  

Bedenk ook nog het volgende.

Stel je voor. Je bent samen met je liefde, jullie hebben een huis gekocht, nemen een hypotheek, maken een samenlevingscontract, ieder een testament en ook ieder een levenstestament. Dan heb je alle zaken voor, laten we zeggen, de eerste 20 jaar, goed voor elkaar. Stel dat dit alles - inclusief de kortingen - bij elkaar jullie € 2.500 gaat kosten. Best een flink bedrag. Dat komt over een periode van 20 jaar neer op € 0,17 (zeventien cent) per persoon per dag. Betrek daarbij dat je met het samenlevingscontract, twee testamenten en twee levenstestamenten belastingvoordelen zal behalen, toekomstige kosten kunt vermijden en familieruzie of andere onenigheid kunt voorkomen. De prijs die je betaalt om het goed voor jezelf, je partner en je kinderen, je familie te regelen, is daardoor pers saldo dus nog aanzienlijk lager dan die € 0,17 (zeventien cent). De waarde daarvan ligt vele malen boven de prijs van € 0,17 (zeventien cent). Het levert je zelfs geld op. Mogelijk zelfs heel veel. Een veelvoud van die € 2.500. Denk daar maar eens goed over na. 

Kan ik met een bezoek aan de notaris miljonair worden?

Miljonair worden

Een bezoek aan MAES notarissen kan jou en je dierbaren heel veel geld opleveren. Bijvoorbeeld omdat jij met tussenkomst van de notaris je vermogen adequaat beschermt en voorkomt dat anderen - zoals de belastingdienst, schuldeisers, exen, zakenpartners of afvalligen - met jouw geld aan de haal (kunnen) gaan. 

De kost gaat voor de baat uit

Natuurlijk je maakt ook notariskosten, de opdracht moet immers worden uitgevoerd, maar in de meeste gevallen word jij er zelf juist alleen maar beter van.

Notariskosten en de vergoeding voor de notaris is niet hetzelfde

Honorarium

Het leeuwendeel van de door jou gemaakte notariskosten gaat overigens naar de Nederlandse Staat en naar derden. Het honorarium voor de notaris, dus de vergoeding voor de door hem of haar verleende diensten en voor het risico dat hij of zij loopt, is daar veelal maar een betrekkelijk gering onderdeel van.

Btw | Omzetbelasting 

Ongeveer 20% van wat je (als consument) betaalt, gaat naar onze Minister van Financiën. Dat verdwijnt als omzetbelasting (btw) in de schatkist in de hoop en de verwachting dat het door onze bewindslieden voor ons allen goed besteed wordt. Aan onderwijs, zorg, infrastructuur en sociale zekerheid, om maar wat te noemen.     

Overdrachtsbelasting

Bij vastgoedtransacties ben je als verkrijger in beginsel ook nog overdrachtsbelasting verschuldigd, vaak 2% en soms wel 8% (wordt in 2023 zelfs meer dan 10%) over de koopprijs of waarde van het vastgoed. Gaat ook naar de Staat. Overigens is de notaris en niet de verkrijger door de wetgever aansprakelijk gemaakt voor de juiste en tijdige afdracht van die overdrachtsbelasting. Draagt de notaris niet tijdig af, of heeft hij ten onrechte een vrijstelling van toepassing verklaard of te weinig geïncasseerd - bijvoorbeeld omdat de taxatiewaarde hoger is dan de koopprijs - dan legt de fiscus zijn claim bij de notaris neer en die moet dan de portemonnee trekken. 

Verschotten 

Derden brengen kosten in rekening die de notaris risicodragend voor je heeft voorgeschoten. Dat zijn kosten die de notaris moet maken om de door de klant aan hem verstrekte opdracht uit te kunnen voeren. Denk aan kosten die in rekening worden gebracht door en voor: het kadaster, het handelsregister én het UBO-register van de kamer van koophandel, het centraal (levens-)testamentenregister, de rechtbank, het insolventieregister, het curatele- en bewind register, het huwelijksgoederenregister, de basisregistratie personen, verificatie en identificatie, een tolk en meer.

Verrekening tussen verkoper en koper van zakelijke lasten 

Daarnaast verrekent de notaris bij vastgoedtransacties, als kosteloze service voor partijen, de te verrekenen zakelijke lasten, zodat partijen dat niet (achteraf) zelf met elkaar moeten zien te organiseren.

Betaalkantoor

En de notaris fungeert veelal als betaalkantoor. Hij incasseert voor derden, denk aan de bank, de makelaar, de hypotheekadviseur, de taxateur, schuldeisers, beslagleggers wat er verschuldigd is en draagt dat af aan degene(n) die het toekomt.

Goedkoop is duurkoop

Wij horen soms terug van klanten dat ze verbaasd zijn over het lage honorarium van de notaris, bijvoorbeeld in verhouding tot hetgeen de makelaar en/of de hypotheekadviseur in rekening brengen. Wij denken dat het verstandig is om geen appels met peren te vergelijken en om ook niet te onderschatten dat de toegevoegde waarde van een voortreffelijke makelaar of goed hypotheekadvies je juist ook heel veel oplevert en een slecht advies of slechte begeleiding je heel veel kan kosten. En niet alleen nachtrust. Er zijn in onze regio veel adviseurs waar wij hele goede ervaringen mee hebben en die wij je van harte kunnen aanbevelen.        

Op naar de volgende 500e akte!

Als je bij ons op kantoor een akte passeert, zie je in de passeerkamer bij de notaris een grote champagnekoeler op een bijzetmeubel staan, met in die koeler een paar hele mooie flessen champagne. Misschien liggen die daar wel op jou te wachten. Want die flessen gaan op het ijs, zodra we het passeren van de volgende 500e akte gaan naderen. Want bij elke 500e akte die bij ons op kantoor wordt gepasseerd (door partijen en door de notaris wordt ondertekend), tonen wij onze dankbaarheid en staan we uitvoerig stil bij het door onze klanten in ons kantoor gestelde vertrouwen. Dan vieren we met elkaar een klein spontaan feestje. Dat gebeurt dus een aantal keren per jaar, al weten we ver vooraf nooit precies wanneer dat zal zijn. De - alsdan - gekoelde champagne gaat dan open. Wij drinken met die klant op het leven en op iedereen die ons dierbaar is. Maar staan ook stil bij degenen die ons (te vroeg) zijn ontvallen. En kijken vooruit. Naar wat nog komen gaat. Naar het geluk dat ergens op ons wacht. 

Take a chance en misschien word jij wel miljonair

En om dat geluk een handje te helpen, krijgt de klant van de 500e akte van ons ook nog een lot cadeau. Wij spelen dan graag met dat lot voor die klant mee in de eerstvolgende trekking van loterij Care-a-lot, de Gezondheidsloterij van Nederland. En dan maakt de klant kans op geweldige prijzen met een hoofdprijs van € 1.000.000. Maar dat is niet alles. Door mee te spelen doen wij met elkaar ook een beetje goed aan de wereld. Wij hebben namelijk Support Casper als goed doel gekozen, waaraan 40% van onze inleg wordt overgemaakt. Een echte win - win situatie. 

Maak je zomaar kans om met een bezoek aan de notaris in één keer miljonair te worden.

Zijn notariskosten en het notarieel honorarium hetzelfde?

Honorarium

Het leeuwendeel van de door jou gemaakte notariskosten gaat naar de Nederlandse Staat en naar derden (belastingsdienst, verkoper, taxateur, makelaar, hypotheekadviseur, kamer van koophandel, kadaster, rechtbank, etc). Het honorarium voor de notaris, dus de vergoeding voor de door hem of haar verleende diensten en voor het risico dat hij of zij loopt, is daar veelal maar een betrekkelijk gering onderdeel van de notariskosten.

Btw | Omzetbelasting 

Ongeveer 20% van wat je (als consument) betaalt, gaat naar onze Minister van Financiën. Dat verdwijnt als omzetbelasting (btw) in de schatkist in de hoop en de verwachting dat het door onze bewindslieden voor ons allen goed besteed wordt. Aan onderwijs, zorg, infrastructuur en sociale zekerheid, om maar wat te noemen.     

Overdrachtsbelasting

Bij vastgoedtransacties ben je als verkrijger in beginsel ook nog overdrachtsbelasting verschuldigd, vaak 2% en soms wel 8% (wordt in 2023 zelfs meer dan 10%) over de koopprijs of waarde van het vastgoed. Gaat ook naar de Staat. Overigens is de notaris en niet de verkrijger door de wetgever aansprakelijk gemaakt voor de juiste en tijdige afdracht van die overdrachtsbelasting. Draagt de notaris niet tijdig af, of heeft hij ten onrechte een vrijstelling van toepassing verklaard of te weinig geïncasseerd - bijvoorbeeld omdat de taxatiewaarde hoger is dan de koopprijs - dan legt de fiscus zijn claim bij de notaris neer en die moet dan de portemonnee trekken. 

Verschotten 

Derden brengen kosten in rekening die de notaris risicodragend voor je heeft voorgeschoten. Dat zijn kosten die de notaris moet maken om de door de klant aan hem verstrekte opdracht uit te kunnen voeren. Denk aan kosten die in rekening worden gebracht door en voor: het kadaster, het handelsregister én het UBO-register van de kamer van koophandel, het centraal (levens-)testamentenregister, de rechtbank, het insolventieregister, het curatele- en bewind register, het huwelijksgoederenregister, de basisregistratie personen, verificatie en identificatie, een tolk en meer.

Verrekening tussen verkoper en koper van zakelijke lasten 

Daarnaast verrekent de notaris bij vastgoedtransacties, als kosteloze service voor partijen, de te verrekenen zakelijke lasten, zodat partijen dat niet (achteraf) zelf met elkaar moeten zien te organiseren.

Betaalkantoor

En de notaris fungeert veelal als betaalkantoor. Hij incasseert voor derden, denk aan de bank, de makelaar, de hypotheekadviseur, de taxateur, schuldeisers, beslagleggers wat er verschuldigd is en draagt dat af aan degene(n) die het toekomt.

Is die Porsche voor de deur van u, notaris?

Nee. Die mooie snelle auto die vaak pal voor ons kantoor geparkeerd staat is van een gewaardeerde hardwerkende en ondernemende buurman. Voor onze notaris is een Porsche een jongensdroom. En dat blijft het ook. Hij rijdt in een nette, maar degelijke, gezinsauto. Hij investeert in het kantoor om klanten een nog betere dienstverlening te kunnen bieden en geeft aan de samenleving met pro bono, sponsoring, kortingen en donaties terug. Als vader van drie dochters helpt hij, met wat resteert, zijn kinderen met het aflossen van hun studieschuld. De tijden dat notarissen goud geld verdienden ligt sinds de invoering van de vrije tarieven en daarover heen ook nog eens de economische crisis ver achter ons. Het is hard voor weinig en om die reden verlaten veel notarissen het mooie notarisvak.      

Kan ik korting krijgen?

Vanzelfsprekend. Onze tarieven en kortingsregelingen kun je vinden op onze website. 

Combinatie-korting

Wij hanteren een combi-kortingsregeling voor bepaalde combinatie-akten, aangezien wij door die combinatie efficiënter kunnen produceren. 

Goed-voor-elkaar-korting 

Daarnaast bieden wij boven op de combi-kortingsregeling, vanwege onze ambitie om ondernemend, sociaal en maatschappelijk betrokken te zijn, ook nog eens de sociale "Goed-voor-elkaar-korting" van 5%, aan:

  • Starters op de woningmarkt, die geen financiële hulp van hun ouders (kunnen) krijgen
  • Gepensioneerden die recht hebben op een uitkering ingevolge de AOW (Algemene Ouderdomswet) en geen ander inkomen of vermogen hebben
  • Particulieren die recht hebben op een uitkering ingevolgde de WW (werkloosheidswet), de WIA (wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen)
  • Particuliere klanten die werkzaam zijn in de zorg, het onderwijs, bij hulpdiensten (politie, brandweer, ambulance), defensie of een gemeente
  • Ondernemers en ZZP-ers, die door de lockdown periode vanwege de COVID-19 pandemie hun omzet en winst per maand met meer dan 20% hebben zien dalen 
  • Landbouwers, veehouders en tuinders
  • Alle actoren in de vastgoedsector die woningen aan de bestaande voorraad toevoegen
  • Leden of alumni van de op deze website onder impact/maatschappelijk verantwoord ondernemen/sociale betrokkenheid/netwerken genoemde netwerkorganisaties

en mits ze via social media hun duurzame verbondenheid met ons willen laten blijken door een connectie of vriend te zijn, ons te volgen, ons te liken en af en toe onze berichten met anderen te delen.  

De combi-kortingsregeling kunnen wij direct in de offerte verwerken. De goed-voor-elkaar- kortingsregeling kunnen wij niet opnemen in de offerte, maar wordt eerst, indien van toepassing, op de nota van afrekening of declaratie verwerkt.

Alle bedragen, tarieven en honoraria zijn, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven, exclusief verschotten en 21% omzetbelasting en zien uitsluitend op de gebruikelijke werkzaamheden. De verschotten en omzetbelasting specificeren wij voor je in de afrekening en indien mogelijk reeds in de offerte. 

Gratis screening

Wij bieden ondernemers, ondernemingen en particulieren uit de regio een jaarlijkse screening aan van alle notariële zaken. Op ons initiatief. Doen dat kosteloos. We doen dan een onderzoek naar bijvoorbeeld huwelijkse voorwaarden, testamenten, levenstestamenten, financial en estate planning, bestuur en toezicht, governance en compliance, statuten en aandeelhoudersovereenkomsten  Omdat het wellicht beter, efficiënter en voordeliger kan. En om er zeker van te zijn dat het allemaal goed geregeld is. Zoals jij het hebben wil. Aangepast aan de veranderingen in het leven.

Goed voor elkaar. 

Waarom zijn de kosten van de notarissen zo verschillend?

Sinds 1999 zijn de tarieven vrij.  Notarissen mogen zelf bepalen welk prijs ze voor hun diensten willen rekenen. Voor 1999 golden vaste, hoge tarieven. Uit die tijd stamt het beeld van de notaris als gemakkelijke dikke sigaren rokende grootverdiener. Inmiddels concurreert de notaris met andere notarissen en ook met andere aanbieders van notariële en aanverwante diensten. De gedachte van die marktwerking is dat het leidt tot betere kwaliteit en een competitieve prijsvorming. De prijzen kunnen dus flink uiteenlopen. Tot wel honderden euro’s. Kijk en vergelijk daarom goed. Waak ervoor appels met peren te vergelijken.

Die prijsverschillen betekenen nog niet dat je voor een lagere prijs een mindere dienstverlening moet verwachten of zelf thuis al het voorwerk online moet gaan zitten doen. Maar goedkoop kan ook duurkoop blijken te zijn. Veel prijsverschillen worden veroorzaakt door het kostenniveau van het notariskantoor. Dat kan met kwaliteit en efficiency te maken hebben, maar dat hoeft niet. Wanneer je dus op zoek bent naar prijsvoordeel, loont het de moeite om meerdere kantoren te benaderen voor een offerte. Ben je op zoek naar kwaliteit vorm je dan een beter beeld van het kantoor en raadpleeg reviews, kennissen, de KNB of anderen die je tot een goede en eerlijke beoordeling is staat acht. 

Wij zetten op deze website in de footer "Tarieven, kortingsregelingen en geldverkeer" onze tariefstructuur en -tariefsystematiek uiteen. Zijn open en transparant. Ons honorarium ziet uitsluitend op de vergoeding die wij voor de verleende diensten ontvangen. Het honorarium is exclusief btw en kosten (verschotten) die wij vanwege onze taakuitoefening worden geacht te maken en moeten vergoeden aan derden. 

Wij belasten vanzelfsprekend al die kosten aan je door. Denk daarbij aan kosten vanwege bijvoorbeeld BRP (Basisregistratie Personen, voorheen GBA-V), VIS (Verificatie Identificatie Systeem), Handelzeker (Wet  ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme), CTR (Centraal Testamenten Register), CLTR (Centraal Levenstestamentenregister), CIR (Centraal Insolventieregister), CCBR (Centraal Curatele- en Bewindregister), Huwelijksgoederenregister, KvK (registers Kamer van Koophandel) en het Kadaster. 

Wij verbergen geen kosten in de offertefase. Geen verrassingen. Als jij elders offertes opvraagt, en dat loont vaak de moeite, wees dan op je hoede. Er zijn aanbieders in de markt die je tegen een extreem laag bedrag (ver onder de kostprijs) naar binnen lokken, maar vervolgens je aanvullend niet transparant voor diverse kosten belasten zodat je per saldo veel duurder uit bent. Dat is niet onze stiel.       

Notaris, kan het niet goedkoper?

Begrip voor uw verlangen

U vraagt zich af of het niet goedkoper kan. Wij hebben begrip voor uw verlangen. Wij erkennen immers de noodzaak om uw budget voor notariële diensten te managen en dat hetgeen wij in rekening brengen waar voor uw goede geld moet zijn.

Kostenbewuste kwaliteit

Wat is duur? Wat is goedkoop? Wat is de waarde van kwaliteit en van service? En welke prijs bent u bereid daarvoor te betalen? Wat is voor u belangrijk? Waar hecht u waarde aan? Prijs, snelheid, accuratesse, betrouwbaarheid, responsiviteit, klantvriendelijkheid, klanttevredenheid, appeltaart met slagroom bij de koffie of liever een goedkopere akte, goede bereikbaarheid, state-of-the art automatisering?

Kijk, als je uit eten wil gaan, kan je naar McDonalds maar ook naar sterrenrestaurant De Librije gaan. Wil je een auto dan kun je kiezen voor een Skoda of een Rolls Royce. Een taartje kan je halen bij de Hema of bij meester patissier Huize van Wely. Voor kleding kan je naar de Primark of, zoals Koningin Maxima doet, naar het atelier van couturier Jan Taminiau. Tussen de geschetste uitersten is heel veel denkbaar. Er is voor elk wel wat wils. Maar wij verkopen geen produkt. Wij verlenen een dienst. Bieden u rust, betrouwbaarheid en zekerheid 

Wij willen graag kostenbewust diensten met de hoogste kwaliteit verlenen. Wij denken dat de tariefstructuur die wij hanteren redelijk en concurrerend is en dat onze tarieven in verhouding staan tot de waarde die wij toevoegen. Ons streven is om op basis van de door ons geleverde kwaliteit en de daartegenover staande honorering een bestendige relatie met onze klanten te onderhouden.

Klanttevredenheid

Iedere klant is uniek. Het belang van de klant staat bij ons voorop. In alles wat wij doen. Onze klanten bepalen ons succes. Wij streven naar continuïteit van onze dienstverlening door op een zorgvuldige wijze een wederkerig vruchtbare, harmonieuze en duurzame relatie te ontwikkelen met onze klanten.

Wij beogen onze klanten onberispelijk diensten te verlenen. Wij hechten grote waarde aan professionaliteit en kwaliteit. Elke klant heeft onze persoonlijke aandacht. Wij luisteren naar alles wat hij te vertellen heeft. Wij beogen zorgzaam, nederig en dienstbaar te zijn.

In alles wat wij doen om onze klanten toegevoegde waarde te leveren, willen wij elke dag weer opnieuw hun respect en vertrouwen verdienen. Vertrouwen waarvan wij maar al te goed weten dat het te voet komt en per review gaat. Vertrouwen dat valt of staat met integer en eerlijk handelen. Het koesteren van onze integriteit is voor ons van vitaal belang om te kunnen vasthouden aan ons eigen kostbaarste bezit: onze reputatie.

Wij streven ernaar om een hoog klanttevredenheidscijfer te scoren. Wij hechten daar sterk aan. Door de klanttevredenheid te meten, beschikken wij over data waarop wij kunnen sturen om onze dienstverlening constant te blijven verbeteren. Dat doen wij dus ook. Klanten geven ons een Net Promotor Score van 9 op 10.

Honoreringssystematiek

Bij MAES notarissen zijn wij flexibel in onze benadering van declareren. In overleg met de klant bepalen we vooraf de honorerings-systematiek. Ons honorarium is in beginsel gebaseerd op de daadwerkelijk aan het dossier bestede en door ons geadministreerde tijd (per tijdseenheid van 6 minuten) vermenigvuldigd met de toepasselijke uurtarieven. 

Wij zijn bereid om alternatieve honoreringsstructuren te hanteren zoals een blended rate, een fixed fee, een capped fee, een retainer, de value based honoreringsstructuur of - voor niet-ambtelijke werkzaamheden - de no cure no pay regeling.

De fixed fee (vast tarief) is een vaste vergoeding voor een bepaald soort werk, waarbij wij in de regel onze tijdsbesteding enigszins kunnen inschatten. Het risico van overschrijding van het budget wordt dan verlegd van de klant, de opdrachtgever, naar de notaris, de opdrachtnemer. In dat vaste tarief zit dan ook een risico-opslag verwerkt omdat op een aantal dossiers verlies wordt gemaakt. Zou er worden afgerekend op daadwerkelijk bestede tijd, dan kunt u voordeliger maar ook net zo goed onvoordeliger uit blijken te zijn. Wij zijn bereid dat risico te nemen, mits de voorwaarden van opdracht tussen opdrachtgever en opdrachtnemer goed vast zijn gelegd.

Voor elke opdracht aan ons zullen wij dan ook eerst een offerte opstellen, een opdrachtbevestiging aan je toesturen en/of verwijzen naar onze algemene voorwaarden en onze website, waaruit volgt tegen welke voorwaarden en vergoeding, inclusief de door ons ten behoeve van jou bij derden te maken kosten en omzetbelasting, wij de opdracht aannemen. De offerte of opdrachtbevestiging is leidend. 

In het notariaat wordt veel gewerkt met het begrip gebruikelijke werkzaamheden en het begrip niet-gebruikelijke werkzaamheden. Je mag van ons verwachten dat wij de gebruikelijke werkzaamheden verrichten voor de geoffreerde prijs. Zijn er in het concrete geval niet-gebruikelijke werkzaamheden naar ons uitsluitend oordeel nodig, dan zullen deze werkzaamheden aanvullend in rekening worden gebracht. Wij zullen echter in de regel niet-gebruikelijke werkzaamheden in rekening brengen indien deze werkzaamheden door ons ten tijde van het uitbrengen van de offerte of opdrachtbevestiging in redelijkheid niet bij ons bekend waren en ook door ons in redelijkheid nog niet konden worden voorzien. De niet-gebruikelijke werkzaamheden met tarieven zijn terug te vinden op onze website en gaan ook steeds als bijlage(n) bij de offerte. 

Kortingsregelingen | Discount formule Basisnotarissen Rijnmond

Rust, betrouwbaarheid en zekerheid hoeven niet duur te zijn. Wij kennen kortingsregelingen. Wij hanteren een combi-kortingsregeling voor bepaalde combinatie-akten, aangezien wij door die combinatie efficiënter kunnen produceren. Daarnaast bieden wij boven op de combi-kortingsregeling, vanwege onze ambitie om ondernemend, sociaal en maatschappelijk betrokken te zijn, ook nog eens de sociale "Goed-voor-elkaar-korting". Kijk hier voor onze kortingsregelingen en doe er je voordeel mee.

Vanuit ons discount label Basisnotarissen Rijnmond regelen wij daarenboven voor particuliere klanten hun basis notariële zaken (Huis & Hypotheek en Familie & Relatie) snel en zoveel mogelijk digitaal. Hier geen maatwerk, maar degelijke confectie. Hierdoor en omdat wij met dit discount label een een groot volume draaien,  kunnen we nog sneller en efficiënter werken en daardoor de scherpste vaste tarieven van de regio offreren. De website van de Goedkoopste Notaris bevestigt dat. 

Service-organisaties

Wij werken daarnaast ook onder andere labels met derde partijen, service-organisaties, die zelfstandig dossiers voorbereiden en behandelen, waarbij wij de akte(n) tegen een zeer bescheiden vergoeding - nauwelijks boven de kostprijs - onder onze eigen verantwoordelijkheid passeren en afwerken. Die derde partijen - bijvoorbeeld de "Nationale Notaris" en "Notariële Diensten" vallen niet onder het tuchtrecht en zijn ook niet onderworpen aan de strenge en strikte beroeps- en gedragsregels die voor notarissen wel gelden. Zo mogen die derde partijen, anders dan een notaris, wel (retour-)provisieafspraken maken met aangevers. Dergelijke aangevers zijn bijvoorbeeld de Vereniging Eigen Huis en de Hypotheker. Het risico ligt bij de notaris en het grootste gedeelde van de omzet en winst gaat naar de service-organisatie en de aangever. De meeste notarissen vinden dat niet erg sympathiek en om die reden zijn er dan ook veel notarissen die niet met dergelijke service-organisaties en aangevers wensen te werken. Ook de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie en het Bureau Financieel Toezicht zijn, vanuit hun eigen verantwoordelijkheid, kritisch op deze wijze van samenwerking.     

Goed begrip

Niet iedereen heeft, zo blijkt ons, een even goed begrip van de rol, de wettelijke taken en verantwoordelijkheid van een notaris. Ze zien soms slechts een paar A-4tjes en begrijpen niet goed waarom ze voor die paar velletjes papier een paar honderd euro moeten betalen. Dat kunnen wij ons ook wel voorstellen. Laat ons hier nog eens uiteenzetten wat de maatschappelijke rol en taak van de notaris is, zodat u ook beter kunt begrijpen hoe wij tot onze tariefstelling komen.

Maatschappelijke rol en taak notaris

Juridisch specialist

Notaris is een ambt. Een beroep. Een functie. De notaris is een jurist. Hij heeft aan een Nederlandse universiteit notarieel recht gestudeerd en heeft daarna de Beroepsopleiding Notariaat met succes voltooid. Het woord notaris is afkomstig uit het Latijn en is afgeleid van het woord "notare", wat ''schrijven'' betekent. In de Romeinse tijd zaten publieke schrijvers op het marktplein akten op te tekenen voor, vaak ongeletterde, particulieren. De notaris is door de eeuwen heen geëvolueerd tot de juridisch geschoolde openbaar ambtenaar. Hij - en gelukkig steeds vaker ook een zij - is een juridisch adviseur. Specialist op (één van) de praktijkgebieden familierecht, ondernemingsrecht en vastgoed.

Openbaar ambtenaar én ondernemer

Het openbaar ambt van notaris houdt de bevoegdheid in om authentieke akten te passeren in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij dat van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. Hoewel de notaris wordt benoemd bij koninklijk besluit, oefent hij het ambt uit voor eigen rekening en risico. Hij is dus zowel openbaar ambtenaar als ondernemer en moet dan ook steeds goed zien te laveren tussen de dynamiek van de vrije markt enerzijds en het wettelijk kader, waaronder de Notariswet en de beroeps- en gedragsregels, anderzijds. Hij moet gewoon zijn eigen broek op zien te houden en kan uit het ambt gezet worden of failliet gaan. 

Vertrouwenspersoon

Als je (financiële) verplichtingen aangaat, kan je de gevolgen hiervan niet altijd volledig overzien. Denk aan een partner met wie je graag wil samenleven en die bij je in het appartement trekt. Of aan een ondernemer die het bedrijf van zijn ouders overneemt. Dan is het verstandig – soms zelfs verplicht – om de hulp van de notaris in te roepen. Zeker als je dingen in vertrouwen wilt bespreken. Wij geven je in dat geval juridisch, notarieel, fiscaal, zo nodig bedrijfskundig maar bovenal praktisch en toepasbaar advies met het oogmerk om de risico’s voor jou te beheersen. En betrekken daarbij natuurlijk het menselijke aspect.

Ministerieplicht

Notarissen hebben een ‘ministerieplicht’. Dit houdt in dat een notaris niet alleen bevoegd, maar ook verplicht is om hem opgedragen wettelijke werkzaamheden te verrichten. Slechts bij bijzondere, in de wet bepaalde, omstandigheden is dit anders. Hij moet zijn diensten weigeren als hij bij uitvoering van de opdracht zou handelen in strijd met het recht of de openbare orde of wanneer zijn medewerking wordt verlangd bij handelingen die kennelijk een ongeoorloofd doel of gevolg hebben. Hij zal dus kritisch en op zijn hoede moeten zijn en te allen tijde zijn verantwoordelijkheid moeten laten prevaleren boven economisch gewin.

Belehrungspflicht

De notaris heeft een zogenaamde “Belehrungspflicht”. Dit houdt in dat de notaris partijen goed moet informeren over de gevolgen van de akte. Hij is daartoe gehouden om er zeker van te zijn dat de partijen de gevolgen van de door hen beoogde rechtshandeling overzien. Hij zal dus altijd ten minste de zakelijke inhoud van de akte met partijen bespreken en toelichten en zal partijen vooraf in woord of op schrift adequaat dienen te informeren.

Ambtsgeheim

De notaris heeft een ambtsgeheim. Dat geldt voor alle vertrouwelijke informatie die de notaris in zijn beroepsuitoefening heeft ontvangen. Het ambtsgeheim strekt zich uit over de gehele dienstverlening van de notaris en de reikwijdte ervan en is niet afhankelijk van de vraag of in het kader van deze dienstverlening een notariële akte tot stand komt. De notaris mag deze vertrouwelijke informatie ook niet in een juridische procedure prijsgeven. Hij mag zich tegenover een rechter verschonen van het afleggen van een getuigenverklaring voor zover hij daarmee vertrouwelijke informatie zou moeten onthullen. Dat is zijn verschoningsrecht.

Verplichte notariële tussenkomst

De wet stelt de notariële akte vaak verplicht. Een aantal overeenkomsten en verklaringen wordt pas geldig als ze zijn opgenomen in een notariële akte. De belangrijkste zijn de volgende:

  • Het maken of wijzigen van huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden
  • Het maken of wijzigen van een testament
  • Het overdragen van een onroerende zaak, zoals een woning
  • Het vestigen van zakelijke rechten, zoals een hypotheek, op een onroerende zaak
  • Het oprichten van een besloten vennootschap
  • Het overdragen van aandelen in een besloten vennootschap
  • Het oprichten van een stichting

Rechtszekerheid

Als achteraf blijkt dat de situatie anders was dan de notaris had gedacht, kan hij er niets meer aan veranderen. Hij moet immers alle scenario’s doordenken voordat hij zijn handtekening zet. Er geldt geen bedenktijd voor zijn handtekening: Eens gegeven, blijft gegeven. Dat noemen we ook wel rechtszekerheid.

Authenticiteit

De notaris adviseert, redigeert en passeert notariële akten. Notariële akten zijn documenten waarin overeenkomsten en verklaringen juridisch worden vastgelegd. Een aantal overeenkomsten of verklaringen moet verplicht in een notariële akte worden opgenomen. Pas dan zijn ze geldig. Na ondertekening door de notaris staat de datum van de akte tegenover iedereen vast. En iedereen kan erop vertrouwen dat de akte is ondertekend door degenen die als ondertekenaars zijn vermeld. De notariële akte is dan ook een authentieke akte.

Wat gebeurt er eigenlijk met die akte?

De akte is geen eigendom van de notaris. Ook niet van de klant of een partij bij de akte. De akte is eigendom van de Nederlandse staat. De akte wordt door de notaris ingeschreven in zijn repertorium. Het repertorium van de notaris is een register dat hoort bij de notariële administratie, het protocol. 

Het protocol is het archief van de notaris waarin hij notariële documenten - de originele akten, registers, repertoria en kaartsystemen - bewaart. Zo is de notaris verplicht de digitale dossiers ten minste zeven jaar te bewaren. Wij bewaren ze echter langer voor u. Daarenboven bewaart elke notaris de originele akte, de minuut, alsmede de documenten die aan de akten zijn gehecht voor eeuwig. Deze gegevens worden door de notaris bewaard in een kluis op het notariskantoor. Als de notaris defungeert, bijvoorbeeld omdat hij met pensioen gaat, dan wordt zijn protocol overgenomen door een andere notaris die hem opvolgt. Zo raakt er nooit iets kwijt. 

Aan de plek waar de notaris zijn akten bewaard zijn veel eisen gesteld, zoals brandveiligheid, vochtigheid en zuurgraad, zodat het papier van de akte niet vergaat. Oudere aktes bewaren wij in een beveiligde opslag buiten kantoor. Daar moet de notaris voor betalen. Elke akte wordt geregistreerd in het Centraal Digitaal Repertorium zodat de belastingdienst kennis kan nemen van alle akten en belastingen kan heffen, zoals overdrachtsbelasting. 

De notaris is aansprakelijk voor de overdrachtsbelasting. Hij moet de belasting incasseren, aangeven en (tijdig) afdragen. Doet hij dat, of incasseert hij te weinig, bijvoorbeeld omdat een vrijstelling waarop een beroep wordt gedaan niet van toepassing blijkt, dan klopt de fiscus bij de notaris aan en kan hij de portemonnee trekken.

De handtekening van de notaris heeft dan ook waarde. Zonder zijn handtekening kunt u als cliënt een beoogde rechtshandeling niet verrichten. Als de notaris zijn handtekening te lichtvaardig zet, helpt hij u op het eerste gezicht, maar uiteindelijk niet en ook de maatschappij niet, want als blijkt dat het niet goed was, bouwt u ook voort op drijfzand. De notaris dient dan ook onpartijdig en onafhankelijk te zijn. Hij kan alleen als partijadviseur optreden als dat voorafgaand aan de dienstverlening aan partijen kenbaar is gemaakt.

Risico en verantwoordelijkheid ligt altijd bij de notaris

Hetgeen hiervoor onder "maatschappelijke rol en taak notaris" is opgenomen geldt niet voor service-organisaties, die vaak via verkoop-kanalen van warenhuizen, drogisterijen of buiten beeld op het internet agressief en tech-savy notariële diensten aan de consument probeert te verkopen. Zij dragen geen enkele verantwoordelijkheid voor de inhoud en juistheid van de akte en de daarin beschrven rechsthandeling of verklaring.     

Kosten en honorarium

De kosten die u voor door ons aan u te verlenen notariële diensten moet maken, zijn meer dan het honorarium - het ereloon - dat wij van u ontvangen voor de diensten die wij in uw opdracht uitvoeren. 

Meer dan 20% van wat u betaald gaat naar de schatkist. Dat is omzetbelasting. Dat zijn voor u kosten, maar dat is geen honorarium voor ons. Ons honorarium ziet uitsluitend op de vergoeding die wij voor de verleende diensten ontvangen. 

Het honorarium is exclusief verschotten (kosten) die wij vanwege onze taakuitoefening in het kader van de uitvoering van de aan ons verstrekte opdracht moeten vergoeden aan derden en ook exclusief verrekeningen, betalingen aan derden en belastingen die wij moeten afdragen. Wij belasten vanzelfsprekend al die kosten aan u door. Denk daarbij aan kosten vanwege bijvoorbeeld BRP (Basisregistratie Personen), VIS (Verificatie Identificatie Systeem), CTR (Centraal Testamenten Register), CLTR (Centraal Levenstestamentenregister), CIR (Centraal Insolventieregister), CCBR (Centraal Curatele- en Bewindregister), HGR (Huwelijksgoederenregister), KvK (registers Kamer van Koophandel) en het Kadaster.

Wij zijn transparant en open over wat wij waarvoor in rekening brengen. Al onze tarieven zijn vermeld op onze website. Wij spelen geen verstoppertje en willen verrassing voor u voorkomen.

Bedenk dat de meeste notariskantoren een kostenratio kennen van 80%, zodat 20% van het honorarium winst is. Van die winst gaat een gedeelte naar de belastingdienst en een gedeelte gaat de onderneming in, als werkkapitaal of als investering (bijvoorbeeld in tantiëmes voor zeer goed presterende medewerkers of voor transitievergoedingen voor structureel niet (meer) goed presterende medewerkers, opleiding, automatisering, software, modeldocumentatie, know how, faciliteiten, etc.) met het oogmerk een betere kwaliteit van de dienstverlening aan de klant te kunnen bieden. De tijd dat de bomen tot in de hemel groeiden en er gemakkelijk heel werd verdiend door notarissen in Nederland, ligt sinds de introductie van marktwerking bij de nieuwe Notariswet in 1999 ver achter ons. Het is hard voor weinig. In ons omringende landen is de notaris vele malen duurder.

Eisen die aan het beroep van notaris worden gesteld

Het kunnen bieden van rechtszekerheid, een maatschappelijk breed gevoelde behoefte waardoor onze samenleving goed functioneert, is de reden waarom er aan het beroep en de persoon van de notaris zulke zware eisen worden gesteld. Zowel de eisen voordat hij het vak mag uitoefenen, eisen die worden gesteld aan zijn benoeming tot notaris, als de eisen die blijven gelden gedurende de tijd dat hij het vak uitoefent en zelfs nadat hij is gedefungeerd.

Een overzicht van de eisen:

  • 6 jaar VWO
  • 4 jaar studie aan de universiteit
  • 6 jaar stage, lange dagen tegen een bescheiden salaris in een sfeer van up or out
  • Een voltooide beroepsopleiding van 3 jaar, die veel zelfstudie vergt in de avonduren, de weekenden en vakanties
  • Een goedgekeurd ondernemingsplan en betaling van vele duizenden euro’s beoordelings- en accountantskosten van dat plan
  • Een verplicht doorlopen en volbracht toetredingsassessment voor duizenden euro's
  • Jaarlijks onderworpen zijn aan verplichte 20 permanente opleidings-punten á € 100 per punt
  • De verplichte kwartaalrapportage aan het Bureau Financieel Toezicht, zowel ten aanzien van de praktijkhuishouding als de privé-huishouding
  • Periodiek onderworpen zijn aan peer reviews
  • Een verplicht lidmaatschap van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie
  • Voor elke zaak heeft hij rekening te houden met alle belangen van alle betrokkenen
  • Voor elke zaak moet hij betrokkenen uitgebreid waarschuwen (belehren)
  • Onbezoldigd incassobureau voor de overdrachtsbelasting
  • Onbezoldigd opsporingsambtenaar voor ongebruikelijke transacties
  • Betaalkantoor voor derden die hun declaraties ter voldoening bij de notaris indienen
  • Onderworpen zijn aan een pittig tuchtrecht, waarbij hij meestal zelf voor zijn kosten opdraait
  • Onderworpen aan een steeds uitdijende baaierd van wetten, verordeningen en uitvoeringsregels
  • Jaarlijks vele duizenden euro’s aan beroepsaansprakelijkheidsverzekeringspremies
  • Onderworpen aan een verplicht pensioen waar nu al behoorlijk op wordt gekort
  • Een langjarige bewaarplicht van dossiers en akten
  • Gedurende 20 jaar aangesproken te kunnen worden op beroepsfouten
  • Honderden niet-declarabele uren per jaar aan modellenbeheer, acquisitie, permanente educatie, Bureau Financieel Toezicht en peer review tijdsbeslag, strategie en kantoormanagement
  • Verbod op (retour)provisie-afspraken met aangevers
  • Verbod om buiten de eigen plaats van vestiging kantoor te houden 
  • Verbod op beleggen in vastgoed met vreemd vermogen

Welk ander beroep kent net zulke zware eisen?

Wat is de waarde van de handtekening van de notaris voor u als cliënt?

U als cliënt heeft er vanuit uw perspectief bezien alle belang bij om zo weinig mogelijk te betalen voor uw notaris. U moet het immers betalen en mensen houden doorgaans niet van betalen. Realiseert u zich wel dat goedkoop duurkoop kan zijn. Realiseert u zich eens wat de notaris allemaal doet voordat hij zijn handtekening zet. Realiseert u zich eens wat hij heeft gedaan en nog zal moeten doen om zijn handtekening te kunnen blijven zetten en om eenmaal gezette handtekeningen waarde te laten behouden. Zijn handtekening staat voor rechtszekerheid, ook jaren na dato heeft zijn handtekening nog steeds waarde en kan gelden als verzekering.

Denk ook nog eens hieraan

Bedenk ook nog het volgende. En probeer het daarmee scherp te krijgen zodat je het helder gaat zien. Stel je voor. Je bent samen met je liefde, jullie hebben een huis gekocht, nemen een hypotheek, maken een samenlevingscontract, ieder een testament en ook ieder een levenstestament. Dan heb je alle zaken voor, laten we zeggen, de eerste 20 jaar, goed voor elkaar. Stel dat dit alles - inclusief de kortingen - bij elkaar jullie € 2.500 gaat kosten. Best een flink bedrag. Dat komt over een periode van 20 jaar neer op € 0,17 (zeventien cent) per persoon per dag. Betrek daarbij dat je met het samenlevingscontract, twee testamenten en twee levenstestamenten belastingvoordelen zal behalen, toekomstige kosten kunt vermijden en familieruzie of andere onenigheid kunt voorkomen. De prijs die je betaalt om het goed voor jezelf, je partner en je kinderen, je familie te regelen, is daardoor pers saldo dus nog aanzienlijk lager dan die € 0,17 (zeventien cent). De waarde daarvan ligt vele malen boven de prijs van € 0,17 (zeventien cent). Het levert je zelfs geld op. Mogelijk zelfs heel veel. Een veelvoud van die € 2.500. Denk daar maar eens goed over na.

Wat doet een notaris precies?

Notaris is een ambt. Een beroep. Een functie. De notaris is een jurist. Het openbaar ambt van notaris houdt de bevoegdheid in om authentieke akten te passeren in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij dat van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. De notaris is door de eeuwen heen geëvolueerd tot de juridisch geschoolde openbaar ambtenaar. Hij - en gelukkig steeds vaker ook een zij - is een juridisch adviseur. Specialist op (één van) de praktijkgebieden familierecht, ondernemingsrecht en vastgoed.

Hoewel de notaris wordt benoemd bij koninklijk besluit, oefent hij het ambt uit voor eigen rekening en risico. Hij is dus zowel openbaar ambtenaar als ondernemer en moet dan ook steeds goed zien te laveren tussen de dynamiek van de vrije markt enerzijds en het wettelijk kader, waaronder de Notariswet en de beroeps- en gedragsregels, anderzijds. 

Zijn jullie echt de goedkoopste?

Volgens de vergelijkingswebsite www.degoedkoopstenotaris.nl zijn wij met ons discount label Basisnotarissen Rijnmond één van de goedkoopste notarissen van de regio. Met Basisnotarissen Rijnmond regelen wij, uitsluitend voor particulieren, een aantal notariële zaken snel en zoveel mogelijk digitaal. Hier geen maatwerk, maar degelijke en zeer voordelige confectie op het gebied van Huis & Hypotheek, zo gewenst gecombineerd met Familie & Relatie (samenlevingsovereenkomst en/of testamenten en/of  levenstestamenten).   Hierdoor kunnen we nog sneller en efficiënter werken en daardoor de scherpste tarieven van de regio offreren. Op de website van www.basisnotarissenrijnmond.nl vind je de spelregels die wij hanteren voor deze low budget notariële basiswerkzaamheden.

Kan ik een online een review geven?

Graag. Wij stimuleren dat. Zoals wij ook onze klanten met onze klachtenregeling willen helpen als zij onverhoopt een klacht hebben en die wij dan in goed overleg met ze kunnen oplossen. 

Wij vinden reviews belangrijk omdat onze klanten met een review anderen helpen om een keuze te maken. Heel veel consumenten kijken naar online reviews voor ze aan keuze voor een product of dienst maken. Een grote groep daarvan hecht waarde aan de reviews op de platforms. Reviews dragen bij aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Het bevordert de interactie met onze eigen klanten. Goed voor elkaar. Wij gaan steeds bij onze klanten na afloop van de dienstverlening en soms ook tussentijds na of ze tevreden zijn met onze dienstverlening. 

Er zit wel een keerzijde aan online reviews. Er is geen of maar beperkt controle op de kwaliteit van de review en de identiteit en beweegredenen van de reviewer. Er zijn dan ook veel nepreviews. Goede reviews kunnen worden ingekocht en reviews kunnen ook anderszins worden gemanipuleerd. Ten goede en ten slechte. Soms worden ondernemingen ook gechanteerd met de dreiging van een slechte review. Wij buigen daar in voorkomende gevallen niet voor. Vanwege onze wettelijke geheimhoudingsplicht kunnen wij in veel gevallen niet online reageren op een review. Om die redenen hebben wij er ook voor gekozen om onze klanttevredenheid integer en voortdurend te meten, zodat wij daarop kunnen acteren.


 

Kan ik een afspraak inplannen?

Natuurlijk. We ontvangen je graag. Wil je  een bespreking of een passeerafspraak?

Bespreking

We zullen je voorafgaand aan de bespreking ter informatie een uitvoerige e-mail met bijlagen sturen met een inhoudelijke uiteenzetting van de gevraagde dienst. Gratis. Zodat jij je goed kunt voorbereiden. Bij die e-mail zit als bijlage onder meer een offerte. Indien jij instemt met de voorwaarden op basis waarvan wij onze diensten verlenen, kun je op de link in de e-mail klikken. 

Nadat je de offerte hebt geaccepteerd, sturen wij je per e-mail via het Mijn Notarisdossier een vragenlijst met het verzoek die in te vullen en alle gevraagde documenten te uploaden. Zodra we die data compleet hebben, kunnen we ons een goed beeld vormen van uw specifieke situatie en kunnen we met elkaar zo gewenst een bespreking inplannen. De bespreking kan telefonisch, via beeld bellen of in persoon, met elkaar aan tafel. 

Bel ons om samen een afspraak in te plannen. Geef aan wie ons gaat bezoeken; kom je alleen of samen met een ander/anderen? In beginsel trekken we voor een bespreking 30 minuten uit. Is te voorzien dat we meer tijd nodig hebben, dan plannen we een dubbele afspraak (60 minuten) in.       

Passeerafspraak 

Bel ons om samen in te plannen. Wij hebben een drukke praktijk. Hoe verder vooruit wij met elkaar kunnen inplannen hoe fijner het is. Mocht het niet passen op bij ons nog beschikbare tijden, dan kunnen we in overleg uitwijken naar een moment buiten kantoortijden. Daar brengen we dan wel natuurlijk de opslag voor in rekening die je in een bijlage bij de offerte treft. Om leveringsakten en hypotheekakten te kunnen passeren is het noodzakelijk dat de hypotheekbank de gelden tijdig bij ons kan hebben. Wij vragen die gelden zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk om die reden dan ook bij de bank op. 

Voor het passeren van een akte plannen we in beginsel 15 minuten per akte in. Voor overdracht van woningen houden we zoveel mogelijk de in de koopovereenkomst opgenomen leveringsdatum aan. Het einde en de eerste van de maand zijn om die reden dan ook vaak zeer drukke dagen. We beginnen dan wat vroeger en gaan laat naar huis. Veel makelaars plannen juist die dagen zo in en dat is ook wel begrijpelijk. Op die drukke dagen kunnen wij je soms minder aandacht geven dan we eigenlijk zouden willen. Wij vinden dat jammer, want wij willen graag meer tijd voor je hebben. Noodzakelijk is het voor ons niet om de laatste of de eerste van de maand te passeren. Wij kunnen akten op alle dagen passeren en zo gewenst dus zelfs op afspraak 's avonds of in het weekend. 

Ook de hele maand december is doorgaans zeer druk. Om hele goede redenen. Niemand van ons gaat in die maand dan ook op vakantie. Wij zijn er voor jou. 

Wat zijn jullie openingstijden?

Ma      8.30 – 17.30
Di        8.30 – 17.30
Wo      8.30 – 17.30
Do       8.30 – 17.30
Vr        8.30 – 17.30
Za        gesloten
Zo        gesloten

Wil je direct met een behandelaar in contact komen, klik dan hier voor de specifieke contactgegevens.

Dringende spoed

In noodgevallen zijn wij buiten kantoortijden - maar niet tussen 22.00 uur en 8.30 uur - telefonisch, per WhatsApp en per SMS bereikbaar op +31 (0)6 22 98 78 92 of per e-mail via geert.janssen@maesnotarissen.nl.

Inloopspreekuur

Woensdag van 17.00 – 18.00 

Avond en weekendopenstelling

Dinsdag van 17.00 - 20.30 (op afspraak)
Zaterdag van 9.00 - 12.00 (op afspraak)

Op doordeweekse dagen houden wij van 12.30 uur tot 13.15 uur lunchpauze. Telefonisch blijven wij dan gewoon beschikbaar. 

Tijdens de officiële feestdagen zijn wij gesloten. In 2020 zijn wij gesloten op:

FEESTDAGDATUMDAGWEEKNUMMER
Nieuwjaarsdag1 januari 2022 Zaterdag52
Goede vrijdag15 april 2022 Vrijdag15
1e Paasdag17 april 2022Zondag 15 
2e Paasdag18 april 2022 Maandag16
Koningsdag27 april 2022 Woensdag17 
Hemelvaart26 mei 2022 Donderdag21
1e Pinksterdag5 juni 2022 Zondag22 
2e Pinksterdag6 juni 2022 Maandag23
1e Kerstdag25 december 2022 Zaterdag51
2e Kerstdag26 december 2022 Zondag 52
Hoe kom ik met de auto bij jullie kantoor in Vlaardingen?

Komend vanaf de richting Den Haag

Neem de A4. Afslag Vlaardingen-Oost: neem de afrit rechts richting Schiedam-West / Vlaardingen-Oost. Sla rechtsaf naar Schiedamsedijk. Houd rechtdoor aan naar Vulcaanweg. Sla rechtsaf naar Oosthavenkade. Aankomst op Oosthavenkade. De reistijd vanuit centrum Den Haag is ongeveer 20 minuten.

Komend vanaf de richting Rotterdam

Afslag Schiedam: neem de afrit links naar E25 / A20. Houd rechts aan naar Knooppunt Kethelplein. Afslag Knooppunt Kethelplein: neem de afrit links naar A4. Afslag Vlaardingen-Oost: neem de afrit rechts richting Schiedam-West / Vlaardingen-Oost. Sla rechtsaf naar Schiedamsedijk. Houd rechtdoor aan naar Vulcaanweg. Sla rechtsaf naar Oosthavenkade. Aankomst op Oosthavenkade. De reistijd vanuit centrum Rotterdam is ongeveer 20 minuten.

Voor ondersteuning kijk op https://www.anwb.nl/verkeer/routeplanner

Op drie minuten loopafstand van kantoor is er gratis parkeergelegenheid. Er is daarnaast betaalde parkeergelegenheid voor de deur en direct achter ons kantoor in de parkeerzones 8633, 8636, 8683 en 8684. Indien je al elektrisch rijdt, dan kun je op www.oplaadpunten.nl de oplaadpunten in de regio vinden. Het dichtstbijzijnde oplaadpunt is aan de Oosthavenkade 21. Kom je op de fiets dan kun je die stallen in de fietsrekken voor ons kantoor aan de waterkant.

Ik ben een ondernemer. Kan ik bij jullie terecht?

Meer dan welkom. Wij richten ons op ondernemers en onderscheiden de volgende klant-groepen.

Bedrijven

Eenmanszaken. Start-ups. Scale-ups. Innovation-hubs. ZZP-ers. Gevestigde bedrijven. MKB. Groot. Lokaal. Regionaal. Nationaal. Multinationals. Ondernemingen die behoefte hebben aan (interim) hoogwaardige ondersteuning op het gebied van ondernemingsrecht, vastgoed, contractenrecht, compliance, governance en legalisaties

Familiebedrijven

Families waarvan familieleden met elkaar een onderneming drijven en continuïteit, bedrijfsopvolging of verkoop belangrijke thema’s zijn.

Ondernemers/DGA’s

Ondernemers die hun groeidoelstellingen willen realiseren. Ondernemers die een onderneming hebben opgebouwd, of uitgebouwd en die de onderneming willen overdragen of dat reeds hebben gedaan. Bijvoorbeeld ondernemers in de Glastuinbouw, Agri, Horti & Food. Ondernemers die een vastgoedportefeuille hebben weten op te bouwen. Vrije beroepsbeoefenaren als medici, advocaten, notarissen en belastingadviseurs. En natuurlijk: de jonge honden: de zelfbewuste self made ondernemers onder de veertig jaar met tomeloze energie en ambitie. 

Vermogensbeheerders

Banken en financiële instellingen die vermogens beheren, structureren en notariële ondersteuning voor hun relaties zoeken. 

Vastgoedbeleggers en -beheerders

Partijen die beleggen in vastgoed of het vastgoed voor een belegger beheren. 

Non profit. Vermogensfondsen, fondsenwervende instellingen, religieuze organisaties

Instellingen, goede doelen, bijvoorbeeld vermogensfondsen, ANBI’s, fondsenwervende instellingen en religieuze organisaties,  alsmede van vennootschappen (holding-, pensioen- of beleggingsvennootschappen),  die de taak hebben om het hun toevertrouwde vermogen op de best mogelijke wijze te beheren en betrouwbare en degelijke notariële begeleiding verlangen. 

Ik ben particulier. Kan ik bij jullie terecht?

Meer dan welkom. Wij richten ons op particulieren en onderscheiden de volgende klant-groepen.

Mensen zoals jij en ik

Gewone mensen. Mensen zoals jij en ik. Of zoals je vader of moeder. Je opa of oma. Je broer of zus. Je buurman of buurvrouw. Henk en Ingrid. Achmed en Fatima.Mensen die hard werken. Of hard hebben gewerkt. Voor wie het niet altijd allemaal even gemakkelijk is. Die misschien ook niet altijd even eerlijk door het leven zijn behandeld. Soms al ingrijpende gebeurtenissen hebben meegemaakt. Dierbaren hebben verloren. Zorgen hebben.Voor andere zorgen. Misschien niet meer vol mee kunnen doen. Of juist nog helemaal aan het begin staan. De starters. Nog een nieuw leven en hopelijk mooi leven voor zich hebben. Zich verheugen op de hij of de zij - of alles er tussenin - die zo blij wordt verwacht. Die weten dat alles van waarde misschien niet weerloos maar wel kwetsbaar is. En dat het belangrijk is om de zaken goed voor elkaar te hebben. De gewone huis, tuin en keuken zaken. Voor zichzelf. En voor de ander(en).

Alleenstaanden

Mannen of vrouwen die alleen zijn komen te staan, door echtscheiding of overlijden. En ondersteuning behoeven. Mannen of vrouwen die carrière maken of hebben gemaakt en die voortdurend moeten zien om te gaan met conflicterende prioriteiten van werk en zorg voor het gezin of met volledige overgave de full time zorg voor het gezin op zich hebben genomen. Ouderen die het soms allemaal nog moeilijk kunnen overzien. 

Arbeidsmigranten en expats

Het Westland is één van de economische motoren van Nederland. Net als de Rotterdamse haven. Daar werken heel veel mensen die langere tijd huis en haard achter zich hebben gelaten om hun bijdrage aan de Nederlandse economie te leveren. En die daarmee in een aantal gevallen ook de kwaliteit van hun eigen leven beogen te verbeteren. Zij willen hun zaken op orde hebben. Hier in Nederland. En voor degenen die zij achterlieten in hun thuisland. Polen, Syrië, Tsjechië,Turkije en Marokko. Om maar wat te noemen. 

Vermogende particulieren en hun familie

High Net Worth Individuals; particulieren met een hoog inkomen en/of substantieel vermogen. De eerste en de volgende generaties. De generatie die zelf het vermogen van het begin af aan heeft opgebouwd. De generatie aan wie het vermogen door vererving is overgegaan. De generatie die wat te verwachten heeft, daarop voorbereid wordt en haar verantwoordelijkheid gaat nemen.

Media- en entertainment persoonlijkheden

Getalenteerde publieke persoonlijkheden met naamsbekendheid. Naamsbekendheid die soms offers vraagt maar zich daartegenover vertaalt in aan roem gerelateerde gages en vergoedingen. 

(Oud)Topsporters

Sporters die zich onderscheiden of hebben onderscheiden met sportieve prestaties en vaak al op jonge leeftijd onvoorbereid grote verantwoordelijkheid en weelde worden verondersteld te kunnen dragen en die solide begeleiding of een zaakwaarnemer zoeken. Die een afbeelding van hun nieuwe geliefde pontificaal op hun rug hebben laten tatoeëren, overwegen om haar ten huwelijk te vragen en niet goed weten wat de voors en tegens zijn van het trouwen in algehele gemeenschap van goederen. 

Nederbelgen, pensionados, overwinteraars

Overweeg je om te emigreren naar landen als Curaçao, Spanje, Zwitserland of België. Voor het mooie weer en/of het betere belastingklimaat. Of wil je juist terug. Terug naar de kinderen. Naar het land van de hagelslag, Sinterklaas en Studio Sport op zondagavond. We zien dat veel Nederbelgen na een aantal wetswijzigingen in België weer terugkeren. Veel huizen staan te koop in Brasschaat, Kapellen en Schilde. Toch kan emigreren, ook naar België, nog altijd de moeite waard blijken te zijn.  Wij bewegen mee als de grens overgestoken gaat worden. Heen en terug. 

Kan een notaris zijn diensten ook weigeren?

Zeker. Notarissen hebben een ‘ministerieplicht’. Dit houdt in dat een notaris niet alleen bevoegd, maar ook verplicht is om opgedragen wettelijke werkzaamheden te verrichten. De notaris is echter verplicht zijn dienst te weigeren indien:

  • Hij de redelijke overtuiging of het vermoeden heeft dat misbruik wordt gemaakt van juridische onkunde of feitelijk overwicht
  • Hij de redelijke overtuiging of het vermoeden heeft dat de inhoud van de akte waarvoor zijn tussenkomst is ingeroepen in strijd is met de waarheid
  • Zijn medewerking wordt gevraagd aan het vaststellen van door hem niet controleerbare feiten
Hebben jullie ook een sectorale focus?

Ja. Wij hebben een focus op een beperkt aantal sectoren. Omdat we het reilen en zeilen binnen die sectoren begrijpen en de spelers kennen, zijn wij beter in staat om aan de vraag en verwachtingen vanuit deze sectoren te kunnen voldoen. De drie sectoren waar wij ons op richten zijn  Bouw & Vastgoed, Financiële Dienstverlening en Glastuinbouw | Agri, Horti & Food 

Op welke markten richten jullie je?

MAES notarissen is een onafhankelijk full service notariskantoor voor particulieren, ondernemingen en (semi)overheden uit de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. 

Veel van onze klanten, aangevers en andere relaties komen uit één van de 23 gemeenten in de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Natuurlijk eerst en vooral uit Vlaardingen, Rotterdam, Schiedam, Maassluis, Midden-Delfland, Delft en het Westland, maar evengoed uit Brielle, Albrandswaard, Capelle aan den IJssel, Barendrecht, Krimpen aan den IJssel, Den Haag, Hellevoetsluis, Lansingerland, Leidschendam-Voorburg, Nissewaard, Rijswijk, Ridderkerk, Pijnacker-Nootdorp, Wassenaar, Westvoorne en Zoetermeer. We zijn er dan ook graag voor iedereen uit onze regio. 

Wij blijken een alternatief voor particulieren, ondernemers en (semi)overheden uit Voorne-Putten, waaronder Spijkenisse, Hellevoetsluis en Oostvoorne en voor klantenuit Goeree-Overflakkee, zoals Goedereede, Middelharnis, Achthuizen, Den Bommel, Dirksland, Herkingen, Melissant, Nieuwe-Tonge, Ooltgensplaat, Ouddorp, Oude-Tonge, Stad aan 't Haringvliet, Stellendam, Sommelsdijk en Havenhoofd. 

Maar klanten komen vanwege het maatwerk dat MAES notarissen levert en het voordelig tarief van Basisnotarissen van ver buiten de regiogrenzen onze kant op. Een wat langere rit in de auto blijkt lonend. We begroeten regelmatig klanten afkomstig uit de regio’s Amsterdam, Kennemerland, het Gooi, Eindhoven en België (Knokke, Brasschaat, Schilde, Kapellen en Lanaken), om maar wat te noemen. 

Hoe weet ik of ik jullie kan vertrouwen?

Onze kernwaarden zijn: onafhankelijk, onpartijdig, onberispelijk, toegewijd en integer. Integriteit speelt op elk notariskantoor een belangrijke rol. Bij ons dus ook. Wij ontlenen ons professionele bestaansrecht hieraan.Daarom is er door ons een"Code gedrag en integriteit" opgesteld.  Wij conformeren ons om ons daar overeenkomstig naar te gedragen. Wij bevestigen daarmee dat wij sterk hechten aan integriteit. Wij gaan daarmee misschien wel wat verder dan veel andere notariskantoren.

Deze gedragscode geldt voor iedereen die optreedt namens MAES notarissen. En dus het visitekaartje van MAES notarissen is. Iedereen die namens MAES notarissen optreedt, kent deze gedragscode en handelt ernaar. 

Door deze gedragscode na te leven, bereiken we dat onze klanten, onze medewerkers, leveranciers en stakeholders vertrouwen hebben in ons als organisatie en in iedereen die optreedt namens MAES notarissen. Op die manier bewaken we een bedrijfscultuur waar wij ons allemaal veilig en prettig bij voelen en waarbinnen wij onze klanten op de best mogelijk manier kunnen bedienen.

Wat is jullie expertise?

Wij bieden diensten op onze praktijkgebieden

  1. Notariaat
  2. Bewindvoering | Vermogensbeheer | Executele 
  3. Corporate Housekeeping
  4. Family Office 
  5. Mediation 
  6. Real Estate Constultancy 

Onze hoofdberoepswerkzaamheid is het klassieke notariaat.  Wij verlenen dan ook alle notariële diensten. Wij anticiperen daarbij op het voorkomen en beheersen van juridische risico’s. Zowel civiel, fiscaal als notarieel. De notariële diensten die wij verlenen zien op juridisch en notarieel advies en akte gebonden dossiers, veelal overeenkomsten en verklaringen. Wij verlenen onze diensten op alle vaak met elkaar verbonden notariële rechtsgebieden: het personen- en familierecht, het ondernemingsrecht en het vastgoedrecht.

Ik werk bij een gemeente in de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Bedienen jullie ook gemeenten?

Ja. Verschillende gemeentes uit de regio zijn klant. Maar wij zijn er ook voor (semi)overheden, zoals corporaties, waterschappen, nutsbedrijven en zorginstellingen. 

Wat is eigenlijk precies de maatschappelijke rol en de taak van de notaris?

Juridisch specialist

Notaris is een ambt. Een beroep. Een functie. De notaris is een jurist. Hij heeft aan een Nederlandse universiteit notarieel recht gestudeerd en heeft daarna de Beroepsopleiding Notariaat met succes voltooid. Het woord notaris is afkomstig uit het Latijn en is afgeleid van het woord "notare", wat ''schrijven'' betekent. In de Romeinse tijd zaten publieke schrijvers op het marktplein akten op te tekenen voor, vaak ongeletterde, particulieren. De notaris is door de eeuwen heen geëvolueerd tot de juridisch geschoolde openbaar ambtenaar. Hij - en gelukkig steeds vaker ook een zij - is een juridisch adviseur. Specialist op (één van) de praktijkgebieden familierecht, ondernemingsrecht en vastgoed.

Openbaar ambtenaar én ondernemer

Het openbaar ambt van notaris houdt de bevoegdheid in om authentieke akten te passeren in de gevallen waarin de wet dit aan hem opdraagt of een partij dat van hem verlangt en andere in de wet aan hem opgedragen werkzaamheden te verrichten. Hoewel de notaris wordt benoemd bij koninklijk besluit, oefent hij het ambt uit voor eigen rekening en risico. Hij is dus zowel openbaar ambtenaar als ondernemer en moet dan ook steeds goed zien te laveren tussen de dynamiek van de vrije markt enerzijds en het wettelijk kader, waaronder de Notariswet en de beroeps- en gedragsregels, anderzijds. Hij moet gewoon zijn eigen broek op zien te houden en kan uit het ambt gezet worden of failliet gaan. 

Vertrouwenspersoon

Als je (financiële) verplichtingen aangaat, kan je de gevolgen hiervan niet altijd volledig overzien. Denk aan een partner met wie je graag wil samenleven en die bij je in het appartement trekt. Of aan een ondernemer die het bedrijf van zijn ouders overneemt. Dan is het verstandig – soms zelfs verplicht – om de hulp van de notaris in te roepen. Zeker als je dingen in vertrouwen wilt bespreken. Wij geven je in dat geval juridisch, notarieel, fiscaal, zo nodig bedrijfskundig maar bovenal praktisch en toepasbaar advies met het oogmerk om de risico’s voor jou te beheersen. En betrekken daarbij natuurlijk het menselijke aspect.

Ministerieplicht

Notarissen hebben een ‘ministerieplicht’. Dit houdt in dat een notaris niet alleen bevoegd, maar ook verplicht is om hem opgedragen wettelijke werkzaamheden te verrichten. Slechts bij bijzondere, in de wet bepaalde, omstandigheden is dit anders. Hij moet zijn diensten weigeren als hij bij uitvoering van de opdracht zou handelen in strijd met het recht of de openbare orde of wanneer zijn medewerking wordt verlangd bij handelingen die kennelijk een ongeoorloofd doel of gevolg hebben. Hij zal dus kritisch en op zijn hoede moeten zijn en te allen tijde zijn verantwoordelijkheid moeten laten prevaleren boven economisch gewin.

Belehrungspflicht

De notaris heeft een zogenaamde “Belehrungspflicht”. Dit houdt in dat de notaris partijen goed moet informeren over de gevolgen van de akte. Hij is daartoe gehouden om er zeker van te zijn dat de partijen de gevolgen van de door hen beoogde rechtshandeling overzien. Hij zal dus altijd ten minste de zakelijke inhoud van de akte met partijen bespreken en toelichten en zal partijen vooraf in woord of op schrift adequaat dienen te informeren.

Ambtsgeheim

De notaris heeft een ambtsgeheim. Dat geldt voor alle vertrouwelijke informatie die de notaris in zijn beroepsuitoefening heeft ontvangen. Het ambtsgeheim strekt zich uit over de gehele dienstverlening van de notaris en de reikwijdte ervan en is niet afhankelijk van de vraag of in het kader van deze dienstverlening een notariële akte tot stand komt. De notaris mag deze vertrouwelijke informatie ook niet in een juridische procedure prijsgeven. Hij mag zich tegenover een rechter verschonen van het afleggen van een getuigenverklaring voor zover hij daarmee vertrouwelijke informatie zou moeten onthullen. Dat is zijn verschoningsrecht.

Verplichte notariële tussenkomst

De wet stelt de notariële akte vaak verplicht. Een aantal overeenkomsten en verklaringen wordt pas geldig als ze zijn opgenomen in een notariële akte. De belangrijkste zijn de volgende:

  • Het maken of wijzigen van huwelijkse voorwaarden of partnerschapsvoorwaarden
  • Het maken of wijzigen van een testament
  • Het overdragen van een onroerende zaak, zoals een woning
  • Het vestigen van zakelijke rechten, zoals een hypotheek, op een onroerende zaak
  • Het oprichten van een besloten vennootschap
  • Het overdragen van aandelen in een besloten vennootschap
  • Het oprichten van een stichting

Rechtszekerheid

Als achteraf blijkt dat de situatie anders was dan de notaris had gedacht, kan hij er niets meer aan veranderen. Hij moet immers alle scenario’s doordenken voordat hij zijn handtekening zet. Er geldt geen bedenktijd voor zijn handtekening: Eens gegeven, blijft gegeven. Dat noemen we ook wel rechtszekerheid.

Authenticiteit

De notaris adviseert, redigeert en passeert notariële akten. Notariële akten zijn documenten waarin overeenkomsten en verklaringen juridisch worden vastgelegd. Een aantal overeenkomsten of verklaringen moet verplicht in een notariële akte worden opgenomen. Pas dan zijn ze geldig. Na ondertekening door de notaris staat de datum van de akte tegenover iedereen vast. En iedereen kan erop vertrouwen dat de akte is ondertekend door degenen die als ondertekenaars zijn vermeld. De notariële akte is dan ook een authentieke akte.

Ik ben laaggeletterd. Lange teksten lezen vind ik lastig. Hoe kunnen jullie mij helpen?

Je bent niet alleen. Maar wel in goed gezelschap.  In Nederland hebben 2,5 miljoen mensen van 16 jaar en ouder moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. Vaak hebben zij ook moeite met digitale vaardigheden. Dat staat gelijk aan 18%, dus ongeveer 1 op de 6 mensen in Nederland. Daarvan hebben bijna 1,8 miljoen mensen tussen de 16 en 65 jaar moeite met taal en/of rekenen. Meer dan de helft van deze groep is autochtoon. 

Moeite hebben met lezen en schrijven heeft grote gevolgen. Wanneer je informatie niet goed begrijpt, is de kans groot dat je minder zelfredzaam bent. Gevolgen van laaggeletterdheid zijn vaak schaamte, onbegrip en afhankelijkheid van anderen.

Wij nemen je graag bij de hand. Wij hebben een eigen videokanaal op You Tube. Met filmpjes over ons kantoor MAES notarissen, onze werkwijze, het beroep notaris met al zijn regels, maar ook over Familierecht, Ondernemingsrecht en Vastgoed. Want wij willen onze klanten en andere geïnteresseerden eenvoudige en begrijpelijk uitleg geven. Over notariële zaken. Wanneer het hun schikt. Kort en bondig. En soms wat uitgebreider. Gratis. Omdat veel mensen liever een filmpje kijken dan dat ze lange teksten lezen. En het gaat ook nog eens veel sneller en makkelijker dan wanneer we steeds met iedereen 1 op 1 zouden gaan zitten bij ons op kantoor. Dat kan natuurlijk ook. Voor wie dat wilt. Met een mooie cappuccino erbij en een Tiny Tony chocolonely. Wij tonen ons dan graag een gelijkwaardig gesprekspartner. Zijn laagdrempelig en maken ingewikkelde dingen eenvoudig. Toch liever filmpjes kijken? Maak het jezelf nog makkelijker. Wordt abonnee. Dan ben jij als eerste op de hoogte van nieuwe filmpjes. 

Hebben jullie ook topics, of actuele thema's, waar jullie je mee bezig houden?

Wij onderscheiden vier topics waarvan wij menen dat die erg ingrijpend zijn in de manier waarop onze klanten leven en werken en waar wij dan ook op anticiperen. Die topics zijn:

  1. Digitale transformatie en Legal Tech
  2. Gezonde regio en energietransitie
  3. Compliance, Governance en claimcultuur
  4. Vergrijzing, zorg en wonen
Blijft het onder ons?

De notaris heeft een ambtsgeheim. Dat geldt voor alle vertrouwelijke informatie die de notaris in zijn beroepsuitoefening heeft ontvangen. Het ambtsgeheim strekt zich uit over de gehele dienstverlening van de notaris en de reikwijdte ervan en is niet afhankelijk van de vraag of in het kader van deze dienstverlening een notariële akte tot stand komt. De notaris mag deze vertrouwelijke informatie ook niet in een juridische procedure prijsgeven. Hij mag zich tegenover een rechter verschonen van het afleggen van een getuigenverklaring voor zover hij daarmee vertrouwelijke informatie zou moeten onthullen. Dat is zijn verschoningsrecht.

Hoe gaan jullie om met mijn privacy en met mijn gegevens?

Wij hebben een Privacyverklaring opgesteld. Die is geplaatst op onze website. Die verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Hoe lang gaat het allemaal duren? Wat is de doorlooptijd van mijn dossier?

Dossiervoortgang

Met toepassing van project- en risico-managementinstrumenten kunnen wij efficiënt en kostenbewust werken. Dat voordeel geven wij graag aan onze klanten mee. Wij doen dan ook veel online en hebben de werkprocessen van onze dossiers goed voor elkaar. Wij maken de dossiervoortgang in real time helder inzichtelijk voor onze klanten, voor onszelf en voor andere bij het dossier betrokkenen. Wij werken daartoe met een Workflow. Die is voor u te volgen vanuit uw Mijn Notarisdossier.

De zes fasen van uw dossier

Wij maken de voortgang van het werkproces van een dossier goed in real time inzichtelijk voor onze klanten, voor onszelf en voor andere bij het dossier betrokkenen. Wij werken daartoe met een workflow. Die is te volgen vanuit het Mijn Notarisdossier. In de kern komt de workflow erop neer dat elk dossier een procedurelijst met de volgende zes fases kent: 
 

  1. Cliënt- en zaakacceptatie-fase
  2. Dossieropstart-fase
  3. Vragenlijst-fase
  4. Behandel-fase
  5. Passeer-fase
  6. Nawerk-fase


Elke fase kent procedurelijst taken. Zo is voor elke betrokkene goed zichtbaar wie wat wanneer in het dossier uitvoert. Ook kan iedereen zien wat en wanneer van hem of haar iets verwacht wordt. De communicatie met elkaar wordt hiermee geoptimaliseerd en de kans op fouten en op reputatieschade wordt hiermee verkleind.

Cliënt- en zaakacceptatie-fase
Wij sturen u allereerst per e-mail een uitvoerige brief met informatie over de door u verlangde dienst. Gratis. Zodat u zich goed kunt informeren en een beter begrip krijgt van wat er zoal mogelijk is. Bij die brief treft u een aantal bijlagen, waaronder onze offerte. Indien u, door op een link in die e-mail te klikken, instemt met de voorwaarden van onze dienstverlening gaan wij het dossier voor u graag opstarten.

Dossieropstart-fase
Nadat u onze digitale offerte hebt geaccepteerd, starten wij het dossier graag voor u op. U ontvangt dan van ons een link om in te kunnen loggen in uw Mijn Notarisdossier. 

Vragenlijst-fase
Wij  verstrekken u via uw Mijn Notarisdossier een vragenlijst met het verzoek om die volledig in te vullen. Eerst na ontvangst daarvan beginnen wij met de inhoudelijke behandeling van het dossier. Dat is slechts anders indien het onderzoek ingevolgde de Wet te Voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme ons nog eerst tot verder onderzoek noopt.

Behandel-fase
Wij kunnen u op basis van de door u aan ons verstrekte volledig ingevulde vragenlijst(en) gericht adviseren en het ontwerp van de akte(n) en andere documentatie goed, snel en efficiënt voorbereiden. We voorkomen door met digitale vragenlijsten te werken bovendien dat we meerdere keren achter elkaar aan moeten bellen of e-mailen om informatie te verzamelen. Doen dat uit efficiencyoverwegingen en voor uw comfort liever bij voorkeur gelijk in één keer goed. En we kunnen hiermee in het dossier ook steeds terugvinden wat wij u hebben gevraagd en hebben onderzocht en hoe u ons hebt geïnformeerd.    

Passeer-fase
Nadat u zich akkoord hebt verklaard met de ontwerp-documentatie, kunnen de stukken door partijen en de notaris bij ons op kantoor of op een andere overeen te komen locatie - in persoon of krachtens volmacht -  ondertekend worden. Dat noemen we ook wel het passeren van de akte(n). 

Nawerk-fase
Na het passeren van de akte werken we alles netjes af en ontvangt u in uw Mijn Notarisdossier een digitaal afschrift van de akte(n). Het is geheel aan u of u stukken wel of niet uitprint en in hard copy in een ordner, of hoe dan ook, opbergt. Het Mijn Notarisdossier blijft ook na het passeren van de akte(n) onverminderd voor u toegankelijk. Wij sluiten het Mijn Notarisdossier niet. En dat is handig. Zo raakt u de stukken nooit kwijt en kunnen de stukken ook niet ongewild onder ogen komen van diegenen voor wie ze niet bestemd zijn.     

De zaakbehandeling

Het is steeds onze ambitie om na ontvangst van de ingevulde vragenlijst met enige voortvarendheid in het kader van de zaakbehandeling de documentatie te vervaardigen, waarna wij het ontwerp van de documentatie ter beoordeling aan partijen kunnen voorleggen. Dat lukt ons uitstekend in de Vastgoedpraktijk (met veel fatale termijnen) en in de Ondernemingsrechtpraktijk. Binnen onze familierechtpraktijk lukt het momenteel niet altijd om de door ons nagestreefde vlotte doorlooptijd waar te maken. Wij trekken ons dat erg aan. 

Veel klanten kiezen voor ons kantoor vanwege de hoge klanttevredenheid, onze toegewijde dienstverlenende instelling, de kwaliteit van de dienstverlening en onze concurrerende tarieven. Omdat wij zoveel waarde hechten aan klanttevredenheid is bijvoorbeeld de variabele beloningscomponent van onze medewerkers dan ook gerelateerd aan de klanttevredenheidsscore. Het is dus ook voor onze medewerkers ongelukkig als zij niet met de voorgestane voortvarendheid een dossier kunnen behandelen.  

Wat we niet willen en wat we niet gaan doen

Tarieven verhogen

We zouden de doorlooptijd van de dossiers voor onze klanten kunnen verkorten door onze tarieven substantieel te verhogen. Dan komt er immers minder aanbod. Veel notarissen hebben dat al gedaan.  Maar wij willen dat niet. Wij vinden dat iedereen, ook de minder draagkrachtigen, altijd toegang tot de notaris moet kunnen hebben.  

Confectie in plaats van maatwerk

We zouden de doorlooptijd ook kunnen verkorten door geen maatwerk meer te leveren, maar confectie. Bijvoorbeeld met een one-size-fits-all akte. Dat past ons niet. En dat doen wij dus ook niet. Wij willen elke klant de aandacht geven die hem toekomt, ook als dat betekent dat een dossier arbeidsintensief en tijdrovend is.

Geen spoeddossiers meer doen

Wij zouden de doorlooptijd ook kunnen verkorten door geen spoeddossiers meer aan te nemen. Maar ook dat doen wij niet. Klanten die terminaal zijn, in een hospice of in een ziekenhuis, bijvoorbeeld op de intensive care verblijven, moeten nogal eens vaststellen, dat bijvoorbeeld een testament of een levenstestament ontbreekt of dat ze verzuimd hadden het eerder tijdig te wijzigen met alle dreigende nare gevolgen van dien. In spoedeisende gevallen, ook 's avonds, 's nachts of in het weekend maken wij ons beschikbaar voor diegenen die zo dringend onze ondersteuning behoeven.  

Onze oplossingen

Natuurlijk is er bij de huidige krappe arbeidsmarkt, zeker in het notariaat, een war for talent gaande. Goede professionals zijn schaars. Onze mensen worden haast wekelijks benaderd met aanbiedingen van andere werkgevers. Afgestudeerden vinden werken in het notariaat tegenwoordig vaak ook niet meer zo aanlokkelijk. De werkdruk is hoog. Ze moeten zich naast hun reguliere werkzaamheden voortdurend bijscholen. Inkomens binnen het notariaat staan onder druk en het is verdraaid lastig om uiteindelijk tot notaris te worden benoemd. Ze krijgen niet altijd de waardering van klanten voor hun inzet. Lontjes zijn soms kort. Vanwege de toegenomen claimcultuur ervaren ze veel stress en hebben ze zorgen over het afbreukrisico, wat wordt versterkt door de beroeps- en gedragsregels en de tuchtrechtspraak waar zij aan onderworpen zijn. Ze worden steeds vaker door partijen onder druk gezet, of erger - en volstrekt onaanvaardbaar - bedreigd en geïntimideerd. Onlangs is één van onze medewerkers nota bene door een klant zelfs met de dood bedreigd. In dat geval hebben wij, het spreekt voor zich, per direct de klantrelatie beëindigd.  

Wij hebben niettegenstaande het voorgaande de volgende maatregelen getroffen om een kortere doorlooptijd te kunnen waarborgen:

  • Wij hebben, ook onlangs weer, goede en ervaren nieuwe medewerkers geworven.
  • Wij blijven actief en voortdurend medewerkers werven die ons team kunnen en willen komen versterken. Wij werven via social media, vanuit onze netwerken, met search-bureaus, via banenmarkten en meer.
  • Wij bieden onze medewerkers een opleidingsprogramma dat zich richt niet alleen op verbetering van juridische kennis en notariële beroepsregels, maar ook op professionele en sociale vaardigheden om een klantgerichte en uitstekend presterende werkomgeving te blijven creëren.
  • Wij hebben de werkplekken ergonomisch afgestemd op de gebruiker en de te verrichten werkzaamheden, zodat het comfort maximaal is en de kans op uitval wordt verkleind.
  • Wij bevorderen het werkgeluk van onze medewerkers. We bieden onze medewerkers daarom aantrekkelijke en transparante arbeidsvoorwaarden, met oog voor de toekomst, persoonlijke ontwikkeling en met ruimte voor flexibiliteit. Een moderne set arbeidsvoorwaarden die uitstekend aansluit bij onze identiteit als notariskantoor met het adagium "Goed voor elkaar" en de markt waarin wij opereren. 
  • We hanteren de menselijke maat. Laten ons niet leiden door spreadsheetmanagement maar tonen ons onderling oprecht betrokken bij elkaar. Ondersteunen en helpen elkaar waar nodig of gewenst. Wij kennen weinig verloop. Onze ervaren medewerkers hebben veelal een langjarig dienstverband en tonen zich trouw en loyaal. 
  • Taken die geautomatiseerd kunnen worden, zullen wij innovatief zoveel mogelijk automatiseren. Door optimaal gebruik van state-of-the-art digitale informatie- en communicatietechnologie kunnen wij onze praktijk lean and mean voeren. 
  • Wij hebben een flexpool met zzp-ers waaruit wij kunnen putten bij piekbelasting.
  • Wij werken ook buiten kantoortijden door aan zaken voor onze klanten. Sommigen beginnen al om 7.00 uur 's ochtends en anderen verlaten pas na 22.00 uur het kantoorpand. Ook in de weekenden wordt er gewerkt. Sommigen staan zelfs tijdens vakantie met hun e-mail en telefoon nog op aan.
  • Een medewerker met een dienstverband van 80% heeft haar dienstverband voor bepaalde tijd uitgebreid naar 100% (de facto (120%) teneinde onze klanten tijdiger te kunnen accommoderen.
  • In december - historisch de drukste maand van het jaar - kan er contractueel geen verlof worden opgenomen.
  • Wij maken keuzes. Wij stoten bepaalde soorten werkzaamheden af of brengen die onder bij derden met wie wij een samenwerkingsverband hebben of aangaan.[/li]
    Wij pogen strikter te prioriteren. Zaken met een fatale datum of een spoedeisend karakter geven wij voorrang.
  • Wij informeren klanten bij de offerte reeds dat de behandelduur gedurende een bepaalde periode langer is dan wat voor ons gebruikelijk is en wat klanten van ons zijn gewend. Indien er geen fatale datum of een spoedeisend karakter is en voor de klant de langere behandelduur onaanvaardbaar is, zullen wij de zaak niet aannemen of vóór aanvang van de werkzaamheden reeds terug geven.
  • Wij kunnen een tijdelijke aanname stop van nieuwe zaken aankondigen.
Waar zitten jullie?

Wij zijn gevestigd in Vlaardingen en houden aldaar kantoor in een goed geoutilleerd monumentaal pand aan de oude haven. Met pittoresk uitzicht op de plezierjachten en zeilschepen. Je bent daar van harte welkom. 

Wij kunnen je zo gewenst op afspraak ook ontvangen in de business centers van het NoMA House aan de Amsterdamse Zuidas, het World Trade Center Rotterdam of het World Trade Center Den Haag. We beschikken daar over hoogwaardige accommodatie en kunnen je het gebruik van de faciliteiten die het WTC heeft aanbieden.

Maar wij zijn niet aan ons kantoor gekluisterd. Wij zijn mobiel. En flexibel. Als heuse business nomaden. We go where the business is. Wij komen zo gewenst op uitnodiging en in overleg dan ook graag naar jou toe. Dat geldt zowel voor de zakelijke klant als voor de particuliere klant. En voor wat betreft de particuliere klant, zeker in die gevallen dat je niet mobiel bent, bijvoorbeeld vanwege een gevorderde en respectabele leeftijd, of vanwege opname in een ziekenhuis, verzorgingstehuis of hospice.   

Moet ik altijd persoonlijk langs komen om een akte te passeren?

Nee. Je hoeft niet altijd persoonlijk naar de notaris om een akte te passeren. Je kunt een volmacht laten opmaken en die verlenen aan iedere medewerker van MAES notarissen. Wel moet  je handtekening worden gelegaliseerd, zodat wij zeker weten dat het jouw handtekening is. Wij kunnen de handtekening die je bij ons op kantoor in ons bijzijn op de volmacht zet, legaliseren, maar je kunt dat ook doen bij iedere andere notaris, waar ook in Nederland, die jijzelf verkiest.       

Voor akten in de personen- en familierechtpraktijk, zoals een testament, levenstestament, huwelijksvoorwaarden, partnerschapsvoorwaarden, een samenlevingsovereenkomst, moet je persoonlijk voor de notaris verschijnen.

Ben je geldnemer/schuldenaar/hypotheekgever/onderzetter bij een hypotheekakte, dan moet je in persoon voor de notaris verschijnen, of een notaris moet een notariële volmacht voor je opmaken en passeren. 

Als de notaris overtuigd is van het feit dat alle mogelijkheden voor persoonlijk, direct contact tussen de verschenen persoon zijn uitgeput en het gebruik van een onderhandse volmacht niet volstaat, kan hij van mening zijn en dat verklaren in de akte dat hij in afwijking van artikel 4:102 van het Burgerlijk Wetboek voor de toepassing van artikel 43 lid 4 van de Wet op het notarisambt, de akte kan verlijden met gebruikmaking van tweezijdige audiovisuele communicatiemiddelen, een en ander conform artikel 26 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Hij zal dan via One Space of via Teams, dat een tweezijdig audiovisueel communicatiemiddel is, een videobelverbinding met de verschenen persoon tot stand brengen.

 

Moet ik bij kantoorbezoek een origineel legitimatiebewijs meenemen?

Wij verzoeken je een geldig origineel legitimatiebewijs (paspoort, rijbewijs of identiteitskaart) mee te nemen bij bezoek aan ons kantoor. Geen kopie. 

Alle klanten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren moeten hun identiteit door de notaris laten vaststellen en laten verifiëren met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs. De mate van het risico dat een bepaalde klant of transactie meebrengt, is bepalend voor de omvang van het onderzoek dat de notaris verplicht is te doen. 

Dat onderzoek is hij verplicht te doen op grond van de Wet op het Notarisambt, de beroeps- en gedragsregels en de Wet ter voorkoming van Witwassen & Financieren Terrorisme ("Wwft"). De Wwft is bedoeld om terrorismefinanciering en witwassen van geld te bestrijden. Witwassen houdt in dat illegaal verkregen vermogen legaal wordt gemaakt, zodat de illegale herkomst niet langer zichtbaar is. Er is sprake van terrorismefinanciering als vermogen wordt gebruikt om terroristische activiteiten mogelijk te maken.

De Wwft verplicht de notaris om te onderzoeken wie zijn klanten precies zijn en om ongebruikelijke transacties te signaleren en te melden. Op die manier helpt het notariaat actief mee om criminaliteit en terrorisme tegen te gaan.

Voor ons onderzoek en onze dienstverlening maken wij onder meer gebruik van software en registers zoals BRP (Basisregistratie Personen, voorheen GBA-V), VIS (Verificatie Identificatie Systeem), CTR (Centraal Testamenten Register), CLTR (Centraal Levenstestamentenregister), CIR (Insolventieregister), Curatele- en bewindregister (CCBR), Huwelijksgoederenregister, KvK (registers Kamer van Koophandel) en het Kadaster.

Indien je op enig moment in persoon bij op ons kantoor verschijnt, verzoeken wij je vriendelijk en met klem om hetzelfde legitimatiebewijs mee te nemen dat in de aan je verstrekte concept akte(n) is vermeld en door je in je Mijn Notarisdossier is geüpload. Wij hebben immers dat legitimatiebewijs vanwege de Wwft al vergeleken met data uit het door ons geraadpleegde VIS.  Wij verzoeken je om dat legitimatiebewijs bij bezoek aan kantoor aan een medewerker van onze Hospitality Desk af te geven, zodat zij een scan kan maken en een elektronische bevestiging van echtheid ontvangt. Zij zal daarna het legitimatiebewijs aan de notaris verstrekken zodat hij je bij het passeren van de akte kan identificeren. Hij is daartoe wettelijk verplicht.

Als je bij kantoorbezoek geen of niet hetzelfde legitimatiebewijs bij je hebt waarvan je eerder al een kopie in je Mijn Notarisdossier hebt geüpload en zoals dat door ons in de aan jou verstrekte concept-akte(n) is opgenomen, dan leidt dit tot vertraging en vraagt het om extra handelingen van ons kantoor die wij in dat geval aan je moeten doorbelasten. Wij willen dat graag met je voorkomen.   

Kunnen jullie mindervalide bezoekers ontvangen?

Ons kantoor is rolstoeltoegankelijk. Graag ontvangen wij mindervalide bezoekers via onze zij-ingang. Als je ons belt op het moment dat je bij ons kantoor bent gearriveerd, begeleiden wij je graag persoonlijk naar onze ontvangstbalie.

Wat is het kantooradres?

Ons kantoor- en bezoekadres is: Oosthavenkade 39, 3134 NW Vlaardingen. 

Kan ik bij jullie kantoor voor de deur parkeren?

Jazeker. Er is gratis parkeergelegenheid op nog geen 100 meter van kantoor en er is parkeergelegenheid voor de deur en direct achter ons kantoor in de parkeerzones 8633, 8636, 8683 en 8684. 

Indien je al elektrisch rijdt, dan kun je op www.oplaadpunten.nl de oplaadpunten in de regio vinden. Het dichtstbijzijnde oplaadpunt is aan de Oosthavenkade 21. 

Kom je op de fiets dan kun je die stallen in de fietsrekken voor ons kantoor aan de waterkant. 

Hoe kom ik met het openbaar vervoer bij jullie kantoor in Vlaardingen?

Al ruim 125 jaar ligt er een spoorverbinding tussen Rotterdam en Hoek van Holland: de Hoekse Lijn. Tot 1 april 2017 reed de trein over dit spoor. Sindsdien zijn spoor en stations omgebouwd voor een directe metroverbinding tussen het centrum van Rotterdam en Hoek van Holland: de verlengde metrolijn B. Deze lijn stopt dagelijks 6 tot 12 keer per uur op de stations Vlaardingen West, Vlaardingen Centrum en Vlaardingen Oost. Kijk voor het plannen van uw reis op https://ov9292nl/

Vlaardingen is voor mij niet praktisch. Is er een alternatief?

Ben je een professionele partij of een goede  relatie van kantoor en wil je ons op afspraak liever bezoeken in het NoMA House aan de Amsterdamse Zuidas, het WTC in Rotterdam of het WTC Den Haag, dan stemmen wij dat graag met je af en ontvang je vooraf van ons per e-mail de uitnodiging met routebeschrijving.   

Bij jou op kantoor, bij je thuis, in het ziekenhuis, hospice of waar dan ook langskomen kan natuurlijk ook allemaal in goed overleg geregeld worden. 

Kan ik zomaar bij jullie naar binnen lopen?

Nee. Wij zijn weliswaar laagdrempelig. En iedereen is welkom. Maar onze deur wordt om veiligheidsreden elektronisch geopend. Wij hebben een geavanceerd veiligheids- en bewakingssysteem om de veiligheid van kantoorgenoten, bezoekers en aan ons toevertrouwde informatie en documentatie te kunnen waarborgen. 

Moet ik lang wachten bij jullie in de lounge voordat ik aan de beurt ben?

Bij binnenkomst op kantoor kun jij je melden bij de dames van onze hospitality desk en kun je plaats nemen in de lounge. Onze dames verwachten je al en zien uit naar je komst. 

Wij weten hoe vervelend het is om lang te moeten wachten. Wij streven er dan ook naar om je zo kort mogelijk te laten wachten. Soms kan dat wat langer duren dan ons lief is, bijvoorbeeld omdat besprekingen of het passeerafspraken gedurende de dag wat uitlopen. Wij vragen in dat geval om je begrip. Om uitloop zoveel mogelijk te voorkomen, helpt het ons en onze klanten als je vijf minuten voor het afgesproken tijdstip al bij ons op kantoor aanwezig zou kunnen zijn.    

We hebben om het wachten voor onze bezoekers wat te veraangenamen voor onze gasten in de lounge een iPad op de leestafel staan. Daarop kun je gratis lezen: het Financieel Dagblad, de Telegraaf, de NRC, de Volkskrant en het AD. 

Natuurlijk kan de bezoeker op de iPad ook onze informatieve website raadplegen voor bijvoorbeeld antwoorden op vragen die mogelijk bij hem leven.      

Is er bij jullie op kantoor free Wifi?

Wij hebben voor onze bezoekers free Wifi in de lounge en verstrekken je bij bezoek graag de Wifi code. 

We hebben om het wachten voor onze bezoekers wat te veraangenamen voor onze gasten in de lounge een iPad op de leestafel staan. Daarop kun je gratis lezen: het Financieel Dagblad, de Telegraaf, de NRCl, de Volkskrant en het AD. 

Natuurlijk kan de bezoeker op de iPad ook onze informatieve website raadplegen voor bijvoorbeeld antwoorden op vragen die mogelijk bij hem leven.      

Mijn kinderen zijn nog jong. Kan ik ze toch meenemen bij bezoek aan kantoor?

Wij adviseren om geen hele jonge kinderen mee te nemen bij bezoek aan ons kantoor. Hun aanwezigheid kan u afleiden van belangrijke zaken waar u uw aandacht op dat moment echt even bij moet houden. Maar alle kinderen zijn natuurlijk altijd van harte welkom welkom. Soms lukt het je immers niet een oppas te vinden. 

Maatregelen vanwege de COVID-19 pandemie dienen steeds gerespecteerd te worden. Dat kan betekenen dat gedurende de periode dat de maatregelen van kracht zijn, kinderen niet met ouders of verzorgers mee kunnen komen.  

Ik laat mijn hond liever niet alleen thuis. Hij doet niets. Kan ik hem meenemen?

Wij zijn dol op trouwe viervoeters. Maar wij verzoeken je toch om geen huisdieren mee te nemen bij bezoek aan ons kantoor. Wil je de hond toch niet alleen thuis laten overweeg dan de hondenuitlaatservice of dagopvang van www.stap-voets.nl. Jij naar de notaris en de hond lekker naar buiten.   

Zag ik nou een filmpje van jullie op You Tube?
Ja. Dat kan heel goed. Wij hebben zelfs een eigen videokanaal op You Tube. Met filmpjes over ons kantoor MAES notarissen, onze werkwijze, het beroep notaris met al zijn regels, maar ook over Familierecht, Ondernemingsrecht en Vastgoed. Want wij willen onze klanten en andere geïnteresseerden eenvoudige en begrijpelijk uitleg geven. Over notariële zaken. Wanneer het hun schikt. Kort en bondig. En soms wat uitgebreider. Gratis. Omdat veel mensen liever een filmpje kijken dan dat ze lange teksten lezen. En het gaat ook nog eens veel sneller en makkelijker dan wanneer we steeds met iedereen 1 op 1 zouden gaan zitten bij ons op kantoor. Dat kan natuurlijk ook. Voor wie dat wilt. Met een mooie cappuccino erbij en een Tiny Tony chocolonely. Wij tonen ons dan graag een gelijkwaardig gesprekspartner. Zijn laagdrempelig en maken ingewikkelde dingen eenvoudig. Toch liever filmpjes kijken? Maak het jezelf nog makkelijker. Wordt abonnee. Dan ben jij als eerste op de hoogte van nieuwe filmpjes.
Krijg ik een kopie van de akte?

Nadat een notariële akte door de notaris is gepasseerd wordt de akte ingeschreven in het repertorium. Het repertorium is een register waar alle akten  in staan geregistreerd die zijn getekend bij de notaris. Zo kan een akte altijd teruggevonden worden. Iedere akte heeft zijn eigen uniek nummer.

De originele akte, de minuut-akte, met de aan die akte gehechte bijlagen gaat direct na het passeren de kluis in. Deze kluis is waterdicht, brandveilig en heeft luchtverversing zodat wij de akten daar 20 jaar kunnen bewaren. Na 20 jaar of zoveel eerder gaan de minuutakten naar een centrale bewaarplaats.

Partijen bij de akte ontvangen binnen twee weken na het passeren van de akte in het beveiligde online Mijn Notarisdossier een digitaal afschrift van de akte. Dat Mijn Notarisdossier blijft ook na het passeren van de akte altijd voor u met de door ons aan u verstrekte inloggevens toegankelijk. Daarmee houden wij de kosten voor u laag, kunt u het afschrift ook niet kwijt raken, kunt u het 365 dagen per jaar, 24 uur per dag, waar ter wereld u ook bent het afschrift inzien en zo gewenst zelf uitprinten. Door het afschrift digitaal te bewaren en niet thuis in de kast voorkomt dat u dat het afschrift bij iemand onder ogen komt voor wie de inhoud niet bestemd is. 

Op het afschrift staat alleen de handtekening van de notaris samen met een ambtszegel. De notaris verklaart hiermee dat het afschrift een kopie is van de originele akte. Bij het afschrift worden geen bijlagen verstrekt meegestuurd. 

Op verzoek kunt u zo gewenst altijd een afschrift in hard copy, dus op papier en mooi met een kaft ingebonden, van ons per post ontvangen. Wij rekenen daar € 45 exclusief BTW en verschotten voor.

Ha! Een bezoek aan de notaris. Kan ik dan eindelijk weer eens een goeie sigaar roken?

Het spijt ons. Het is op ons kantoor niet toegestaan om te roken omdat alle bezoekers en werknemers recht hebben op een rookvrije omgeving. 

Hoe zit het met mijn veiligheid als ik bij jullie ben?

Safety first! Om de veiligheid van onze bezoekers en medewerkers te garanderen hebben wij een protocol voor geval van calamiteiten, zoals brand of aanverwante levensbedreigende situaties. In geval zich een calamiteit zou voordoen, of er een alarm gaat, wordt je geacht de aanwijzingen van onze bedrijfshulpverleners direct op te volgen. Zij zijn dan te herkennen aan de gele hesjes die zij dragen. Zij zijn getraind om levensreddende handelingen toe te passen en kunnen reanimeren. Wij zullen terstond de hulpdiensten alarmeren. 

Kan ik als ik bij jullie op kantoor zomaar elke kamer binnen lopen om even dag te zeggen?

Niet aan MAES notarissen verbonden personen hebben bij kantoorbezoek uitsluitend toegang tot de publieke ruimten op kantoor. Dat zijn de hal, de gang, de wachtruimte, de bespreekkamers en de Wc's. We begroeten je daar graag. Vanwege onze geheimhoudingsplicht en vanwege privacy redenen kunnen wij onze bezoekers geen vrije toegang beiden tot niet-publieke werkplekken, waar dossiers of andere vertrouwelijke documenten in het zicht kunnen liggen.   

Hoe communiceren jullie met de klant?

Wij doen veel online. Onze online services zijn een bewijs van onze ambitie om steeds anderen een stap voor te blijven en veranderingen te omarmen. Wij bieden onze klanten - ook vanwege de vigerende privacywetgeving - een digitaal notarisdossier, een klantportaal,  en werken met automatische document assemblage. Het digitale notarisdossier is een beveiligde dienst, overal en altijd beschikbaar, voor dossierbeheer, communicatie en samenwerking.  Hierdoor kunnen klanten 24/7 online vanaf huis, kantoor of zelfs hun vakantieadres hun dossier inzien en kunnen zij, net als wij, in die digitale omgevingdocumenten downloaden en uploaden. De automatische document assemblage levert de klant een kortere en dus voordeligere productietijd, alsmede consistente documentatie op. Uiteraard doen wij er alles aan om het werken met het portaal zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, zodat jouw gegevens goed zijn beschermd, maar ook goed toegankelijk zijn voor jou. Mocht het gebruik aanleiding geven tot vragen of opmerkingen vernemen wij dat dan ook graag.

Wij zoeken een sponsor. Iets voor jullie?

Dat hangt ervan af. Wij krijgen heel veel sponsoring verzoeken.  Wij staan open voor dergelijke verzoeken en zullen die toetsen aan onze sponsoring criteria. Criteria zijn onder meer binding met de regio, bijdrage aan de samenleving, het vergroten van onze zichtbaarheid, het verstevigen van onze reputatie en kwaliteit van de tegenprestatie. Sponsoring kan bestaan uit een bedrag in geld of het verrichten van notariële diensten tegen een gematigd tarief.  Wij ondersteunen bijvoorbeeld in stilte diverse maatschappelijke organisaties en kwetsbare personen of groepen door ze onze kennis en kunde aan te bieden zonder dat wij daarvoor een honorarium wensen te ontvangen.   

Bieden jullie medewerkers een goede werkomgeving?

Werken bij MAES notarissen doen wij in een gezonde, veilige en plezierige werkomgeving. Waardering van en naar elkaar vinden wij belangrijk. We hebben vertrouwen in elkaar, respecteren elkaar en zijn verantwoordelijk voor ons eigen gedrag. Dat betekent dat wij iemand niet anders behandelen vanwege bijvoorbeeld afkomst, etnische achtergrond, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid, sekse, leeftijd of handicap. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Wij respecteren elkaars persoonlijke ruimte.

Ik heb een compliment of een klacht. Wat kan ik daarmee doen?

Wij streven naar continuïteit van onze dienstverlening door op een zorgvuldige wijze een wederkerig vruchtbare, harmonieuze en duurzame relatie te ontwikkelen met onze klanten. 

Wij beogen onze klanten onberispelijk diensten te verlenen. Wij hechten grote waarde aan professionaliteit en kwaliteit. Elke klant heeft onze persoonlijke aandacht. Wij luisteren naar alles wat hij te vertellen heeft. Wij beogen zorgzaam, nederig en dienstbaar te zijn. 

In alles wat wij doen om onze klanten toegevoegde waarde te leveren, willen wij elke dag weer opnieuw hun respect en vertrouwen verdienen. Vertrouwen waarvan wij maar al te goed weten dat het te voet komt en per review gaat.  Vertrouwen dat valt of staat met integer en eerlijk handelen. Het koesteren van onze integriteit is voor ons van vitaal belang om te kunnen vasthouden aan ons eigen kostbaarste bezit: onze reputatie. 

Wij meten onze klanttevredenheid. Wij streven ernaar om een hoog klanttevredenheidscijfer te scoren. Wij hechten daar sterk aan. Door de klanttevredenheid te meten beschikken wij over data waarop wij kunnen sturen om onze dienstverlening constant te blijven verbeteren. Dat doen wij dus ook. 

Natuurlijk ontvangen wij graag complimenten als het goed gaat. Dat is heel erg stimulerend, want wij doen ons stinkende best om u goed te bedienen. Soms gaat er iets toch niet helemaal goed. Dat trekken wij ons altijd aan. Zonder uitzondering. Wij gaan dan graag in gesprek met de klant en zullen goed luisteren naar wat hem ontevreden heeft gemaakt. We willen dan ook nagaan wat wij kunnen doen om de klanttevredenheid te verbeteren. Niet alleen ten aanzien van die specifieke klant of in dat specifieke dossier, maar ook met het oog op onze dienstverlening aan al onze huidige en toekomstige klanten. 

Mocht je onverhoopt om wat voor reden dan ook ontevreden zijn over onze dienstverlening dan kun je een klacht indienen. De klachtenregeling is door ons beschreven en op onze website te vinden.

Kunnen jullie voor mij een handtekening op een document legaliseren?

Wat moet je doen om een legalisatie te krijgen?

Zeker. Daar zijn wij voor. Voor particulieren, bedrijven en andere organisaties verzorgen wij vaak legalisaties, apostilles en doorlegalisaties. Zowel in de ondernemingsrecht-, de vastgoed- en de familierechtpraktijk. Een legalisatie is een verklaring van de notaris dat de handtekening onder een document door jou in het bijzijn van die notaris of een medewerker van zijn kantoor is gezet is en dat jij je daarbij hebt gelegitimeerd met een geldig legitimatiebewijs. Daarmee staat de echtheid van de handtekening vast. De verklaring is vaak een sticker of stempel op het document of een aangehechte verklaring. 

Onze hostesses zitten tijdens kantooruren bij de Hospitality Desk voor je klaar en helpen je graag gelijk bij binnenkomst. Bel vooraf even om je komst af te stemmen, zodat we er zeker van zijn dat we je dan ook gelijk bij binnenkomst kunnen helpen. 

Neem de door jou ontvangen volmacht of verklaring mee naar ons kantoor. Vergeet je geldig legitimatiebewijs niet en zet je handtekening pas bij ons op kantoor in het bijzijn van een medewerker van ons kantoor. 

Als je handtekening eenmaal bij ons op kantoor is gezet, hoeft je niet in alle gevallen te wachten tot de legalisatie is uitgevoerd. Wij kunnen er zelf voor zorgen dat het gelegaliseerde document in origineel nog dezelfde of de volgende dag wordt verzonden naar het de instantie die om je gelegaliseerde handtekening heeft verzocht. Jij ontvangt van ons voor je dossier een kopie.

Apostille en doorlegaliseren

Vaak kan je volstaan met een legalisatie. Maar als je een document in het buitenland wil gebruiken moet je ervoor zorgen dat het document (bijvoorbeeld een uittreksel uit het bevolkingsregister) in het buitenland herkend wordt als officieel document. Dan is het van belang om na te gaan of een land waarin je het document wil gaan gebruiken is aangesloten bij het Apostilleverdrag. Is dat zo dan moet het document worden voorzien van een apostille. Is het land niet aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan moet je het document laten doorlegaliseren. Wij kunnen de apostille of doorlegalisatie voor jou verzorgen. Wie bieden het door ons gelegaliseerde document dan aan bij de rechtbank. De rechtbank kan het document alleen voorzien van een apostille of legalisatie als er een originele handtekening op het document staat én deze handtekening is gedeponeerd in de landelijke handtekeningendatabase. Voor het aanvragen van een apostille of legalisatie bij de rechtbank betaal je griffierecht. De betaalmogelijkheden verschillen per rechtbank. Je ontvangt de apostille of legalisatie nadat je het griffierecht hebt betaald.

Extra legalisatie

Soms vraagt een land om een extra legalisatie. Informeer daarom altijd bij het consulaat of de ambassade van het betreffende land. Wij werken ook samen met partijen die het legalisatieproces bij de rechtbank, buitenlandse zaken, ambassades, consulaten en meer voor ons uit handen nemen. Zo hebben wij goede ervaringen met Kes legalisaties in Den Haag.