Onze website op jouw voorkeuren in richten.
Zo kun je gemakkelijk navigeren en zijn relevante pagina’s sneller vindbaar.
Coronavirus (COVID-19) protocol
Alleen samen krijgen wij corona onder controle
Coronavirus (COVID-19) protocol
Status per 19 december 2021
Aan al onze gewaardeerde klanten, business partners, kantoorbezoekers en medewerkers,
De coronavirus (COVID-19) pandemie raakt miljarden mensen over de gehele wereld en dwingt ons collectief tot verstrekkende gezondheids- en veiligheidsmaatregelen en algehele herijking.
Bij MAES notarissen draait alles om mensen. Dit betekent dat wij geen risico nemen met betrekking tot de gezondheid en het welzijn van onze klanten, business partners, kantoorbezoekers en medewerkers, hun families en nabijen en de samenleving waar wij met elkaar deel van uitmaken en dat wij onze medewerkers een veilige werkomgeving willen kunnen blijven bieden. Wij zullen de richtlijnen van het RIVM en de overheid steeds opvolgen. Tegelijkertijd willen wij onze bijdrage aan de samenleving blijven leveren en waken wij over de continuïteit van de dienstverlening.
Tegen die achtergrond en in goed overleg met onze medewerkers hebben wij dit protocol voor onze klanten, business partners en kantoorbezoekers opgesteld. Wij hebben ons daarbij verlaten op de door de Rijksoverheid verstrekte informatie en het "werknemers- en werkgeversadvies coronavirus" dat is samengesteld door HumanTotalCare B.V.
Wij hebben de volgende maatregelen getroffen, verzoeken je daar goede nota van te nemen en vragen je om die maatregelen te respecteren.
1. Notarissen verlenen essentiële diensten. Ons kantoor blijft dan ook geopend en wij zijn je graag van dienst.
2. Medewerkers en kantoorbezoekers komen bij symptomen - droge hoest, koorts, verkouden, misselijkheid, smaak- en/of geurverlies - niet naar kantoor, maar nemen met ons telefonisch contact op. Medewerkers worden in dat geval door ons doorverwezen naar de GGD voor een test.
3. Bezoekers dragen bij binnenkomst en in de wachtruimte een mondmasker. Wij geven elkaar en bezoekers geen hand, hebben geen fysiek contact met elkaar en respecteren de social distancing van anderhalve meter. Hoesten en niezen doe je in je elleboog.
4. Kantoorbezoekers worden bij binnenkomst gevraagd of ze klachtenvrij zijn, of zij een vaccinatiebewijs, een herstelbewijs (dat zij minder dan 6 maanden geleden hersteld zijn van corona) of een testbewijs (PCR(NAAT)test) via de CoronaCheck App kunnen tonen. Dit coronatoegangsbewijs en uw ID-bewijs worden door ons gescand en gecontroleerd. Bij klachten of indien zij geen bewijs kunnen tonen, worden zij verzocht kantoor direct te verlaten en buiten of in de auto te wachten tot zij aan de beurt zijn. Zij worden dan buiten geholpen.
5. Medewerkers die geen bewijs kunnen of willen tonen, dragen, zolang er geen wettelijke verplichting tot het tonen van bewijs is, als zij zich door kantoor bewegen een mondkapje en houden anderhalve meter afstand tot anderen.
6. Wij werken in twee teams. Team A werkt (deels) vanuit huis. Team B werkt op kantoor. Team B neemt over als Team A onverhoopt uitvalt en in quarantaine moet of erger. Wij verkeren in de gelukkige omstandigheid dat wij onze thuiswerkende medewerkers met de nodige beveiligde faciliteiten in de cloud kunnen accommoderen. Zij zijn gewoon per e-mail, per telefoon of met beeldbellen (Zoom, Teams, Skype, Wildix/OneSpace) beschikbaar. Wij kunnen de vertrouwelijkheid en integriteit van onze dienstverlening blijven garanderen. Mogelijk dat ons serviceniveau in deze omstandigheden de komende periode iets lager is dan wat u van ons gewend bent, maar wellicht merkt u er niets van.
7. We houden zoveel mogelijk de reguliere kantoortijden met elkaar aan. Indien wij de social distancing onvoldoende kunnen naleven, dan kunnen we overgaan op werken in time slots waarbij wij kantoor voor medewerkers openstellen van 8.00 uur tot 21.00 uur. In overleg kan er door een beperkt aantal kantoorgenoten in dat geval ook op zaterdag en zondag worden gewerkt op kantoor in plaats van op werkdagen als dit ons helpt.
8. Elke maandagmiddag om 16.30 uur is er een teamoverleg live en met beeldbellen met de leden van Team A en Team B. Op die wijze onderhouden we ook het reguliere onderlinge goede contact met de thuiswerkers.
9. Wij schenken geen koffie, thee of water of andere consumpties aan bezoekers. Leesmaterialen zijn uit de lounge verwijderd.
10. Bezoek aan ons kantoor door derden wordt zoveel mogelijk ontmoedigd. Makelaars en tussenpersonen kunnen hun klanten niet vergezellen. Minderjarigen (kinderen) zijn niet welkom totdat alle beperkingen vanwege het RIVM en de overheid zijn opgeheven.
11. Bezoekers worden verzocht hun eigen pen mee te nemen om de akte te ondertekenen. Indien ze geen eigen pen hebben meegenomen, wordt na elk gebruik de pen gedesinfecteerd of aan de bezoeker bij wijze van relatiegeschenk kado gedaan.
12. Akten zullen, wel met inachtneming van de "Belehrungspflicht", zakelijker en korter met partijen worden doorgenomen dan gewoonlijk, zodat het onderteken proces korter zal duren.
13. Wij zullen - in tegenstelling tot veel andere notarissen - wel legalisaties voor klanten van andere notarissen blijven uitvoeren. Partijen geven met inachtneming van de Tijdelijke noodwet COVID-19 indien mogelijk een volmacht af. Legalisatie van die volmachten gebeurt met audiovisuele middelen (Zoom, Teams, Skype, Wildix/OneSpace). Daar wordt in de akte melding van gemaakt. Kosten voor de volmacht en voor de legalisatie met audiovisuele middelen worden aan de volmachtgever doorbelast conform de geoffreerde en op onze website vermelde tarieven.
14. Besprekingen doen we zoveel als mogelijk telefonisch of met genoemde audiovisuele middelen.
15. Wij geven ruimte aan elkaars emoties. Ieder persoon bevindt zich in een unieke situatie en wordt geconfronteerd met eigen moeilijke momenten. Het is volstrekt legitiem dat dit leidt tot gevoelens zoals angst, verdriet, onzekerheid, machteloosheid, frustratie en woede. Negatieve emoties zijn een normale reactie op een abnormale situatie. Wij gaan respectvol en zorgvuldig met elkaar en elkaars gevoelens om. We helpen elkaar waar mogelijk. Hebben een can do mentaliteit.
16. De wc op de begane grond is uitsluitend toegankelijk voor kantoorbezoekers. Wij desinfecteren de deurklinken en de kraan dagelijks. De wc in het souterrain is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers.
17. Medewerkers die geen vaccinatiebewijs of herstelbewijs kunnen overleggen, bijvoorbeeld omdat zij om hun moverende redenen ervoor hebben gekozen om zich (nog) niet te laten vaccineren ondanks oproep daartoe door de overheid , dragen gedurende hun verblijf bij ons op kantoor continu een medisch mondkapje (FFP2) en laten zich - buiten werktijd - eenmaal per veertien dagen, zodat zij, indien en voor zover daar door werkgever om verzocht zou worden, een PCR(NAAT)testbewijs kunnen tonen. Alle kosten voor medische mondkapjes en testen komen voor rekening van de niet-gevaccineerde werknemer. De gevaccineerde medewerker die een mondkapje wenst te dragen, kan gebruik maken van de vanwege kantoor ter beschikking gestelde mondmaskers met MAES logo, maar wordt geadviseerd om in dat geval de beter beschermende FFP2 maskers te dragen.
18. Na elke werkdag worden de spreektafels, de stoelarmleuningen en de deurklinken van de bespreekkamers gedesinfecteerd.
19. We luchten zo veel als mogelijk. Zijn zeer terughoudend in het gebruik van de airco.
20. De schoonmaker reinigt dagelijks alle wc's, alle deurklinken, alle bureaus, lichtknoppen, trapleuningen, de balie, alle deurklinken, de kopieerapparaten, de koffiemachine, de vaat, de klink van de ijskast en vaatwasser, de wastafels, kranen en dispensers.
21. Indien iemand door de gang of over de trap loopt en er komt een tegenligger, wacht je even tot die ander op anderhalve meter afstand heeft kunnen passeren. Hetzelfde geldt voor wc-bezoek, bezoek aan de pantry of de kopieermachine.
22. Wij hebben een plexiglas scherm op de tafel in de bespreekkamers geplaatst. Als er op andere plaatsen binnen kantoor behoefte bestaat aan een plexiglas scherm of andere aanpassingen dan kunnen die in overleg aangebracht worden.
23. Medewerkers en kantoorbezoekers nemen de voorschriften en aanbevelingen van het RIVM en de overheid en onze aanwijzingen steeds in acht.
Met deze maatregelen beogen wij de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen, maar eerst en vooral onze maatschappelijke verantwoordelijkheid te nemen.
Wij realiseren ons wat de impact van het coronavirus en de social distancing op jou, je familie, je nabijen en je onderneming heeft, dat het veel vragen bij je oproept en tot maatregelen dwingt. Ten aanzien van te nemen notariële en juridische maatregelen zitten wij klaar om al je vragen te beantwoorden en je te ondersteunen.
Het is onzeker wat de komende periode gaat brengen en wat voor maatregelen van ons worden verlangd. Wij zullen de ontwikkelingen nauwgezet volgen, evalueren en onze bedrijfsvoering zonodig erop aanpassen.
Wij tonen ons bijzonder erkentelijk voor allen die zich zo tomeloos voor de samenleving inzetten, voor iedereen die op zijn manier een bijdrage levert om uit de pandemie te komen en voor een ieder die zich inzet om de economie op gang te houden.
Wees goed voor elkaar.
Status per 19 december 2021
Mogen we even je aandacht?
Om je een persoonlijke ervaring te bieden en onze website te verbeteren, plaatsen wij cookies.
Cookies instellingen
Wij laten je graag een goede website zien, afgestemd op jouw voorkeuren. Daarnaast zouden wij voor jou onze boodschappen op externe websites en aanbiedingen via social media op maat willen maken. Wil jij dit ook? Zet dan de onderstaande onderdelen op 'Aan'. Hiermee geeft je ons toestemming om jou door middel van het gebruik van cookies en andere technieken een persoonlijke ervaring te bieden.
Gepersonaliseerde boodschappen op externe websites tonen.
Je krijgt hierdoor alleen boodschappen over producten die voor jou interessant zijn.
Onze advertenties op social media af stemmen op jouw interesse.
Dan zie je alleen advertenties die voor jou relevant zijn.
Jouw keuze is altijd te wijzigen via onze privacy instellingen
Contact
Wij zijn er voor jou
Wij zijn er voor jou. We willen graag met je nagaan hoe wij jou, je dierbaren of je onderneming zo goed mogelijk kunnen helpen. Bij momenten die er werkelijk toe doen in het leven. Zowel zakelijk als privé. En waarmee wij ook nog eens veel geld voor jou en de jouwen kunnen verdienen wat anders mogelijk naar 's Rijks schatkist zou gaan.
Bel ons voor een kennismakingsgesprek. Zo'n telefonisch kennismakingsgesprek is altijd kosteloos en vrijblijvend. We nemen je dan graag en in alle rust bij de hand. Afhankelijk van wat uit ons gesprek volgt, zullen wij je vervolgens per e-mail een overeenkomst van opdracht met een offerte aanreiken. In die overeenkomst beschrijven wij de verlangde dienst en onze voorwaarden op basis waarvan wij de opdracht uitvoeren. Zodat je precies weet waar je aan toe bent en we verrassingen kunnen voorkomen. Na acceptatie van de voorwaarden ontvang je een digitale vragenlijst. Zodra je die hebt ingevuld, kunnen wij je situatie goed beoordelen en zijn wij in staat gericht te adviseren. Vervolgens ontwerpen we de akten, reiken je die ter beoordeling aan en lichten toe. Efficiënt en degelijk. Daarna volgt de passeerafspraak met de notaris die alles nog een keer goed met je doorneemt voordat je tekent. Tenslotte werken we het dossier netjes voor je af en nodigen wij je uit voor deelname aan ons klanttevredenheidsonderzoek. Dat houdt ons scherp.
Dus pak die telefoon of laat hieronder je gegevens bij ons achter. Wij nemen daarna zo spoedig mogelijk contact met je op. Met ons chatten kan natuurlijk ook. Wij zijn er voor jou!